“互联网+”下的档案管理探究

白思敏

摘 要：随着“互联网+”时代的来临，档案管理工作也有了新的发展方向。档案管理工作在“互联网+”时代暴露出了管理工作素质低下、企业不重视、政府不宣传等问题。面对这些问题，本文就“互联网+”时代下档案管理进行了探究。

关键词：档案管理;互联网;探究

“互联网+”时代的到来为档案管理这一活动提供了十分强大的技术支持与鲜明的发展前景，但同时也为档案管理工作提出了更高的标准的要求。由于政府努力推进档案管理的信息化，档案管理员的网络素养却始终无法达到应有的水平等原因，令档案管理工作无法从容应对互联网下的机遇与挑战。本文简要分析了档案管理的机会和挑战，并介绍了一些应对策略，以便为新时代的档案管理做出贡献。

1 “互联网+”下档案管理的特征

存档数据的丰富内容。互联网的普及，网页的增加和网民的激增是互联网存档数据的主要来源之一。档案部门关注着人们的生活和舆论。近年来，国家积极应对国民政策，着眼于收集人们重要关心的生活资料。在日常生活中，日记照片、录像、获奖证书、购物发票、医疗记录、驾驶路线、消费信息等密切相关。这些信息对他人没有用，但却是自己的历史的一部分。国家呼吁全社会设立家族档案和个人档案，“每个人的文件”将成为更具社会性、更具生活方向的档案。档案的数据来源更加广泛。档案是科学研究的中心，社会各界利用史料的中心。因此，过去档案的功能主要体现在党和国家的记忆继承上。那些都是经过国家机关、企业、机构慎重选择记忆，而大数据时代档案数据的来源趋向于网络化、社会化、平民化。

2 “互联网+”下档案管理的现状

1）政府缺少档案管理信息化宣传。目前，大多数政府工作都集中在经济建设上，但却忽略了档案管理的信息化传递和监督，档案个管理的信息化没有得到政府部门的有效推进。档案管理信息化使得工作人员需要具备更高的工作能力，但是相关部门却没对档案管理人员的行为进行有效的约束和规范，导致一些档案管理人员效率低下。另外，归档管理信息的开发经过了单级管理、网络管理、电子文档管理系统、“互联网+管理阶段”，不过相关部门未根据档案管理信息化的发展过程制定对应的规范和运用基准，令相关的档案办公软件更新与开发落后于时代的发展，从而影响了档案管理信息库数据平台共享进程。因此，政府应该加强文档管理信息化的推进。

2）档案管理人員素养有待提高。在如今“互联网+”时代快速发展的背景下，档案管理人员对于档案管理工作是十分重要的。档案管理者需要拥有较高的档案管理知识基础和操作基础。作为非营利公务员，由于没有奖金激励机制，有些档案管理员的劳动态度不符合有关部门的要求，它使档案管理员的服务无法满足档案使用者，并影响档案查询的用户的体验。随着“互联网+”时代的发展，档案管理工作与互联网息息相关，促进档案管理人员素养的进一步提高，以便为档案使用者提供更好的服务。

3）企业对档案管理不重视。在企业档案管理过程中，经营者倾向于集中于提高企业经济利益和市场竞争力，但却很少关档案管理的工作。企业把主要的资源和精力放在了产品的生产和销售之中，使得企业档案的信息化管理不足，缺乏必要的动力，认为单纯地归档管理并不能为企业的发展做出贡献。另外，企业需要承担人工费、软件维护费的更新和更新，所以这样会让企业认为档案管理为浪费资源。企业只有在归档信息管理高度化的前提下，才能大幅度提升工作机构日常运行和管理效率。但有些企业对档案管理十分不重视，对档案管理人员的选择和聘用也十分不重视，也没有根据企业实际运营选择合适的存档管理软件，这使得企业档案管理的发展水平较低，无法满足档案管理信息化的需求。这种做法将对企业发展产生不利影响，妨碍企业的日常运作和经营。

3 “互联网+”下档案管理工作问题

1）较为落后的培养模式。从“互联网+”时代的档案管理的问题来看，档案管理员的研修模式比较落后。企业要从档案管理者的质变角度出发，顺应时代和步调的发展战略，顺应“互联网+”时代的发展趋势。“互联网+”时代的主要发展趋势的大数据的发展与应用，档案管理者需要正确分析数据管理信息，这需要邀请专家到公司进行详细的培训。但是，在企业培训的实际过程中，由于企业管理注意不够，存档管理人才的研修模式相对落后，其培训模式延续了传统的授课模式。专家集中于对传统档案管理教学的传授，没有详细的说明档案管理各个环节。同时，也无法解释档案管理工作的操作方法和原理，这使得员工无法真正领悟管理工作的具体内容。而且，企业没有为档案管理者提供更多的执行机会。只有实践了管理信息系统，档案管理员才可以掌握档案管理的工作流程。缺少实践机会也是造成档案管理人才培训落后的原因之一。

