医院档案信息化发展的问题与优化策略

侯双雪

摘 要：档案是各类组织发展中最重要的资源之一，涉及组织发展过程中的各类原始资料及发展数据，可以为组织管理优化和问题溯源提供重要支持。当前时代是以信息化和网络化技术发展为主流的时代，档案管理的信息化也是各企事业单位档案管理发展的必然方向。但目前我国医院档案管理中的信息化改革和发展大多处于初级阶段，实际发展仍存在很多问题，对此本文探讨了医院档案管理信息化的现状及问题，由此提出适用于我国医院档案管理的信息化发展优化建议，以期为我国医院档案管理工作水平及质量的发展提供有效支持。

关键词：医院;档案管理;信息化;共享;安全

一、我国医院档案信息化发展现状

档案信息化是指组织在档案管理活动中全面应用现代信息技术，并以网络（局域网或广域网）作为基本平台对档案信息资源进行处置、管理和开发，让档案工作为组织核心业务发展、综合运行和内部管理提供优质高效服务的过程。对于医院而言，档案信息化同时具备管理性价值和经济性价值。从目前我国医院档案信息化发展的实际情况来看，我国医院普遍完成了档案电子化管理，对于档案管理的安全性、便利性、利用率的提升成果显著。但距离真正理想的信息化管理水平仍有一段距离，其中比较突出的问题有档案管理的网络化发展仍不完善，同时在信息化档案的经济性价值开发方面投入有所不足。这是目前我国医院档案信息化发展中最迫切需要解决的问题。

二、我国医院档案信息化发展的问题

（一）尚未实现从电子化到全面信息化的发展

档案信息化发展主要有三个基本阶段：第一阶段，档案数字化，是对档案形式的一种扩充，从传统的实体档案发展到数字化档案能够大幅降低档案储存的现实空间需求和管理所需的人力资源需求，同时相对于实体档案而言，数字化档案具备更高的安全性;第二阶段，数字档案管理的网络化，是基于网络条件的档案信息保存与流通管理，能够进一步提升档案管理和利用的综合效率，同时也能为深度开发档案价值提供一定支持;第三阶段，档案管理的智能化，是逐步摆脱对人的需求的一种档案管理机制，在深度开发档案价值过程中，完全采用自动化和智能化管理手段，大幅降低档案管理对于人的需求，这也是现有技术发展趋势下对于档案管理信息化发展所能做出的最理想化设想。

结合这三个发展阶段分类来看，目前我国医院档案信息化发展正处于第一和第二阶段之间，即基本完成了档案内容的电子化处理，同时也开展了关于网络化的档案管理工作改革与尝试，但在网络化管理过程中距离真正的信息标准统一管理和集中管理仍有较大一段距离，而智能化管理技术的应用较为少见。由此可见，我国医院档案信息化发展仍处于初级阶段，还有很大的改革与发展空间。

（二）缺乏对信息化档案的深入开发和利用

对于医院而言，档案资源具备深度挖掘的价值，但目前我国医院档案信息化管理仍普遍缺乏此类价值开发与利用工作。在大多数医院中，信息化档案只具备档案备份功能，缺乏其他新型功能。

具体从档案信息化管理对组织发展的主要价值来看，目前我国医院档案信息化管理最典型的问题有两个方面。一是档案共享水平低。档案的信息化处理使得传统档案能够以数字化的形式在网络渠道上进行高效流动。这使得档案资源能够被更高效地利用，而许多医院并未建设档案共享体系，医院内部各业务部门在使用档案时仍需要从传统的线下渠道来申请和获取，导致档案信息化和网络化管理功能的闲置。二是信息化价值开发不到位。档案作为一种信息资源和数据资源具有较高的开发价值，在传统的实体档案管理时代这种价值的开发难度相对较高，因此档案价值开發工作不受重视，而档案信息化管理大幅提升了档案价值开发的可行性，但我国大多数医院档案管理部门对于档案价值的创新开发仍不够重视，这在一定程度上浪费了档案信息化管理所形成的衍生价值。

（三）忽视了信息化环境下的新型档案安全问题

档案作为一种重要的信息资源，对组织的生存和发展具有难以估量的价值，保密性档案资料一旦泄露将严重损害单位利益。档案信息化的管理更有利于对档案资料的保密。不可否认的是，信息化管理虽然规避了传统实体档案的自然灭失等风险，但也带来了新的安全性问题。例如，通过信息技术和网络技术能够随时随地地窃取、篡改和破坏数字档案。虽然这一风险在当前信息化技术尚未高度普及的时代表现得并不严重，但也是不容忽视的风险类型之一。而许多医院档案管理部门的工作人员缺乏信息化管理相关的安全知识和安全意识，这对于档案信息化改革后的安全管理形成了较大挑战。

三、医院档案信息化发展的优化建议

（一）建立标准统一且一体化的信息化管理体系

结合分析可知，目前我国医院档案信息化发展正处于数字化阶段和网络化阶段之间，档案管理的数字化改革基本完成，但网络化管理仍处于实践和完善阶段。为提高医院档案网络化管理的效率和质量，本文建议医院档案管理部门做好如下两个方面的网络化管理制度和平台建设。

