基于OA系统的髙校工程造价审计信息化建设研究

李曰君 胡传珠

摘要：近年来，国家和各省教育行政主管部门越来越重视内部审计信息化建设，部分高校也积极行动，研 发工程审计管理系统，提升审计的工作质量和效率。本文在对基于OA系统的高校工程造价审计信息化需求分 析基础上，提出了设计原则和功能框架，并简要阐述了其应用价值。

关键词：OA;高校;审计信息化

随着信息技术的不断发展，尤其是随着智能手机、 移动终端、网络计算机等的普及应用，高校的办公模式 由原有的纸质办公模式向网络协同办公模式转变成为 必然趋势。在此背景下，OA办公自动化系统在高校行 政管理中的作用也日益彰显，受到越来越多学校的高 度重视。如何建设基于OA系统信息发布的实时性、公 文流转的流程化、资源信息共享性等OA系统的特色功 能来实现高校工程审计工作的自动化、网络化、无纸化， 成为高校审计信息化建设一个重要的解决思路。

一、基于校OA系统的高校工程造价审计信息 化需求分析

1.解决信息不对称，管理不协同的问题

高校工程审计参与主体较多，有建设单位、施工单 位、造价咨询单位、设计单位、监理单位等，而作为建设 单位的高校又有审计、财务、招投标、基建、后勤等部门 参与其中。纸质审计表单传递流程一般由施工单位提 出后，提交到项目管理部门，再到审计部门、工程造价 咨询机构，多单位和部门的报送和审批流程多，容易造 成工程审计相关信息传递的过程往往会有不对称性， 表单的传递常常出现延迟和遗漏，进而影响审计质量 和工程进度。通过OA系统的流程管理，可以实现材料 批价单、工程签证单、工作联络单、竣工验收单等审计 表单网上填报、网上审批、网上签字、网上备案，同时将 施工过程的影像和图像资料实时上传，各单位和部门 可以快速有效地处理工程审计的各种信息、文件，也有 利于相互之间协同管理。

2.满足建设项目全过程跟踪审计控制需求

相对于传统的结算审计，全过程跟踪审计将审计 工作的着力点提前到了事前和事中，强调过程控制，由 于高校普遍存在的工程审计专业人员缺乏、对工程造 价审计机构管理能力不足等问题，很多项目只能做到 事后监督，由于前期审计资料的缺乏，造成结算审计谈 判过程冗长，审计效率低下。为解决争议，出现了签证、 批价单等资料后补等违规现象。通过OA系统的流程管理，将全过程跟踪审计的控制关口前移，所有的工程 业务提前审批，方可进行施工;现场隐蔽工程图片实时 上传，项目进展实时发布，有利审计取证;结算审计实 时跟踪，有利各方了解审计情况，将事前申请、事中审 批和事后审计整合成一条完整的流程链条。

3.实现工程结算网络协作审计功能

通過OA系统的流程管理，所有资料可以网上申报、 网上分配审计任务、网上审计、网上谈判、网上认定，不 同业务单位的任务在本单位完成即可，不需在反复传递 纸质文件，减少审计成本、提高审计工作效率。施工单 位将电子化的结算文件通过上传到OA系统，工程管理 部门收到电子文件后对相应项目文件进行初步审核，初 审合格后，网上填写结算审计申报表与电子结算文件一 并提交审计部门。审计部门网上对资料进行合法合规 性和完整性审核后，委托社会造价咨询机构进行结算审 计，社会造价咨询机构将审计后的文件上传到系统。审 计部门、工程管理部门、施工单位则收到系统提醒，三方 可以同时查看审核后的文件，并分别提交回复意见，社 会造价咨询机构与施工单位由面对面审计变为背对背 审计，两者之间交流通过网上进行，审计部门对内容进 行全过程监督，保证审计独立性，防止外部因素干扰。

4.实现工程审计结果公开化需求

国家正大力推行审计结果公告制度，促进审计行 为公开化，通过OA系统，审计整个过程可以对财务、 纪委、监察、招标办等相关部门开放查询、监督权限，同 时工程审计项目的实时进度状态和审计结论可以在OA 界面面向全校师生公开，这样有利于规范权力运行和 对学校审计工作的监督。

二、基于OA系统的高校工程造价审计信息化 建设方案

通过以上分析，笔者认为基于OA系统的高校工程 审计管理化建设，应充分利用OA架构，以全过程跟踪 审计为切人点，构建系统化、规范化、网络化、链条化的 管理体系。

1.基于OA系统的高校工程造价审计信息化建设的 设计原则

（1）审批环节显性化和流程链条化。工程项目涉及 的审计业务流程较多，不同的审计业务流程又有不同的 审批环节，OA系统实现了将工作任务分配至每个操作 环节，每个操作节点间设置流转指引，显示审批进度，这 样可以避免线下审批过程中出现的对业务流程掌握不 清，审批时间过长或人为操纵信息风险。以工程签证审 计为例，相关单位必须在OA系统中提交签证申请，按 系统提示要求将工程名称、单位、数量、签证内容、原因 等录人系统，由各级负责人按照事先设定的环节审批， 上一个环节未审核完毕，无法流转到下一环节审批，各 个环节的审批意见和办理时间均在流程监控中体现。

