论我国档案检索工作中存在的问题与改进对策

林波

摘 要：随着我国社会经济科技的高速发展，档案管理工作体系逐渐规范完善，档案检索正是档案信息数字化和资源化的体现。本文立足于我国档案检索工作的基本情况，通过分析影响档案利用过程中存在的问题，提出相应的改进策略，为我国档案检索工作制度的建立提供一定参考资料。

关键词：档案检索;信息利用;存在问题;改进对策

1 引言

众所周知，档案检索作为一种操作简便的工具，可以对档案信息进行系统的管理，方便利用者对档案信息进行存储和查找。档案检索工具的质量高低与档案服务的效果息息相关。通过分析档案检索工作中档案存储和档案查找存在的问题，提出改进对策，进而有效加快档案管理工作的发展。

2 档案检索存在的问题

2.1 存储阶段

在档案检索工作中，档案工作人员按照著录标准对档案进行管理，但是经常出现标引错误、漏掉标记等情况，不能完全发挥和利用档案的价值，限制了利用者对档案的利用。例如，当档案利用者在对档案进行查找时，通常从查找档案的关键词出发，如果没有被标引所搜关键词的档案将难以被查出，进而无法被利用。由此可见，档案的全面著录标引是档案被利用的关键。

目前，各部门在档案管理工作中各司其职，工作之间缺乏联系，导致档案信息重复分散、存储方式各异，这种方式使档案信息冗杂繁多，缺少整理融合，进而降低了档案的利用效率。

2.2 查找阶段

当利用者在查找档案过程中，首先应该确定检索的关键内容，在将关键内容与档案检索中概念进行匹配时，多数情况下都会存在一定的差别;同样，档案管理工作人员在将档案内容总结为检索关键内容时，也会产生一定的誤差。因此，当档案检索关键词与档案内容无法与利用者的需求吻合时，档案的利用价值和利用效率就会大打折扣。档案工作人员在检索关键词汇的设置上需要具备专业性和规范性，这个层面体现了信息检索的专业特点，使其面对的社会群体在利用信息时受限，同时与使用较口语化检索词汇的人群相比，会对专业检索词汇的普及产生一定阻碍作用，使档案检索的利用率低下。

从当前我国档案检索工作来看，档案管理工作的体系尚不完善，档案检索的更新和反馈机制没有与时俱进。档案检索的著录和标引、检索工具和系统都尚待更新，同时档案利用者对档案利用的反馈信息较少，这些都是当前档案检索存在的最直观的问题，都是阻碍档案检索和管理工作成效的绊脚石。

3 档案检索改进对策

3.1 规范著录与标引档案

很多情况下，档案检索工作中的著录和标引是在档案文件归档后完成的，并不是在归档前完成的，这样可能会造成部分内容缺失，著录和标引不能更全面、更完整的显示档案内容。在规范和标准的要求下，归档前档案的编辑者形成一个初步的著录和标引，让档案工作人员进行全面著录和标引档案内容，使档案的价值发挥最大化。同时档案工作者在著录过程中应采取更全面、更具体的多级式著录与多样式标引，使检索语言更加通俗易懂，提升档案的价值和利用效率。

3.2 优化档案检索语言

简单明了、通俗易懂的档案检索语言可以扩大档案检索的受众群体，增加档案的利用度。档案工作人员应该对档案专业名词进行解释优化，提高档案检索的效率。在档案检索过程中，档案利用者可以通过检索标引对档案进行检索利用，通过统计标引检索的语言习惯与专业检索语言习惯之间的差别，来优化和改进档案检索语言，同时档案工作人员针对不同的档案利用者的需求，开发和建立更多层次、多种类的检索途径和检索工具，使社会公众人群检索更加方便快捷。

3.3 加强档案信息的联系

在档案管理工作中，各部门的一部分档案信息并不是单独的、没有联系的，可以采取多部门共同协作的方式，对相同档案进行相同的著录与标引，使查找档案更方便，避免档案的重复。同时对相同档案的统一、联合著录标引，可以加强部门之间的联系，提高各部门的工作效率，对提升档案的价值和利用效率有积极作用。

3.4 完善档案检索机制

随着社会档案意识的增强，加上网络技术在档案检索中的不断应用，档案检索工作应该建立更新和反馈机制，满足社会公众、群体的档案信息需求。在档案检索工作中，需要档案工作人员不断更新完善检索语言、著录标引、工具和系统，在检索语言方面，随着社会潮流发展，将出现的新词汇添加到检索语言中，淘汰或优化不适用的词汇，并对词汇的主次关系进行结构调整。在著录标引方面，增加档案著录的多层级、标引的多样化，及时更新和优化不准确的内容。在检索工具和检索系统方面，从科技技术应用层面，设计最先进、最简洁、最方便的档案检索方式，以满足不同社会公众、群体对档案检索信息的不同需求。与此同时，要建立档案检索利用信息反馈机制，档案利用者对档案检索过程中出现的问题、检索语言的规范化、信息利用效果等反馈的意见或建议，激发社会公众人员对档案管理工作的参与度。

4 结束语

随着我国各项改革的发展，档案信息化不断推进，档案工作者正在为数字档案信息资源的建设努力。在我国档案检索工作中，加强对档案检索问题的分析，面对问题找寻解决问题的有效策略，这样才能使我国档案检索工作不断向前发展。

参考文献

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