计算机技术在中小学档案管理中的运用分析

文/汪燕，上海市黄浦区卢湾二中心小学

教育事业向来都是国家工作的重中之重，是国家最为看重的一项工程。因此，许多中小学都普遍获得国家的资助，拥有了自动化管理系统，其中行政管理工作则采用最为先进的技术。而在中小学的日常管理过程中，档案管理工作是最为核心的。它记录着学校发展历史、日常管理工作、奖惩制度及对各位师生的评价、学校科研成果、等众多方面的内容。因此，在现代管理形式的帮助之下，中小学怎样做到通过对计算机现代技术的使用来档案管理工作圆满成功，这可以促进整个学校行政管理工作大胆的向着现代化新旅程发展。

1 计算机技术在中小学档案管理工作的具体作用

近些年，计算机技术的创新发展给我国行政管理工作带来了极大的益处，在计算机科学技术的帮助之下，很多单位的工作都因此产生了自动化与数字化的鼎新。如学校的工作便引入了新型的计算机技术，其中中小学档案管理工作在整个行政管理工作鼎新中效果最为明显。因此，很有必要对计算机技术在中小学档案管理工作中作用进行探索分析，也有利于相关的工作人员清楚地认识到计算机技术对档案管理工作的重要性。

1.1 方便档案的录入与收集

在以前，档案收集管理工作基本上都是人工一个个录入信息、纸质档案管理的形式，其工作量可想而知，并且其中发生错误的几率也特别高。同时随着年岁的积累，档案的堆积会占用档案室大量的空间，使得管理人员越来越难以管理，难度系数也在不断攀升，而且校上人员来查询档案也是特别不方便，这样一来，会延误校上人员的工作行程，造成不必要的损失。但是现在不一样了，在计算机技术的帮助下，为中小学创建科学有效的电子档案管理系统，实现档案管理工作的数字化，从而完成所有档案的信息输入管理、档案校正错误信息、储存各种有用档案等各种环节，并且现在整个档案库都会使用数据化方式，而不需要纸质档，占用极小的空间便可，工作人员管理起来也是特别的轻易快捷。

而其中不乏有一些特别重要的纸质档案，管理人员可以在计算机新技术的帮助之下，创建新的电子版目录，不仅可以使档案的分类更加方便，也可以加强对档案的目录的规范。

1.2 有利于提高档案管理工作的效率

中小学需要管理很多师生，因此中小学需要管理的日常事务也是很多的，工作任务多，工作"步伐"快，而且管理的内容会一直都很多，随着时间的积累，其工作任务更会逐步加剧。因此，很多时候档案管理工作都很难和日常管理工作的同步开展。但是现在完全不一样了，在采用计算机新技术帮助档案管理工作以后，在日常管理工作的开展中是完全可以做到与档案管理工作完全同步的。

第一，管理人员需要提前进行初步的编纂翻译纲要或者模型，再在后面的时间进行常规的工作以及修改错误内容，并在最后需要校正信息并输入新的正确信息。这与以前传统的纸质档案管理工作相比，具有了更加方便的录入信息方式和修改错误内容的方式，这在很大程度上提高了整个档案管理工作的效率。

第二，在日常工作的开展过程中，档案管理工作人员有了电子档案管理目录以及整个档案管理系统的帮助，可以最大程度的缩减整个档案查询、寻找所需要糜费的时间，直接提高了工作效率。

1.3 有利于缩减档案管理人员的使用数目，从而大大为学校节省了一笔不小的人力成本开支

因为有了计算机新技术的帮助，中小学校可以通过创建电子式档案管理系统直接完成对输入信息、储存信息、搜索信息的工作。因此，原本需要很多位档案管理人员共同进行汇总处理的档案现在通通不需要了，只需要一位档案管理工作人员和计算机便能轻松完成所有的档案管理工作。以此为角度来看，计算机技术不仅减轻了中小学档案管理工作量，还为中小学节约了大量的人力成本支出，可谓是一石二鸟的好方法。

2 计算机新技术在中小学校档案管理工作中的运用

自从计算机新技术在中小学校工作中被大量使用后，便鼎新了整个管理的内容，大大的提高了管理的效率，进一步完善了整个校园的管理工作。因此，很有必要的探索计算机新技术在中小学校档案管理中的作用，并特别注意探索计算机新技术在档案管理中的使用，以此来验证计算机新技术在档案管理工作中使用是否可行

2.1 开展管理工作内容的数字化鼎新

在很多中小学日常管理工作中都会普遍的接触到各种纸质档案文件，因此容易形成惯性思维，在开展档案管理工作的过程中基本上都会直接轻忽对数字化档案的创建工作。但是随着新型模式逐渐被学校使用后，日常工作中产生的各种纸质档案都可以转化为数字的形式并被完整的保存下来。比如，学校从建校到现如今的发展历史记录、关于对学生的日常管理工作的记录、各位优秀骨干教师的科研成果以及优秀学生的学习成果等。同时档案管理的目录也可以通过计算机的辅助完成对电子档案的建设，由原来的纸质档案目录变为现在的电子档案目录，或者可以通过客户端直接对所有的档案进行管理。只有彻底完成这些工作，才能帮助工作真正的实现管理的现代化和高效化。

2.2 引入自动化管理系统

计算机新技术是通过相关软件在工作中的使用，从而使各项工作能够在较短的时间内快速完成。因此，如果想要计算机新技术在工作中发挥巨大的作用，就必须根据学校的实际需求情况，招聘具有专业技术的团队为学校量身定做一套合理的档案信息管理系统，以此来保证档案管理工作在软件的帮助下能够高效便捷的运转。虽然引入自动化管理系统会为学校带来一些管理支出，但是在数字化管理工作开展以后，便可以长时间的节省不少的人工支出并且也会长时间的提高档案管理工作的质量，这些都是不可估量的好处。

2.3 规范计算机技术在档案管理工作中的使用

计算机新技术的使用可以轻易的和整个管理工作相匹配。比如，资料的收集整理、信息的输入、信息的修改与存档、信息的查询等都可以加入计算机新技术的使用。但是在实际使用的过程中，学校必须要注意加强对计算机新技术的正确使用，并且很有必要设置相关权限的需要。

在计算机新技术为管理工作提供方便的途径，但是有些工作人员为了自己的简洁，便直接忽略了一些内容或者是格式的设置也存在不规范的操作。针对这些现象，学校系统必须要制定相关的规则，以此来规范录入电子档案数据。

3 结语

自从中小学大规模的使用计算机新技术以后，大大的提高了工作的质量，也催使工作的方式发现了巨大的改良。通过新型的计算机技术及中小学档案管理工作的结合，不仅提高了档案管理工作的工作效率，还能给今后的工作带来方便。教育具有特殊性以及日常工作的琐碎性，才会使得档案管理工作也具有琐碎复杂的特点。因此，合理使用计算机技术、迅速建立电子档案、定期对管理人员进行技术培训、软件定时更新变得尤其重要了。只有这样才能更好的发挥计算机新技术在工作中的作用，尽最大可能的提高整个中小学档案管理工作的质量，从而促进学校的发展。