当前医院人事档案管理中存在的不足与优化策略研究

李健

（南阳市中心医院，河南南阳，473000）

人事档案是合理配置人力资源的重要依据，伴随医院体制改革，提高人事档案的利用效率至关重要。然而，人事档案管理并不能带来直接的经济效益，部分医院对人事档案管理重视程度仍不足，现代化的人事档案管理发展滞后，严重阻碍了人才的开发与利用。笔者经过数月的调查，发现诸多综合医院，于现阶段人事档案管理中存在较多的不足，现加以概述。

1 医院人事档案管理于现阶段表现出的不足

1.1 仍沿用落后的管理方式

现阶段，我国仍存在较多的大型医院，人事档案管理沿用传统的方式，重在利用人工进行档案的记录与整理归类，严重与新时期的信息化建设脱节。沿用传统的人工管理方式，医院不仅需要增加管理费用，且严重降低了管理质量，档案丢失、受损等情况时常发生，不利于档案的开发与利用[1]。与此同时，人事档案的人工保管，工作人员面临的工作繁杂、任务量重，工作失误也难以避免，严重阻碍了档案利用效率的提升。

1.2 基础设备投入不足

基于医院的行业特点，医院基础设施建设，更多的集中在病房环境的改善，以及医疗器械的购置上，对人事档案的信息化、现代化建设等重视不足。目前，很多的综合医院，其人事档案管理部门办公环境较差，网络设备缺少，难以采用电子档案的形式进行管理。此外，档案储存室的基础设施落后，缺少隔热、防潮等设备系统，内部储存的纸质档案受到环境侵蚀，多出现变黄、霉变、虫蛀等损伤，造成档案信息的缺失。

1.3 没有形成健全的管理制度

制度缺失在医院人事档案管理中一直以较为严重的问题，虽然国家在近几年相继出台相关的政策制度，但是具体推行与落实的少之又少。与此同时，诸多医院没有针对档案管理的细节问题进行制度规范，档案管理的随意性较强，不利于档案的规范化管理与合理利用。比如说，保管存放规范操作，检索、查阅等具体要求等没有指定详细的规定，管理人员往往依据自身的实践经验进行。

1.4 管理人员综合素质普遍较低

人事档案管理具有复杂性、专业性等特点，医院应设立相关的部门，由专业的管理人员负责[2]。但是，现阶段部分医院对人事档案管理工作的重视程度不够，多数由院内行政人员兼任管理工作，管理人员具备的实际管理能力低，尤其在面临医务人员转岗、考核、晋升等情况时，因管理人员专业素质低，往往降低了人事档案的利用率，管理也问题屡见不鲜。

2 医院人事档案管理的优化策略

2.1 充分运用信息化管理手段

新时期，信息技术日渐完善，并日渐渗透到社会各行业之中，基于人事档案管理的复杂性，医院应积极引进先进的信息设备，运用信息化管理手段开展档案管理工作。加强对信息技术的运用，首先应引进信息设备，为电子档案的形成构建基础条件，通过对计算机技术的应用，实现档案信息的收集与整理，促进人事档案信息的综合利用。运用信息化管理手段，有效避免了人事档案的坏损，且更利于检索与查阅，利用效率将大幅提升。

2.2 完善基础设施建设

有效提高医院人事档案管理质量，首要任务应为完善基础设施建设，人事档案管理的基础环境，以及软硬件设备的完善情况，是进行人事档案管理的前提与基础，只有不断对基础设施进行更新，才可为档案管理效率的提升奠定基础。基于此，医院应首先给予足够的资金支持，通过申请拨款、设立专项资金等方式，为基础设施的改善提供资金保障[3]。此外，医院应紧跟时代发展，充分利用新时期的先进技术，加强对档案储存室的防潮、隔热处理，避免纸质档案出现损坏。

2.3 健全人事档案管理制度

人事档案管理工作需要相关制度的约束，医院应针对当前的制度建设情况加以完善，根据当前管理中存在的问题进行探讨，制定规范条例，为档案管理工作各环节提供制度保障，以全面规范档案的管理工作。首先，针对档案管理人员，应制定明确的责任制度，对管理人员的职能加以定位，将具体的管理责任落实到个人；其次，要全面梳理档案管理的各项工作，对档案的收集、查阅、销毁、转递、保存等各项工作制定详细的规范，提高管理质量与效率。

2.4 提升档案管理人员的整体素质

当前社会人才竞争愈加激烈，对人事档案管理工作提出的要求也越来越高，无疑要求档案管理人员具备更高的综合素质。其一，管理人员要具备专业的技能知识，掌握先进的档案管理技术；其二，应加强对复合型人才的应用，在满足基本业务需求的基础上，聘用具备信息处理技术的管理人才；其三，重视管理人员的职业道德培养，加强对人员的思政教育，提高责任意识。

小结：

综上所述，当前医院人事档案管理工作存在的问题颇多，医院需不断增强档案管理意识，积极顺应时代发展，创新人事档案管理方式，完善基础设施建设与制度建设，并提升档案管理人员的技能、责任意识，对医院人事档案管理工作加以优化。