水利工程档案的分类及编写

应越红

（河南省前坪水库建设管理局）

1 水利工程分类的必要性

1.1 水利工程档案分类的目的

水利工程档案分类是水利工程档案分类目录编制的前提，是水利工程档案管理现代化的基础，是水利工程档案的统计和利用的保障，也是竣工验收和争先创优的必要条件。

1.2 水利工程分类的必要性

1.2.1 进行分类管理是其本身的客观要求

水利工程项目建设周期长，涉及专业多，在建设过程中产生档案的数量、种类及内容也很复杂，只有在科学分类的基础上，才能在扎实做好水利工程档案的归档、统计和利用等工作。

1.2.2 科学分类是水利工程档案科学管理的基础

完整、准确、系统的档案是水利工程建设过程中的鉴定、项目完工后验收的重要依据。以上工作程序中需要的档案，通常是经过分类整理的档案。

1.2.3 档案管理信息化要求对档案必须分类整理

目前运用电脑管理软件管理水利工程档案已是常态，加上水利工程建设和管理步入信息化时代，水利工程档案需要依照相关标准要求，在分类整理的基础上，利用信息化手段进行高效整理。

2 水利工程档案分类的原则

2.1 适用性原则

适用性是指在水利工程档案科学分类，要对不同建设内容的水利工程要具有整体适用效果。比如:在水利工程建设项目规模大、工程项目数量多、结构复杂、工期也较长，就可按单项工程设置二级类目；在其三级类目原则上按工程项目合同来设置，若再详细可按工程子项目或单位工程设置四级类目。对规模一般、工程项目数量不多且建设项目档案性质不复杂的，按工程项目来设置二级类目，一般情况下可不再设置三级类目。

2.2 同一性原则

同一性原则指在划分同类目时要使用同一个分类标准。比如：水利工程建设项目档案的分类有多种，但在同一级分类中，只能从建筑物对象分、按工程性质分和按工程建设阶段等分类标准中，选择其中一个。

2.3 排他性原则

排他性原则是指设置类目要遵循以下规则：其一分类要有层次。同一层次的类目只能用一种标准，一般来说，上位目录包含下位类目，同一层次的类目之间相互排斥；其二上位类目延伸形成下位类目。

2.4 相对稳定原则

稳定性原要求水利工程档案分类的类目设置既要满足现实需要，又要满足未来需求。但是，水利工程项目建设是一个变化过程，在其过程中所形成的档案种类、内容、数量也在变化，因此，类目的稳定性只是相对意义上的。

3 水利工程档案分类的常用方法

3.1 工程分类法

工程分类法通常如下：按工程的性质或地域到工程项目，工程项目到专业或阶段或来源，来源指参建单位、合同等。

3.2 课题分类法

课题分类法是指科研课题到阶段，以各个独立的科研课题为主，分阶段划分水利工程科研档案的类别。

3.3 型号分类法

以产品的型号或设备的型号划分档案的类别：类型到产品型号，产品型号到结构或时间。

3.4 专业分类法

专业分类法通常如下划分：专业—地域—时间（水文、水保、水资源、规划设计），专业—课题（水工、泥沙、工程力学、水保、防汛抢险高新技术、灌溉、水资源），专业—工程项目。

3.5 地域分类法

根据地域特征划分科技档案类别。

3.6 时间分类法

以时间为序进行分类，适用于水文、水资源、水保观测；工程运行维护形成档案。

水利工程档案类型多，分类方法也多，对其进行分类时，要考虑到专业、性质、阶段、地域、时间等，采用几种分类法相结合的分类方法，从而编制出最适合的分类方案。

4 水利工程档案分类方案的编写

分类方案包含了全部库藏的内容，体现了水利工程项目建设的全部过程，是一个完整体系，因此，在水利工程建设中，应当把编写档案分类方案作为一项基础工作，加以重视。

4.1 分类方案的编写要求

4.1.1 严整性

严整性就是要求水利工程实体档案的类目体系中，横向同类列的类目之间应该平行并列，纵向上下位关系为包含外延，类目体系形成严整的等级系统。

4.1.2 包容性

包容性就是强调分类方案的指导作用。水利工程档案分类必须具有足够的容量，同时还应具有可扩充性，随时接收和扩充部门的档案。

4.1.3 稳定性

保证档案分类的相对稳定性，首先要全面细致的进行调查研究，使分类方案编写得科学合理；其次要从长远的角度出发，对档案的形成发展趋势形成科学预测，保证档案管理秩序的相对稳定。

