行政档案管理工作的现状与时代融合研究

张闽军

（无棣县行政审批服务局，山东 滨州 251900）

所谓“行政档案”，指的是国家行政机关及相关企业事业单位在现行法律赋权的范围内开展行政和管理等相关工作直接形成具有保存价值的原始数据信息。行政档案相比一般档案，凭借显著的政治性、服务性和权威性等特征，决定了其在实践管理中异于其他档案管理。在新时代背景下，行政档案管理工作只有与时俱进，才能弥补传统管理模式的缺陷，充分发挥出行政档案管理工作的作用，确保行政单位功能的实现。

1 行政档案管理工作的现状分析

在较长的一段时间内，行政档案管理主要以纸质文件为主，在实践中最易出现文件遗失、破损、涂改等问题，直接影响行政档案信息的完整性和真实性，从而制约了档案开发利用价值的挖掘。在新时代背景下，无棣县行政审批服务局大力推进档案数字化管理，不断将档案资源从纸质文件转化为电子文件形式进行保存，实现了线上线下同步管理，一方面极大地增加了行政档案安全性；另一方面切实提高了行政档案管理效率和水平。同时，行政档案数字化管理的推进，也为档案管理人员释放压力提供了可能性。但是无棣县行政审批服务局在行政档案管理工作实践中，由于种种因素的制约，导致行政档案管理工作现状不容乐观，还需要探索档案管理工作与时代融合的有效途径，才能真正意义上提高行政档案管理工作质量和效率[1]。基于无棣县行政审批服务局行政档案管理工作现状来说，集中体现在以下几个方面：

1）数字化建设进程迟缓。当下，我局虽大力推进行政档案数字化管理，但是在实践工作中，少数档案管理工作人员应种种因素的制约，未能全面落实数字化管理，直接影响行政档案管理整体效率的提高，且不利于行政档案管理工作的数字化发展，这对于行政档案资源开发利用价值的挖掘是极为不利的。以文书管理为例，文书承办人与档案管理人员在具体工作中，未能采取数字化处理程序，而是沿用传统流程，一方面增加了相关工作人员的工作强度，影响文件审核和传递效率；另一方面对行政档案管理工作数字化建设起到了一个迟缓的负面影响[2]。

2）安全风险预防措施不到位。无棣县行政审批服务局在全面推进行政档案数字化管理过程中，使得行政档案资料逐渐转变为电子信息，归属于网络信息范畴，此刻行政档案信息会面临网络信息安全风险。尤其是无棣县行政审批服务局的档案信息，当中不乏一些机密信息和重要信息，若这些信息遭到网络病毒程序的攻击，或者远程攻击，容易导致行政档案信息被篡改、盗用、丢失等，不仅影响行政档案管理水平的提高，还可以产生巨大的负面影响[3]。无棣县行政审批服务局的档案管理工作之所以面临这些风险，是因为在行政档案管理实践中，未能落实安全风险预防措施。

3）信息系统未能完善。无棣县行政审批服务局开展行政档案数字化管理的基础是建设档案信息管理系统。基于某种角度来说，档案信息管理系统建设直接影响数字化管理效果和质量。而无棣县行政审批服务局在建立信息管理系统时，只是单纯地进行复制，没有培训专职专业技术人员参与其中，导致信息管理系统与本单位的实际情况不符，出现实用性不高、操作性不强等问题，对行政档案数字化归档和整理产生了负面影响，从而制约行政档案数字化管理发展的同时，不利于行政档案资源价值的开发与利用[4]。

2 行政档案管理工作与时代融合的发展思路分析

无棣县行政审批服务局在档案管理工作中，虽与时俱进开展数字化管理工作，但是在实践中因种种因素的制约，出现了数字化建设进程迟缓、信息系统未完善等问题，制约档案价值的开发与利用，这就要求相关人员在实践中，探索有效措施确保行政档案管理工作与时代融合发展。

1）加快推进并落实数字化建设。在行政档案管理实践中，时代融合发展的重要体现是加强数字化管理。因此，档案管理人员必须不断提高自身数字化管理素养和信息素养，同时增强对行政档案数字化管理的认识，为加快推进和落实行政档案数字化管理提供保障。以文书管理为例，档案管理人员应利用计算机来接收和发送档案文件，并根据相关要求在节点时间完成传阅和办理工作，若承办人未能在节点时间完成审批，系统会自动发出警示信号，以此保证档案文件得以高效处理[5]。由此可见，行政档案数字化管理的建设和落实，优化了文书管理流程，具有更高的管理效率。

2）完善与落实安全防护措施。行政档案当中不乏机密信息和重要信息，这就要求无棣县行政审批服务局在档案数字化管理实践中，完善与落实安全防护措施。首先，技术人员为档案信息管理系统配置完善的安全软件，如常见的防火墙、360杀毒软件等，及时发现系统中的安全隐患；其次，技术人员在建立档案管理系统时，必须设定权限，向不同用户设定职权范围内的权限，约束档案使用者的实际行为，确保行政档案信息安全的同时，也可以在档案风险出现后第一时间找到责任人。再者，行政档案信息保存统一利用备份功能，避免系统问题而造成档案遗失或者损坏。最后，无棣县行政审批服务局需制定完善管理制度，如档案数字化处理流程、档案查阅、档案加密处理等，需要建立与之相匹配的制度，用于约束档案管理人员的各类行为。如保密性档案数字化处理时，对档案管理人员进行全程监控，严禁手机、摄影设备等电子产品进入档案室，确保保密性档案的安全。

3）建立完善的信息系统。为了进一步提高行政档案数字化管理水平，无棣县行政审批服务局应在现有基础上，建立完善的信息系统，整合单位的其他系统，如财务系统、人事管理系统等，以在内部营造良好的档案数字化管理氛围。无棣县行政审批服务局在完善系统时，可在社会上邀请知名软件企业或者专家，不断提升系统的各项性能。例如：系统完善可以使用全光纤磁盘陈列产品，此产品支持多种PAID保护级别，满足当下无棣县行政审批服务局的多元化档案管理需求。同时此类产品具有数据隔离、共享等功能，可以大幅度提高档案数字化管理的安全水平。另外，全光纤磁盘陈列产品可在网络环境下实现在线升级，更为关键的是在存储模块中选用图形管理界面，具有便于维护、操作简单等一系列优点，有利于大幅度提高行政档案管理工作质量和效率。

3 结语

总之，在国家体制日渐完善的背景下，行政档案管理工作的重要性日渐提高。而无棣县行政审批服务局在档案管理工作中虽进行了档案管理的创新，大力推进档案数字化管理。但是在实践中仍然诸多不如意之处，这就要求无棣县行政审批服务局正视档案管理现状，并在实践中加快推进和落实数字化建设，并重视安全防护措施的落实，建立完善的信息系统，才能促进行政档案管理工作与时代发展齐头并进，保障无棣县行政审批服务局功能的发挥。