大数据环境下高校电子文件管理模式之规范思考

赵瑞红 王旭 韩宇亮

摘 要 根据大数据环境下高校档案管理工作的改变，阐述了高校电子文件管理的现状，指出了电子文件在传统档案管理模式下的尴尬处境、各高校管理模式各自为政等问题。由此从宏观理论、微观实践两个方面分析出高校电子文件管理模式规范化的必要性，对高校电子文件管理模式规范化提出三点建议和思路。

关键词 大数据环境 高校 电子文件 管理模式 规范化

Abstract According to the change of archives management in universities under the big data environment， this paper expounds the current situation of the management of electronic records in universities， points out the embarrassing situation of electronic records under the traditional archives management mode， and points out that each university manages its own affairs. From the macro theory and micro practice， this paper analyzes the necessity of standardizing the management mode of electronic records in universities. This paper puts forward three suggestions and ideas for the standardization of electronic records management mode in universities.

Keyword big data environment; universities; electronic records; management mode; standardization

一、大数据环境下的高校档案管理工作

大数据时代的到来深刻影响着社会与生活的方方面面，各国政府、学界和企业都已开始高度关注大数据技术在行业内的应用和研究。各行各业的技术大变革正在進行并将不断升级，这将是对各行业传统的管理模式的大冲击，谁掌握了大数据信息技术谁就拥有着主动管理权。高等院校作为教育与文化的前沿阵地，电子校务的建设与发展也是时不我与，紧跟时代脚步。高校档案作为一种信息数据资源越来越多地以电子化的形式存在，电子文件成为信息资源的重要组成部分。“电子文件是一个机构在开展电子政务、电子商务或其他电子化业务中产生的凭证性记录。”[1]19在此大趋势下，高等学校加快了电子文件归档管理工作的步伐，这一工作的开展离不开档案管理部门，需要档案管理部门从传统档案管理模式的终端介入到电子文件管理的整个过程，除档案馆管理利用的电子文件长期保存系统（档案管理系统）外，还包括高校各部门的业务系统，电子文件管理系统即OA系统。把档案管理的理念和功能需求渗透至电子文件生成、传输和归档阶段，以保证电子文件的真实可靠性和长期可读性。但是，高等学校电子文件归档管理滞后于电子校务的发展，在管理上和技术上面临着一些亟待研究和解决的问题。

二、高校电子文件管理现状

1.电子文件在传统档案管理模式下的尴尬处境。目前，我国高校已经形成了比较完善成熟的纸质档案管理制度和模式，纸质文件的管理路径大多是“业务部门—部门档案室—档案馆集中管理”，“这种基于纸质环境、文件信息和载体紧密结合，管理方法体系以载体控制为核心的分段式管理方式，纸质文件在其生命周期中不同阶段对应不同部门的管理权限非常明确，不会造成文件的失控”[2]14。而电子文件的管理绝然不同于纸质文件，存在信息载体分离、法律效力存疑、系统之间壁垒及部门利益等等问题，致使电子文件从生产到最终长期保存的路径不够明确和统一。

实践中又由于双套制的长期存在，在保障档案的证据效力方面，纸质档案依然占据主要地位。电子文件在其中处于辅助位置，即使电子文件数量越来越多，且不再生成纸质文件，高校档案管理者也意识到了电子文件对于传统档案管理模式的挑战，但出于各种原因考虑依然遵循双套制，以纸质文件为主，对于不生成纸质文件的红头文件专门进行打印，在管理上进行部门协调，在技术上采取各种措施使新生的电子文件来适应现有的纸质档案管理模式，使得电子文件的管理处在一个纸质档案现存问题与大数据时代新生问题的重叠地带，增加了电子文件管理的难度，给将来单套制大行其道的电子文件管理大变革埋下了隐患。

