把好公文办理各环节　提高公文办理质量和效率

董昊

【摘要】公文办理是办公室的一项重要工作职责，涉及登记、拟办、承办、传阅、督办、整理存档等多个环节。只有处理好各个环节，才能有效提高公文办理的质量和效率。本文就如何更好地处理公文进行研究，对做好各环节工作提出方法，希望为公文处理工作提供借鉴。

【关键词】把关;公文办理;质量和效率

公文办理是办公室的一项重要工作职责，看起来很平常琐碎，但关系到各级有关精神能否及时传达落实，反映出工作人员日常的工作作风、办事效率及精神面貌。因此，日常工作中对公文办理必须严格要求、精益求精。要通过把好公文办理过程中的登记、拟办、批办、承办、传阅、督办、整理存档等各个环节，才能有效提高公文办理的质量和效率。

一、把好公文登记关

对于收到的各级公文要按照发文机关分类并详细登记，包括来文日期、发文字号、公文标题、来文份数、保密等级等，做到来文心中有数。除了做好来文登记外，在公文分发、传阅过程中，也要随时进行登记，掌握公文的传阅和办理情况。

二、把好公文分类关

（一）根据来文份数、公文内容对公文进行合理分类，提高工作效率，缩短公文办理时间。收取的公文按照内容可分为送阅件和承办件，送阅件按照来文份数又可分为分报件和传阅件。所谓分报件是指公文同时分别报送各位领导和各部门阅读，这类公文只需要阅读，不需要具体落实;传阅件是指由于来文份数不够，只能由领导和涉及相关工作的部门进行传阅，这类公文需要严格按照顺序进行传阅;承办件是指公文有明确需要办理的内容，要提出拟办意见，待主要领导和主管领导批办后，由相关部门具体办理。

（二）熟悉、掌握领导分工和各部门工作职责。对于承办件的办理，必须要熟悉和掌握领导分工和各部门工作职责，这样才能根据公文的内容，明确公文应该送谁批、送谁阅，由哪些部门承办，需要多个部门共同办理的，谁主办、谁协办。这样，才能让各级公文和领导的指示精神，及时、准确传递到位。

三、把好公文传阅过程关

在公文传阅过程中，要准确把握，灵活掌握其原则和特点，切忌机械地、教条地、僵化地传阅。

（一）公文传阅要讲究程序性。收到公文后，文书人员在了解公文内容的基础上，要对公文办理提出拟办意见，并将拟办意见分别报办公室和处室领导阅示，对公文办理情况进行把关，以便公文办理流程合理、内容准确，提高公文办理效率。

（二）公文传阅要讲究有序性。待领导对拟办意见同意后，按照公文传阅顺序进行有序传阅。对于分报件，将公文分拣登记后，分发给各位领导和各部门进行阅读;对于传阅件，先按照领导班子顺序传阅后，再送达其他需要阅读的部门;对于承办件，待主管领导和分管领导批办后，送达相关部门按照拟办意见进行办理。

（三）公文传阅要讲究及时性。及时性是确保公文处理工作时效性的基本前提，要做到随到随办。要时刻牢记“勤送、勤取、勤催”，避免公文积压，确保不误事。遇到来文较多时，要优先处理与本单位有直接关系的公文。

（四）公文传阅要讲究特殊性。当遇到特殊情况时，要灵活处理公文传阅顺序，如遇上领导外出调研学习，可以根据领导外出时间，適当调整其他领导的传阅顺序，以保证公文传阅的时间和进度。对于有领导批示意见的传阅件，应当优先交由相关部门阅办，再送达其他领导传阅，以保证公文能够及时办理，领导意见得到及时落实。

（五）公文传阅要讲究安全性。随着机关协同办公平台投入使用，公文传阅流程更加扁平化，公文传阅也更便捷、效率更高。但是，也要注意利用协同办公平台传阅公文存在泄密风险的问题。因此，文书人员要时刻保持头脑清醒，时刻牢记保密意识，严格做到“涉密不上网，上网不涉密”，确保公文传阅的安全性，防止失泄密事件发生。

四、把好领导批示督办关

要抓好对领导批示意见的落实工作，对需要督办的公文，要按照主要领导提出的批示意见，明确办理部门、办结时限，跟踪督办落实情况，由办理部门形成办结结果报告及时反馈给领导，切实做到事事有结果，件件有回音，保证各项工作落到实处。

五、把好公文归档关

公文归档作为公文传阅的最后一环，也是重要的组成部分，做好公文的归档工作，保证公文的完整性，有利于提高公文管理工作的效率和水平。因此，公文办结后，要将公文回收整理、分类存放、便于随时取用。本年度公文全部整理后，要及时移交档案室立卷、存档。

六、把好公文保密关

公文特别是涉密公文中包含着许多国家秘密信息，因此，做好公文办理中的保密工作是至关重要的。日常工作中，要时刻牢记保密法、保密规章制度，增强保密意识，切实做好公文办理全过程的保密工作。特别是涉密公文，要严格按照保密要求办理，严禁随意扩大阅知范围。对阅办完毕的公文要及时回收、存放，防止遗失，对有明确要求需要退回的上级公文，要按时退回。

总之，公文办理工作涉及广泛、工作方式灵活多变，需要不断总结和改进，才能有效提高工作效率和服务水平。

【参考文献】

[1]宋少珍.文件办理工作中的几点体会[J].档案天地，1997 （2）：29.

[2]赵伟霞，张春妍.浅谈文件传阅工作的过程管理[J].黑龙江史志，2010（7）：189-190.

[3]胡仙凤.掌握公文传阅技巧，做好公文处理工作[J].才智，2010（09）：278.

[4]李华.关于提高高校办公室文件传阅质量和效率的几点思考[J].办公室业务，2017（05）：152.