（2）表单模板化和证据影像化。高校审计部门可 统一设计符合高校特点的工程联系单、变更签证单、材 料核价单、工程验收单等审计表单，并在OA系统中录 人表单内容，设置必填项目，经办人在办理业务时将数 据填人表单，并将证据拍照或摄像形式作为附件上传 到OA系统，审批人根据表单及附件内容签署审批意 见。各环节完成后，系统将电子表单和附件中的影像 资料存储在服务器中，每个表单都形成专属的二维码， 可以线上打印后形成纸质文档，也形成电子文档方便 后期调阅查看。

（3）审计平台云端化。OA系统是一款面向学校内 部日常运作和管理的办公系统，有一定局限性。审计平 台可以将OA系统与云计算结合起来，将施工、监理、 造价咨询等单位纳人其中。一是真正体现“协同”为精 髓的审计作业平台，工程签证审计、隐蔽工程审计、材 料价格审计、合同审计、结算审计、审计报告审核等具 体审计业务流程都可在“云审计”环境下，相关单位将 数据传输到“云”中，审计参与各方通过“云审计”平台 对不同的审计数据进行计算分析，完成各自的工作。二 是实现审计数据的云存储和审计资源的协同共享。如 施工单位可以边施工，边将施工现场情况通过智能手 机等终端上传至云数据库，供内部审计人员实时查看。

2.基于OA系统的高校工程造价审计信息化建设的 框架设计

（1）单位管理模块。主要用于系统管理员设置不 同用户的权限，添加删除用户，设立用户账号、密码，编 辑企业信息等。该模块值得注意的问题是系统必须赋 予管理员将OA系统扩展至校外的权限，开通与施工单 位、监理单位、造价咨询单位、勘察设计单位等工程参 建方交流渠道，并实现对无OA使用权限人员的管理。

（2）项目管理模块。主要包含新建项目、合同管理、 重要施工节点，会议记录、竣工验收等项目实施全过程 的基本情况。该模块需要解决的关键问题是，应充分 利用OA系统即时通信、同步助手、移动客户端等功能 实现对项目实施过程的全角度、影像化的跟踪记录。

（3）全过程跟踪审计模块。主要包含变更签证审 计、材料价格审计、隐蔽工程审计、工程进度款拨付审 计、结算审计。该模块是基于OA系统的工程审计信息 化建设的关键，应充分利用OA系统工作流将审批流程 制度化、规范化、显性化。

（4）表单管理模块。主要包含常用审计表单范本， 可以使用表单进行查询、下载、汇总、统计。该模块可 以将合同、工程签证单、工程联系单、材料批价单、验收 单等大多数文档经验化和模板化，工程参与各方可以 根据项目的特点和不同的需要调用或修改。

（5）档案管理模块。主要为审计过程中形成的项 目文件归档、检索、统计、借阅、下载，审计结束时所有 资料自动转人归档模块。该模块实现工程审计档案的 电子化管理，所有电子文件汇总编号后存人云服務器， 并形成专属二维码。

三、基于校OA系统的高校工程造价审计信息 化应用价值

在以往工程项目审计实施过程中，往往需要委派 专人往返于各个部门跑手续，有时一项资料的审核需 要数日的时间，严重影响了审计进度和审计质量。如 工程结算资料报审，纸质资料的报审流程如图1所示。

通过OA系统，可以直接在审计信息化平台上使 用已模板化的工程结算审计报审表，填写提交结算申 请，结算文件以电子版附件形式上传，系统将按照已 设定好的流转程序，分别由项目管理部门、审计部门 审批，通过后直接传递到工程造价咨询机构开展审计 业务，同时整个审批流程等面向纪委监察、财务、招标 等部门开放（如图2）。通过上述案例可以看出，基于 OA系统的高校工程审计信息化建设有着很高的应用 价值。

四、结语

随着高校招生人数的增加和办学规模的扩大，需 审计的工程项目每年达数百个，而高校现在又普遍存 在着内部审计力量不足，审计技术落后;建设地点偏远、外审单位难以实时跟踪;审计资料共享效率低、工程信 息不对称等问题，制约着审计作用的发挥。建立基于 OA系统的高校工程审计信息化，不仅能规范审计业务 活动的申请和审批流程，而且具有方便管理、建设和运 行成本低，各单位之间沟通协调更顺畅等优点，对提高 审计工作效率，规避审计风险，确保审计质量，避免法 律责任问题有着重要的意义。

参考文献

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（责任编辑：兰卡）