浅谈当代企业办公室人员公文写作能力提升思路

文/陈静伟，河南能源义煤公司石壕煤矿综合办公室

1 前言

从当代企业经营管理的实际来看，很多从办公室等党政部门发出的公文往往具有涵盖范围广、主题内容差异大等特点，这些与企业经营管理息息相关的重要文稿内容不仅起草难度大，而且企业领导的要求也相对较高。鉴于此，笔者认为，如何写出既符合企业需要、具备企业特点，又能让阅读者喜闻乐见的公文材料，成为了时代发展对于企业办公室人员的要求。

2 做好拟稿计划

做好拟稿计划是公文写作的起点。在这一步中必须明确几个问题：领导交待任务的实质是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重点放在哪里？作为办公室人员，要处理好这一步的关键就在于要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种指令性写作，只要把领导的意图吃透并充分表达出来，材料就是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、记、消化。听就是在接受任务时集中精力听领导讲意图；记就是把领导讲的东西尽可能原原本本地记下来，以备写作时查阅；消化就是在听和记的基础上，充分理解领导提出的问题和观点。既要站在全局上去理解，因为领导交付的任务不可能讲得很细致、很全面，大都是要点式的；又要参照领导平时的一贯思想去理解，一般情况下，领导提出的问题都是经过长时间的实践和思考得出的结论。

3 广泛收集材料，制定写作方案

广泛收集材料是公文写作的根据，没有材料公文写作便无从下笔。收集材料一是必须考虑表达主题的要求，围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型的能反映事物本质特征的资料。二是明确收集材料的途径和方法。可以从现有的资料中收集，如单位基本情况、重点工作任务等，以了解有关情况；也可以深入工作的第一线，收集第一手“活”资料，以便反映工作中的动态信息；还可以从国家的政策法规中收集，为拟写公文寻找更多的权威性依据。

制定写作方案是公文写作成功与否的关键，旨在确定一篇公文的主题思想、表达次序、各部分内容之间的衔接配合关系。主题思想的确定是以“解决什么问题”作为主线拓展思路，以“传递什么信息”作为主线提炼主题，以“受众需求心理”作为导向确立主题。具体来讲包含五个方面：一是领导应该讲什么？二是文件起草部门希望领导讲什么？三是受众希望听到什么？四是领导本人希望讲什么？五是上级希望领导讲什么？每项工作都应该按照上级领导机关的部署和要求开展，讲话中需要科学地传递上级的要求。

除了上述这些，在制定写作方案的过程中，构建出合理的表达次序是公文写作布局合理性的重要体现：一是要善于提纲挈领，按照公文主题搭建提纲，拟定框架，反复斟酌布局结构的合理性。二是要善于归纳整合，在把握公文整体结构的基础上，按照诉求重要性科学合理划分文章层级，使受众能通过标题基本判断行文逻辑。

4 正式起草文稿

在长期的实践工作中，笔者认为，在起草文稿过程中要把握好以下几个环节：

首先，深度加工。把筛选所得的材料经过加工处理，初步构建公文文本，对照公文提纲和框架结构，通过对信息模块的合并归类和填充，实现公文“由骨到肉”的质变。其次，注重事例。如总结性公文可以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。要格外关注事例的典型性和真实性，不当的事例引用常常会造成适得其反的效果。再次，要善用数字。恰当选取各种数据能够增强公文的信息含量和说服力。对数字的选用要注意两点：一是数据的权威性，要使用权威部门发布的数据，非正式渠道搜集的数据要经过权威机构核实方能使用；二是数据的准确性，重要数据要以专业部门统计口径为准。

除了上述这些，要做好会商。当公文内容涉及其他部门职权范围时，应当主动协商，取得一致意见后才能对外行文；如有分歧，应加强协调直至取得共识，以防政出多门。最后，要强调升华。一般的材料只求四平八稳，优秀材料需要推陈出新、彰显特色。要实现从“一般”到“优秀”的飞跃，从“有形无神”到“形神兼备”，一要于常规处寻亮点，有效提炼出企业工作的亮点和突出成就，以实实在在的内容震撼人心；二要于浅显处见真知，发散思维、升华思想，把真知灼见融入到材料中；三要于文字处求新颖，在遣词造句上下功夫，注重语言的生动性和可读性，如通过不同形式增强文章的韵律，或增强公文的典雅和美感等。

5 仔细加工修改

仔细加工修改是保证公文质量的重要一环。对公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照从内容到形式的修改顺序。一是检查主题质量。主要看文稿是否符合领导意图，表达是否鲜明深刻，是否有新意，与上级部门的指示是否吻合。二是检查观点表达。观点与主题关系极为密切，主题是中心论点，观点可谓分论点，在保证公文主题准确无误的前提下，还要确保公文观点经得起推敲。三是检查材料应用。对文稿中引用的数字、事例等认真核实，避免材料之间相互冲突，还要特别注意动态信息的变化，不能使用过时的数据说明已经变化的实际情况。四是检查文稿形式。主要考虑文稿结构是否完整、严密、合理，重点内容是否突出，层次是否清楚，过渡转折是否自然，以及语言表达是否准确、简练，标点符号是否正确、规范。

6 结论及建议

综上所述，提升公文写作能力是一个需要长期学习、思考和实践的过程，本文所阐述部分主要是笔者在长期实践工作中的归纳总结，企业办公室人员要想写作有突破，仍需要在工作之余多读、多思、多写。只有多读，才能胸有成竹，妙笔生花；只有多思，才能纲举目张，得心应手；只有多写，才能举一反三，触类旁通，进而更好地适应企业办公室公文写作工作的实际需要。