2）思维化宣传的欠缺。档案管理工作虽然突破了时间与空间的限制，不过“互联网+”时代的新型档案管理模式还位于初级发展阶段，与具体的应用和发展还有距离。“互联网+”时代的要求，必须提高管理的质量和效率。通过展示档案管理工作所具有的操作空间和网络信息交流平台，让公众了解“互联网+时代”的巨大优势，提高公众对档案管理工作的关注。但是，在实际的文件管理过程中，宣传部门对档案管理的宣传仅仅局限于单一的书面宣传，多样性不足，不足以吸引群众，令档案管理的思维宣传工作无法落实到社会当中，造成社会大众的网络意思与平台意识无法提高，进行使得互联网+”时代档案管理工作的网络化受到限制。

3）安全监管的有待加强。除少数企业档案管理人才的培养模式落后和对档案管理思维缺乏适当的推广外，相关部门还应提高存档管理流程的安全监督。因为“互联网+”时代带来的数字化事例信息管理模式有很多不确定性，基于该模式的情况管理信息系统的风险是来自于多个方向的，同时也存在由管理者操作失误引起的文件损失，也有由网络攻击引起的文件受损等损失。归档、咨询、修改文件和操作规范，特别是档案管理过程的一些修改环节，需要依据要求进行操作。操作失误导致数据丢失必须要相向关部门进行报备。不过，由于一些安全监督者的疏忽，会使档案数据受到网络攻击的几率增加，妨碍档案管理工作的进行。

4 怎样在“互联网+”下进行档案管理工作

1）引入现代化档案管理理念。在档案管理中引入现代档案管理概念是提高“互联网+”时代档案管理的重要方法。“互联网+”的时代，带来档案管理的现代概念，最重要的是建立大的数据思考。档案数据信息显示出强劲的增长趋势，为了适应这种增长趋势，企业必须引入现代档案管理概念，然后进行内部档案的综合管理。例如，使用计算机网络技术对企业的业务进行档案整理，建立网络文件数据交换平台。把与企业相关的生产、工作流程等档案整理到网络信息交流平台之上，这样就会方便员工进行档案查询。对于查询方法，可以设置关键字查询、作者名查询、并可以通过发送日期查詢。因通过引入现代档案管理概念，能够提供对员工的思考和决策必要的支援，缩短过去信息检索所花费的时间，进一步提高档案管理的效率。

2）加大网络思维化的宣传力度。另一个对策是加强档案管理网络的意识形态传递。档案管理的传统思维方法不能满足“互联网+”时代的发展，“互联网+”时代给档案管理带来了新的管理模式。档案管理今后的展开方向是以数字信息管理为主体，最大限度地利用互联网的深度和宽度进行档案管理。不过，数字信息管理模式还处于幼年期，如果我们想在档案管理上充分利用它，我们就必须加强档案管理网络的意识形态传达。例如，通过加强归档管理网络思考的宣传，可以提高社会大众网络意识，加强社会大众对档案数据信息系统的了解和使用具有强烈兴趣。引导社会大众了解档案管理方式的变化，培养社会大众的互联网思维，增加他们使用互联网进行档案使用的意识，进行才能够展开更高效的档案管理思维化工作。

3）建设统一的网络平台。档案管理必须与计算机网络技术连接。因此，促进统一的网络文件管理平台建设是档案管理工作的重要一步。首先，根据相关部门的开发计划，加强档案管理软件的研究开发，开发出可以能够满足多方面的特定要求的档案管理平台与软件。其次，为了满足多种类型的归档管理的特定要求。为了确保不同平台管理软件在网络平台上使用，需要开发统一的档案管理软件。例如，在保证档案管理的安全性的前提下，相关的部门可以为公共建立开放的文件管理平台，让社会大众都可以自主进行档案的查阅，使得社会大众切身的感受到“互联网+”时代的便利。

档案管理工作在“互联网+”时代拥有了前所未有的挑战与机遇，虽然有一些问题发生档案管理工作之中但是随着相关人才的培育和平台的搭建，档案管理工作一定会在“互联网+”时代得到更充分的发展。

参考文献

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