医院规范化管理电子档案的方法浅析

王艳

摘 要：应用规范化电子档案管理，可以显著提高医院信息化建设的实际水平，提高医院对于信息存储、检索、传递的效率，为患者提供有效诊疗。基于此，本文主要分析应用规范化电子管理，对于医院现代信息管理的意义，并探讨医院电子档案管理当中存在的一些问题，针对这些问题，探讨有效解决对策。

关键词：医院现代化;电子档案;规范化管理

医院的信息化管理已经成为医院现代化管理的主要方向之一，如何对各种有效的文字、语音、图片、影像、视频等动态文件，进行有效管理，是提高医院现代化管理水平的关键问题之一。通过电子档案，不仅可以显著节约医院管理的时间，还可以提高信息存储以及检索的效率，方便各种档案的查、借、阅。

1 医院规范化管理电子档案的作用

1）医院每天处理到的档案信息是海量的，包含病人的诊断信息、医生的个人档案信息，以及相关的文件资料等等，这些档案通常以光盘、磁盘作为载体，记录在医院的电子管理档案库当中。既可以解决了传统人工抄录存在的字迹不工整，信息丢失以及信息错漏的问题，还可以进行跨时空的资源传输以及共享，使得医院的信息管理更加便捷。

2）进行现代化电子档案管理，可以显著缩短医院信息查询的时间。节省传统纸质档案保管所占用的空间，方便信息管理的有效性，避免档案管理受到湿气浸染、虫蛀等等，还可以显著降低纸质的使用节能环保。

3）规范化电子档案管理可以提高整个档案管理流程的规范性，促进医院现代化的制度建设，拓展办公自动化软件的应用范围，显著提高信息传输的安全性，方便人与人之间、人与单位之间，进行省时省力的安全信息传输，避免档案传输过程当中，出现延迟和丢失现象。

2 现在档案管理过程当中存在的问题

虽然应用电子档案进行相关信息管理具有诸多優势，但是仍然有一些医院在档案管理过程当中存在软件应用水平不高、密钥丢失、管理人员信息化管理水平较差的问题，主要可以分为以下几个类别：

1）一些医院对于电子档案信息化管理及安全管理方面不够重视，导致医院的电子档案存档格式不规范、信息载体的可转换性不强。信息存档之后，很可能受到黑客入侵，导致丢失损毁甚至被更改，这也就会造成整个通信系统受到严重损害。

2）电子档案自身也具有一定的管理缺陷，由于整个信息的删改可能会存在无痕现象，如果一些管理人员未经相应的操作批准，就进行了相关的软件操作，使得原始的记录丢失，也会影响医院档案管理的有效性。

3）信息收集不全面。一些医院在电子档案资料收集管理的过程当中，只局限于行政文件、病人病历等等，而忽视了医务人员在医疗过程当中形成的各种有价值的学术文件、研究文件、教学视频等等。

4）电子档案相关管理人员缺乏规范性管理能力。一些电子档案的相关医院管理人员，缺乏现代化管理意识，在进行档案存稿的过程当中，没有对存稿的规范性校正性进行相关录入，例如有一些医院草稿与印稿之间没有区别、正本和副本之间没有区别、文件与档案之间也没有清晰的划定，导致文件的整体改动比较频繁，查找过程耗费的时间长，相关的医院并没有对管理人员进行专业化的技术培训，导致整个电子档案管理在排版上、信息安全上、专业病毒防治上，都缺乏相应的专业化技术水平[1]。

3 提高电子档案规范化管理程度的对策

我国医院在现代化电子档案规范管理当中，虽然起步较晚，但是近些年来由于电子通信技术信息技术，以及智能化技术发展迅速，很多医院都高度重视信息化管理的相关建设，促进了电子档案管理的水平。在未来，医院可以采取信息系统建设、电子病历档案管理系统建设、并应用办公窒统系统化集成，等玩法，显著提高规范化电子档案管理实际水平。

3.1 注重信息安全管理

医院要不断提高文件保管的现代化程度，为文件创造一个良好的电子保管环境，例如增设避光室等等，对于一些磁光介质的文件档案进行相关管理，并且要控制好整个保存环境当中的空气，避免灰尘进入或者机械磨损，造成电子文件的严重受损。

3.2 严格执行文件档案管理制度

医院针对电子档案的管理办法，要建立完善科学系统的电子文件管理制度，针对目前收集到的各项信息，对文件的制作形成、收集、积累、鉴定、审查、记录进行分管，从而全面提高整个电子管理的规范程度。

在进行电子档案管理过程当中，也需要配合纸质媒介作为补充，避免违规删改等现象，造成文字缺失。但是这种管理办法主要是针对一些关键文件，要与纸质档案接力相对应的查找系统对电子的安进行归类，详细规定每一个文件所属的名称、主题词、关键词和逻辑结构词，以为后续的文件查找和文件补充提供便利。

3.3 明确归档范围以及归档方法

医院要想提高电子档案管理的资料，收集全面性，就要对于电子文件类型进行系统管理，对纸质磁性载体照片等相关文件进行系统分类。并针对不同档案资料的实际创建、修改日期进行相关针对性操作。

工作人员要按照系统文件当中的指示，对于电子文书、电子图像、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件、程序文件，进行分门别类的保管，并存储在对应的系统硬盘当中，通过数码相机扫描仪、打印机、声音处理器、视频整合编辑器等相关软件，对于不同文件信息的版本信息进行整合管理。

3.4 强化网络化管理在电子档案分类中的应用

1）档案管理室的相关管理人员要针对不同科室的实际工作情况，建立起分工明确指令系统的严格管理制度，按照集中管理办法，由档案是统筹整个管理工作，下设分管领导以及分管副院长，做到层层负责，层层把关[2]。

2）通过整个医院相关协调机制的互相配合，将档案规范化管理延伸到各个病区的分管当中，提高信息收集的便利程度以及全面性，结合相关规范性管理文件，使得整个规范化管理有章可循、有据可查。

3）设立双套拷贝机制。医院电子档案的管理要设立两套机制，一套用于封存，一套用于借阅。这种双套管理机制，可以方便医生对于重大信息进行查询，详细了解医院的各种行政管理制度以及电子文件。同时，还可以避免文件在借阅出去之后出现删改、存储格式错误，影响文件的完整性再进行借阅。归档过程当中，要对文件的辅助认证工作进行通盘管理，尽可能选择存储质量好、存储路径佳的相关存储方式，进行数字化分析。

4 结论

综上所述，医院电子文件档案的现代化管理，是一项系统性工作，要从规范化角度入手，不断提高电子档案载体的安全性，加强办公自动化系统建设。从本文分析可知，研究医院规范化电子档案管理，有利于提高医院的现代化管理水平，为信息查找创造便利。因而，我们要适应信息高速发展时代，进行电子化以及自动化管理。

参考文献

[1]吴迪.医院高值医用耗材在医保管理中存在的主要问题及规范化管理措施[J].医疗装备，2019，32（16）：54-55.

[2]周伟.规范化护理管理在预防与控制医院感染中的应用效果评价[J].世界最新医学信息文摘，2019（70）：246+278.