4.2 水利工程档案分类方案的结构

通常情况下，一个完整的分类方案由说明、类目表和类号三个部分构成。

4.2.1 说明

说明位于分类方案前面，是对类目及其运用方法的介绍，对档案人员如何使用分类方案进行指导。其内容一般包括：编写依据的原则以及适用范围、分类标准和类目排列依据、分类号的含义；类目表的编写过程以及在使用过程中可能遇到的问题等。

4.2.2 类目表

类目表是分类方案中的主要部分，分为横向类目和纵向类目，直观体现了类别内容的概况。具体指的是每个大类分为几个属类，每个属类分几个小类，以此类推，即为类目。

4.2.3 类号

类号即类目标识符号，在分类表中，每一个类目都配有一个类号，类号代表类目同时，又是反映类目排列的顺序依据。类号形式通常有单纯号码制和混合号码制两种，类号一般由汉语拼音和数字组成。

4.3 分类方案的编写程序

4.3.1 调查分析

调查分析是分类方案编写的前提。编写一个完善的水利工程档案分类方案，首先要掌握分类原则及有关理论和技术，研究和把握分类对象以及同类有关的其他问题。对在建的水利工程建设项目来说，通过调查分析熟悉掌握其建设规模、建设管理模式、工程招投标和项目划分等情况。

4.3.2 创建类目体系

通常有设置一级类目，形成体系、类目排序、确定类号、编制文件或图表、撰写编写说明。类目体系确定后，用固定的代字或代号，并加以文字或图表，尽可能将类目体系呈现清楚。

总的来说，编写水利工程档案分类方案，不仅要了解和掌握水利工程档案的特点，而且要根据分类原则，对不同类别档案分别确定分类标准和分类方法，科学设置类目体系，编制出清晰全面、使用方便的分类方案。

5 编写水利工程档案分类方案的步骤

5.1 分类方案编写的准备工作

分类方案的编写需要从以下几个方面做好准备：首先要掌握水利工程档案分类方案的编写原则；其次要充分了解水利工程建设项目规模大小、工程项目数量多少、结构复杂程度、工期长短等情况；再次详细了解水利工程建设项目的招投标和项目划分情况，以及各参建单位在实际工作中档案形成过程和基本内容；最后由建管单位组织召集档案工作相关人员座谈，客观全面了解水利工程档案工作的过程及要求。

5.2 确定水利工程档案的类目

从大类到属类，再到小类，以此类推，直到充分体现水利工程档案形成为止，确定案卷归入的类目，决定其在档案柜排架位置。

5.3 确定案卷的类号（档号）

有了分类号还要编制案卷排架号、分类号和排架号共同组成档案档号，也就是案卷在档案室的序列位置。

5.4 征求意见和提交领导批准

初步形成的水利工程档案分类方案和大纲，首先，广泛征求各参建单位的意见；其次，需要征询水利工程档案业务行政管理部门和今后档案利用者的意见；最后，有条件的可以召开专家咨询会，根据专家意见进行修改完善，最后提交有关领导审核批准方可实行。

6 结语

在档案分类实际工作中，形成了许多具有水利工程档案特点的分类方法及理论，档案工作也要与时俱进，要熟悉掌握国家档案局颁布的最新的规范和要求，只有掌握了最新的知识，才能把水利工程档案工作做好。水利工程档案分类方案的编写要围绕“变革与转型、创新与发展”这个主题开展工作，从而编制能为水利工程档案高效管理奠定基础，又能为档案便捷利用提供帮助的分类方案。