2.高校电子文件管理模式的各行其道。如前文所述，双套制的长期存在，档案管理人员对于纸质档案根深蒂固的依附，对于电子文件未来发展趋势的认识不深刻等，都使得电子文件管理模式处于相对随意的状态，管理的电子资源对象非常有限，仅限于OA系统流转的红头文件，管理的模式也各有不同。本文所指管理模式更多的是电子文件从生成到销毁或永久保存的整个流程的管理方式。“大致来说，电子文件从生成到销毁或永久保存，一般流经三个信息系统：形成电子文件，支持单位工作开展的业务系统;识别捕获电子文件，对电子文件进行处置的电子文件管理系统;负责维护电子文件和长期保存利用的数字档案馆系统。”[3]5单从管理模式中的一个关键环节——OA系统（电子文件管理系统）与档案管理系统（数字档案馆系统）的对接来看，各个高校的模式流程就大不相同。有的高校以双套制为基础，对OA流转的电子文件实行分类管理，按照党政、科研、教学等十个大类按卷整理。有的高校在此基础上把OA流转的电子文件和线下形成的文件单独拿出来，卷改件整理。有的高校将OA流转的教学、科研等所有门类的电子文件单独作为一个门类，实时归档，按件整理，由专人负责电子文件的管理和利用。无论哪种方式均是建立在各业务部门系统和电子文件管理系统的基础上。这仅是电子文件管理模式或是电子文件流转到最后的一个环节，各高校就有很大差异，更不用说电子文件生成、捕获阶段，学校电子文件管理机制及各部门的协调等方面了。

在这个以业务为主导的电子文件流转周期中，不参与具体业务的档案部门往往处于电子文件流转的后端，没有科学的、规范的、统一的高校电子文件管理制度和技术标准，就没有充分表达归档、利用需求的资本。各高校没有可遵循的统一的高校电子文件管理模式，思路必然只立足于解决当下问题，来满足双套制的需求，电子文件的长期有效管理难以实施。这最终必将导致管理方式的五花八门，不利于大数据形势下单套制的实行，跨门类、跨行业的资源整合将面临重重阻碍。所以，高校电子文件管理急切需要解决由谁管、采取何种方式管的问题。

三、高校电子文件管理模式规范的必要性

理论来源于实践，又指导实践，高校电子文件要实现统一规范化管理，要先出台相关的制度标准等规范。

1.宏观理论层面的规范需求。伴随着信息化发展20年，我国电子文件管理的理论研究和实践探索也发展了20年，但在电子文件管理标准体系方面尚处于起步阶段，迫切需要加强相关研究。

从法律规章层面上来看，国家也出台了相关政策、标准，对电子文件管理实践进行规范和指导，包括《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）、《电子公文传输管理办法》（国务院办公厅国办函〔2003〕65号）、《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等。尽管已经出台了上述一系列标准，然而，这些标准和规范毕竟是面向各级各类单位的，高校档案工作有其特殊性，高校较之政府部门，其电子文件的种类和涉及的内容更为复杂，涉及的归档部门更多，却没有一套科学有效的管理规范指导其电子文件管理工作。对高校而言，这些标准的可操作性和适用性都不强，在高校领域并没有形成类似《高等学校电子文件管理办法》《高校电子文件归档管理模式规范》等这类针对高校，对其电子文件管理工作有指导操作性的规范文件。因此，各高校的档案部门应以国家标准与规范作为准绳与参考，通过对高校电子文件管理实践的详尽调查，制定适用于高校的电子文件管理的相关制度。这些是高校开展电子文件管理工作的重要制度保证和依据。

2.微观实践中的规范需求。高等学校电子校务环境下，多类信息格式共生使得电子文件归档困难，采用的多种电子信息归档方式均有一定局限性。大数据的发展，资源的整合热是未来的发展趋势，高校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多，如文本文件、图形文件、数据库文件等，将如此种类多样的电子文件进行收集归档，必须靠制度约束，制定高校电子文件归档管理办法，以电子文件生成、运转、积累、收集、归档、鉴定、整理、保管、利用等一系列严格有效的管理制度，规范电子文件管理工作，使电子文件管理工作变成归档主体的自觉行动。高校档案馆能否做好电子文件的管理工作，关系到学校发展历史真实面貌留存的完整与安全。