首先，在医院不同工作领域内建立统一的档案电子化标准。档案网络化管理最重要的前提是数字格式的标准化，在我国医院档案管理体系中，档案记录与档案保存管理的职能是相互分离的，其中档案记录工作主要有各职能部门负责，档案保存和管理工作则由档案管理部门负责。在传统的实体档案管理时代，这种责任分离制度并不会影响档案的集中管理。但在信息化管理时代，这种分离制度会导致不同档案格式和信息类型混杂，会对档案信息网络化管理造成较大阻碍。因此，医院在档案信息化改革过程中要优先建立统一的档案电子化标准，对于主要录入条目的数据类型、档案文件的格式做标准规定，保证档案信息资源网络化管理的标准程度。其次，建设统一的线上档案管理平台，进一步改善对档案关联价值的利用条件。针对档案信息化价值开发的基本需求，医院档案管理部门应逐步建设统一的线上档案管理平台，实现基于在线平台的全流程档案信息化处理，使各部门工作人员可以在医院内部随时随地地完成责任范围内的档案处理工作。同时，档案管理部门应与医院信息化管理部门深入合作，把信息化档案管理平台纳入到医院综合信息管理系统中，在保证档案密级和有效设置权限的前提下，向医院各业务部门工作人员提供更便利的档案信息资源查询及调用接口，提升信息化档案资源的整体利用率。

（二）深入开发信息化档案价值

信息化档案资源的价值开发是档案信息化发展中最具特色的新发展方向。就个人对档案管理工作及信息化技术的理解来看，现阶段最值得医院关注的信息化档案价值开发方向有如下三个。

首先，基于“互联网+”的档案内部共享。在互联网条件下，档案共享主要有两种类型。一是医院多种档案信息之间的关联共享，不同档案间具备互为补充和完善的条件。例如，采购信息与医院固定财产信息之间可以进行互补和完善。这种信息互补能够在一定程度上弥补档案录入阶段的信息缺失问题，保证档案信息资源的完善程度。二是档案管理部门与其他业务部门之间的档案信息共享。例如，医院人事档案资源和医疗档案资源的关联可以用于分析医生工作的质量和效率，可以在一定程度上降低人事部门绩效考核与医生职业发展规划等的工作量，帮助其提升工作效率，也能提升不同部门工作人员利用档案解决问题的效率和成功率

其次，基于“互联网+”的档案外部共享。医院中最重要的一类档案当属医疗档案，这类档案具备极高的科研应用与开发价值。在传统的实体档案管理时代，医疗档案的整体流通能力相对较低，严重限制了医疗档案对于医学科研的支持水平。在当前信息化改革过程中，也有许多医院并不愿意共享医疗档案资源。这也在一定程度上限制了医疗档案价值的发挥。建议医院逐步开放在医疗机构间的医疗档案共享，一方面能够提升本院收集的医疗档案的价值，另一方面也能获取更丰富的医疗档案资源，以支持本院高水平医学工作者的科研工作，为本院医疗水平的综合发展提供长效支持。

最后，发展并应用档案数据分析技术。档案资源在长期积累后会逐步转化为大数据信息资源，针对大数据资源的处理和分析能够获得对医院运行管理以及服务发展的经验性结论，这是医院综合改革和发展中极为重要的量化分析资料来源。因此，建议医院在档案信息化发展过程中应加强对数据分析技术的发展和应用，为医院管理优化、服务智能化改革等提供支持，未来还可以在此基础上开发智能化档案管理与服务技术。

（三）有效防控信息化档案管理下的新型安全问题

信息安全问题是档案信息化管理条件下所出现的新型问题。此类问题在以往并不受医院档案管理部门的重视，所以医院档案管理部门应先全面增强安全意识，同时建立更完善的信息化风险防控机制。

首先，档案管理部门在内部开展全面的信息安全意识教育。保证部门内部所有工作人员对信息安全形成准确及全面的认识，使其建立主动预防信息安全问题的基本观念。其次，构建多层次的档案信息化管理、安全风险防控机制。首先，提高硬件安全水平，在档案信息系统中增加硬件防火墙、高安全性网络设施、断电保护设备等，提升系统硬件安全水平。其次，加强软件层面上的安全防护，包括在服务器端、档案管理部门应用终端安装安全软件，在各终端操作中进一步增强信息风险控制能力。最后，做好职工工作标准上的安全化管理，要求档案管理部门员工严格遵循安全标准进行设备操作和信息操作，避免人为风险。

四、结语

我国医院档案信息化管理的发展水平整体偏低，但也积累了一定基础。未来医院档案信息化管理发展应先做好数据标准化、平台一体化建设，在此基础上进一步依托网络条件开发档案服务功能、智能管理技术等，同时也要关注信息化管理下的新型安全风险，提前做好信息化管理风险防控工作。

参考文献：

[1]胡琦，王海.檔案信息化建设中优化成本效益的一体化策略[J].档案与建设，2017（7）.

[2]杨立红，田亚楠.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].福建茶叶，2019（2）.