信息社会视角下企业办公室文书管理工作的改革与创新

■魏 媛

（太原供水集团有限公司）

1 引 言

现阶段诸多领域科学技术正处于快速更新迭代的黄金时期，很多先进成熟科学技术在很大程度上改变着人们日常生产生活的方方面面，对于企业运营尤其是企业办公室文书管理工作的影响比较显著，而信息化智慧化相关科技技术的发展势头尤为迅猛，为社会各行各业的深入发展提供了新的机遇及可能，并且在很大程度上推动了整体经济社会的跨越式发展及整体人类的维度跃升，信息社会雏形已经基本搭建完成，企业办公室文书管理工作作为企业长期健康可持续发展的关键保障基础，确实需要在积极认识把握信息社会视角的基础上，结合行业总体发展趋势及企业基本情况，对企业办公室文书管理工作所涉及的诸多环节进行与时俱进的改造创新及优化提升，当前我国正处于从追求高速度发展向追求高质量发展积极转变态势之中，企业所面临的来自各个方面的压力不断显著提升，抓住了企业办公室文书管理工作这个核心要素就是抓住了企业的未来。

2 当前企业办公室文书管理工作存在的主要问题

2.1 总体重视关注程度明显不足

当今我国所面临的国内外形势瞬息万变，企业作为直接参与到我国经济社会运行发展一线的组织机构，其在日常生产经营过程所遭遇的困难压力也明显增加，企业需要将更多的精力、时间及多维度资源投入到实际业务推进落地当中，唯有如此才能在最大程度上确保企业的长期健康可持续发展态势稳健前行，企业办公室文书管理工作作为偏向后台的基本保障性工作，尤其与实际业务的直接关联度较低，在企业运营发展压力日趋增大的整体宏观大背景下，就很容易使得企业内部各个层级对于企业办公室文书管理工作不能给予应有的重视及关注，未能充分认知理解到企业办公室文书管理工作的积极作用。

2.2 工作人员综合素质普遍偏低

从企业办公室文书管理工作的核心本质来看，企业办公室文书管理工作的顺畅有序推进开展落地有赖于人财物等多维度资源的积极配合，而其中企业办公室文书管理工作所涉及到的工作人员是最为重要且关键的影响因素，企业办公室文书管理工作人员的综合素质及专业素养过硬与否在很大程度上决定着企业办公室文书管理工作能否切实有效发挥出其应有成效，在当前信息社会整体大背景下，企业办公室文书管理相关工作模式的大范围调整提升优化对于企业办公室文书管理工作人员的综合素质及专业素养提出了更高更新更全的要求，而从实际情况来看，企业办公室文书管理工作人员综合素质整体偏低，不能很好地适应当前信息社会环境下企业办公室文书管理工作的现实需要。

2.3 整体统筹运作水准有待提高

企业办公室文书管理工作并不是新生工作类型，而是具有相对悠久历史的传统工作细分种类，在长期发展演变过程中形成一套系统完备的体系化标准化工作方式方法，而当今信息化智慧化相关科学技术为企业办公室文书管理工作赋予了新的内涵，对于信息化智慧化相关科学技术的科学有效应用能够明显大幅提升企业办公室文书管理工作的整体工作效率及效果，能够起到事半功倍的积极作用，然而信息社会视角下的企业办公室文书管理工作的合理有序推进落地需要与之相配套的全新宏观统筹运作体系及实际执行操作水准，唯有如此才能从源头上保证新时代新形势下企业办公室文书管理工作充分发挥优势，而当前企业办公室文书管理工作整体统筹运作水准有待进一步提高。

3 信息社会视角下企业办公室文书管理工作的改革与创新核心思路

3.1 秉持全套流程系统变革关键理念

信息化智慧化相关科学技术的快速蓬勃发展对企业办公室文书管理工作的实际开展造成了多维度多层次的全方位影响，为了切实有效确保信息社会视角下企业办公室文书管理工作卓有成效，需要进行具有针对性及实效性的改革及创新，其中最为首要的就是积极秉持全流程全链条的系统完备化总体变革关键理念，上级建筑指导并反作用于下层经济基础，唯有事先确定并不断夯实主干指导思想，才能真正从源头上保证信息社会视角下企业办公室文书管理工作的推进开展落地符合初始预期目标，从实际执行操作层面来看，主要需要将核心精力、时间及多维度资源聚焦在三大方面，也及时需要着力于实现企业办公室文书管理工作全过程把控、全人员参与及全方位监督，不仅要关注企业办公室文书管理工作的初始汇总整合环节，也需要关注企业办公室文书管理工作的实际使用及反馈环节。