从以上问题现状及必要性两方面的分析，可以看到，有必要根据各高校的电子文件管理现状，在遵循国家电子文件相关标准的基础上，多吸收和借鉴国外高校电子文件管理与技术研究的经验，为我国高校制定具有指导性的电子文件管理规范，提供可行的对策和思路。

四、关于高校电子文件管理模式规范化的建议

1.学校建立强有力的电子文件管理协调合作机制。高校的电子文件流转过程反映了其不同于其他行业电子文件管理，具有涉及部门多、涉及领域多、历经周期长的特点。但高校档案馆又不是权力部门，不具备行政权力，无法调配所需人力和信息资源，从学校定位及档案队伍来看，短期内没有成为学校信息资源中心的可能。所以实际情况只能是档案部门处于电子文件流转周期的末端，无法将归档需求充分嵌入到其他部门业务系统及电子文件管理系统中去。而档案部门又要同时面向学校各个部门、院系、中心等各类型的行政、教学、科研单位，负责各种类别、载体形式电子文件的归档管理。因此，从学校层面建立强有力的协调合作机制势在必行。學校应将档案信息化与全校信息化完全融合起来，明确档案部门在电子文件管理中的重要角色及定位，组成由学校权威部门、信息化部门、电子文件生成部门、档案管理部门等参与的协作团队，共同探讨电子文件管理流程，规范电子文件管理模式。

2.各主管部门联合制定规范为电子文件管理提供理论依据。各高校的管理体制、学校领导对档案重视程度、学校档案工作者自身对大数据环境下电子文件的认知程度都决定了各高校电子文件管理模式的不同。若要达到各高校电子文件管理模式基本统一、规范化的目标，各主管部门如国家档案局、教育部及各级档案协会等应联合发文或协作，从业务指导的角度，制定电子文件相关制度标准等规范，至少要在调研的基础上，做到电子文件管理模式的基本统一，根据各高校实际，和而不同。毕竟教育的信息化是社会信息化的重要组成部分，加强对高校电子文件的管理也是教育管理信息化的主要内容和成果体现。

这一过程中不可避免要对纸质时代的高校档案管理办法、高校实体分类法等制度，进行修改、完善甚至大幅度改革。也只有打破双套制的弊端束缚，才能朝着大数据的新时代发展，或为电子文件的单套制做好应有的准备，为将来规范化的数据资源整合扫除障碍。

3.从电子文件管理模式入手，逐步建立规范化体系。高校电子文件的复杂性决定电子文件的管理是一项长期性、系统性的工程，任重而道远。而规范化体系的建立也不是一蹴而就的，不仅仅是管理模式的规范化这一项。“电子文件长期保存至少由概念、技术、管理三个维度组成。这三个维度并非相对独立，而是互动发展的。规范是这些维度互动的最好结合点。概念需要规范化，这样电子文件长期保存领域才有共同的术语平台;技术需要规范化，这样才能推动系统的互操作;管理需要规范化，这样才有利于管理效率的提升和最佳实践的复用。”[4]60由此可见，电子文件管理模式的规范化是规范化体系的一角，虽小却不可或缺，因为模式的规范化是前提和基础，涉及的管理部门及管理体制方面的问题多，比较难以统一。但模式流程不规范，技术层面的规范化目标也很难实现，不能达到简单快捷利用的目的，概念的规范化也只能停留在概念上。对于高校电子文件管理实践而言，不管具体负责电子文件管理的是谁，如何进行管理，首先要确定的就是流程和模式。因此，我们应以管理模式为重点突破口，循序渐进地推动高校电子文件管理规范化体系的建立。这也是为国家构建统一的电子文件标准体系添砖加瓦。

参考文献

[1]冯惠玲，赵国俊，等.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009：8

[2]刘越男.融合之路：中国电子文件管理的体制和机制[J].档案学通讯，2009（5）：13-16.

[3]蒋术.《电子文件管理系统通用功能要求》与ISO16175-2：2011的比较研究[J].档案，2015（8）：5-9.

[4]刘越男，刘语叶，李雪君，等.电子文件的长期保存：多维互动的领域——第四届中国电子文件管理论坛综述[J].档案学研究，2014（4）：56-60.