做好新形势下社会保险档案管理工作的思考

文/石玉芳，高密市社会保险事业管理中心

随着当前我国社会保险工作的全面发展，社保档案管理这一工作的基础性地位更是得到了显著提升。有效开展社会保险档案管理工作，不仅能对社会保险工作的发展基础起到显著提升作用，同时还能对广大工作人员自身的工作能力进行提高。

1 社会保险档案管理工作的重要性

1.1 社会保险业务发展的基本要求

社会保险工作的开展十分复杂，社保工作的落实会产生大量数据和信息，如果这些信息及数据资料没有进行妥善保管，则会造成数据丢失，对社会保险工作的开展产生阻碍。此外，由于各个企业及单位中经常会出现人才流动的现象，保险缴纳也会产生相应的变动，加强社会保险档案的严格管理，避免社会保险的缴纳出现混乱，人才流动期间会将部分信息资料进行转移，并由新单位予以保管，双方共同协定社保缴纳情况。从体制上来看，保险本身具有严格制度管理体系，社会保险工作与档案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作实施。

1.2 社会保险改革的需求

社会保险改革需要对传统档案管理工作加以改革，加强社会保险档案管理工作，建立完善的社会保险档案管理体系，确保社会保险工作的高效开展。在社会保险档案中具有完善的保险资料信息记录，是社会保险工作顺利开展和实施的重要前提，如档案中原始资料一旦丢失，那么后续的保险工作也就难以展开，信息资料补回十分困难。因此加强社会保险档案管理工作十分重要。

2 做好新形势下社会保险档案管理工作的思考

2.1 提高公民的社保档案意识

加强社保档案管理工作的落实完善，首先要提升群众的档案使用意识。配合基层档案工作人员完成内容补充任务，对档案中的基础信息进行核实，发现不完善的内容也能及时整改。这样开展档案管理任务才更加真实有效。除此之外，还要提升工作人员的积极性，明确档案管理职业。作为基础工作，开展期间要有完善的基础设施，对于使用年限久远老化严重的设施进行换置，以提升使用安全性为目标。定期对档案管理情况进行检验，发现问题第一时间解决，取得群众的满意。档案管理不只是安全，更重要的是发展档案使用价值。

2.2 加强社会保险档案管理制度的标准化建设

社会保险档案管理工作需要进行标准化管理和规范管理，首先需要加强社会保险档案管理制度，确保社会保险档案管理规范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并将这些材料进行科学的分类，做到规范化档案管理。对于不同门类档案，尤其是社保档案中的专业档案、会计档案、生育、医疗、工伤、养老等社会保险审批材料、证明文件和统计报表等按照保管期限和归档范围进行划分，确保社会保险工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依。与此同时，还要对社会保险档案信息资料进行整合，实现信息资源共享，从而提高社会保险档案的管理效率，规范化的社会保险档案管理制度，才能促进档案管理的规范化、标准化与科学化。

2.3 加大宣传力度，积极营造有利于社会保险档案管理服务工作开展的良好氛围

社会保险档案与每一名参保人员的利益息息相关，做好社保档案工作也离不开社会各界的重视。因此，各级社保部门要建立长效宣传机制，创新宣传方式，通过互联网、报纸、电视等媒体，采取设立专版、专区、专题等多种形式，充分体现社会保险档案管理服务工作对每一名参保人员的重要意义，提高全民的档案意识。同时，各级社保部门也要在工作中积极争取上级部门和领导的重视，争取更多资金资源投入，有效解决管理方式不完善、人员队伍不充足、物质条件不具备等问题，努力营造良好的工作开展环境。

2.4 通过信息化手段，完善社会保险档案服务功能

在信息时代背景下，社会保险档案管理模式在不断创新，通过信息技术，使社会保险档案管理更加智能化和人性化。在对纸质社会保险档案进行查阅时，既浪费人力，又浪费时间，并且，在翻阅的过程中有可能破坏纸质档案。为了可以加强对纸质档案原件的保护，提升相关工作人员的质量和效率，方便参保人员对档案进行查阅，可以通过信息化手段，对社会保险档案进行管理。加大对软件和硬件设施的资金投入，保证相关设施足够完善，并在专业工作人员的指引下，通过高水平、专业的电子化扫描设备，对社会保险档案进行扫描，生成电子档案，以便于相关人员进行查询。在查询档案软件中，可以查询到参保信息，从而提供给参保人员继续参保和转移保险以及核发待遇可靠的依据。通过信息化手段，可以实现把参保人员合法权益作为前提，提升管理工作的质量和效率。

2.5 加强对管理工作人员的培训，提升其业务技能

社会保险档案管理工作具有较强的业务性和政策性，因此管理工作人员需要熟练掌握相关业务知识和法律法规，并且还需要具备较强的计算机操作能力。社保部门需要和档案行政管理部门加强沟通和联系，并定期对管理工作人员进行培训和教育，定期开展经验交流会。此外，还需要提升管理工作人员的思想建设和作风建设，从而保证档案管理工作的连续性，培养出一支业务精湛的管理团队。

总之，社会保险业务档案管理，是一个长时间的工作。社会保险业务管理可以为参保人维护利益还能提供相应的凭据，同时还能促进社会和谐稳定。所以我们要慢慢建立并且完善社会保险业务档案的管理制度，完善业务档案的保存，确保档案信息的安全。