3.2 着力落实业务技术有机融合提升

信息社会视角下的企业办公室文书管理工作虽然与前期相比，并没有对企业办公室文书管理工作核心本质及诉求进行颠覆性调整，然而信息化智慧化相关科学技术的推广延伸应用带来了企业办公室文书管理工作在形式方面的明显变化，唯有将前期传统常规的企业办公室文书管理工作内容及方式方法与信息化智慧化相关科学技术进行充分有机融合，才能真正有效发挥出信息化智慧化相关科学技术对于企业办公室文书管理工作的跨越式提升作用，进而使得企业办公室文书管理工作展现出对于企业日常生产经营的关键助力意义，从实际执行操作层面来看，需要严格避免将信息化智慧化相关科学技术作为负担对待，或者被信息化智慧化相关科学技术牵着鼻子走，更多地需要从企业办公室文书管理工作原始需求及发展诉求角度进行统筹考虑，秉持开放发展的积极心态，确保实现信息化智慧化相关科学技术为我所用，唯有如此才能发挥出信息化智慧化相关科学技术的显著优势。

4 信息社会视角下企业办公室文书管理工作的改革与创新优化建议

4.1 积极构筑全新工作流程机制

没有规矩不成方圆，为了从源头上真正确保信息社会视角下企业办公室文书管理工作推进开展落地切实有效，需要及时积极构筑起全新的工作流程机制，保证企业办公室文书管理工作的推进开展有章可循及有法可依，从实际执行操作层面来看，一方面需要从企业办公室文书管理工作的前期工作环节入手，严格把好企业办公室文书管理工作的入口关，为后续相关诸多工作开展打下坚实有力的保障基础，另一方面需要加强企业办公室文书管理工作后续工作环节的科学合理配置，提升整体工作效率及效果。

4.2 强化提升多维全面安保防护

企业办公室文书管理工作并非静止不变的，而是呈现出常态化动态调整发展趋势，除了企业办公室文书管理工作耳熟能详及普遍认知的基础职能之外，企业办公室文书管理工作另一个重要职能就是企业从头至尾的关键数据信息进行妥善保存，以备企业的不时之需，而在当前信息社会视角下，对于企业办公室文书管理工作履行数据信息保存职能提出了全新要求，需要采取多种措施不断强化提升多维度全方面的安保防护水准。

4.3 重视陈旧资料合规实时处置

从企业办公室文书管理工作的原始初衷来看，并不简单粗暴的存储就属于履职尽责，还需要根据当前实际需要及时代形势变化，与时俱进地做出针对性更新调整，尤其是在当今诸多领域信息数据爆炸式增加的整体宏观大背景下，在企业办公室文书管理工作的实际执行操作过程当中，特别需要重视对于相关陈旧报废信息数据及其载体进行依法合规的实时有效处置，为更为重要关键的信息数据及其载体腾出宝贵空间。

4.4 持续优化闭环反馈监督管控

相对系统完备的闭环反馈总体管控机制能够有效提升工作效率及效果，在企业办公室文书管理工作方面也不例外，为了切实确保信息社会视角下企业办公室文书管理工作推进开展落地符合预期，需要在积极秉持全流程管控理念的基础上，持续优化建立起闭环反馈监督管控机制，采取绩效考核等先进管理技术手段，将相关责任压实到个人，着力于尽快形成螺旋式上升正向循环体系，进而保证工作效果。

5 结 语

由于前期我国环境不友好及资源不集约的粗犷式经济社会发展模式所带来的负面影响不断显现并深化，长期健康可持续发展理念越来越得到我国各级政府及诸多行业主管部门的高度重视，既要金山银山也要绿色青山的口号不断被喊出，科学发展及绿色发展观念也日益融入人们日常生产生活的方方面面，当前信息化智慧化相关科学技术的快速蓬勃发展进化及持续广泛推广应用为我国整体经济社会跨越式转型发展创造出了积极有利条件，办公室文书管理工作在信息社会的整体宏观背景下也需要进行因地制宜及与时俱进的改革创新及优化提升。本文在对当前企业办公室文书管理工作存在的主要问题进行细致论述的基础上，通过详细分析信息社会视角下企业办公室文书管理工作的改革与创新核心思路，相应提出积极构筑全新工作流程机制、强化提升多维全面安保防护、重视陈旧资料合规实时处置及持续优化闭环反馈监督管控等相关优化调整建议，期望在进一步深化促进信息社会视角下企业办公室文书管理工作的改革与创新提升方面起到一定的推动作用。