新时期水利工程档案信息化管理建设初探

周武东

摘 要：本文就新时期水利工程档案信息化管理建设的意义进行了具体的介绍，提出了加强水利工程档案信息化管理建设的措施，希望能够为档案管理人员提供参考以及借鉴。

关键词：新时期;水利工程;档案信息化管理;建设

水利工程档案管理工作就是收集并且整理水利工程建设过程中各种原始记录材料，对其存档作为后期维护的原始记录，使后期维护工作获得参考，这是一种较为重要的工程质量溯源手段。近年来，随着计算机网络技术的快速发展，水利工程档案信息化建设管理已经成为一个主要发展方向，将信息化技术手段引导到水利工程档案管理工作当中，不仅可以有效提高档案管理的效率，同时能够为档案管理工作带来便利。由此可以看出，在新时期加强水利工程档案信息化管理建设工作意义重大。

一、新时期水利工程档案信息化管理建设的意义

在过去，水利工程档案主要采取的是纸质化管理，这种管理方式不仅不利于管理，同时较难保存。随着信息技术的不断发展，通过将水利工程档案转变为电子档案，采用信息软件以及平台来保管档案从而方便人们查阅，实现了水利档案的信息化。与传统的纸质档案管理方式相比，档案信息化可以帮助管理人员简化档案管理各项工作流程，使档案管理工作更为便捷。采用信息化技术来分类档案并对其进行组合，可以有效节省时间，降低工作过程中可能出现的错误率。与此同时，传统的纸质档案管理过程中，常常需要对纸质档案防虫以及防尘问题进行有效解决，纸质档案需要占据较大的空间进行存放，而档案信息化以后，通过光盘以及硬盘等对相应档案进行存放，不仅档案存储空间明显减少，同时其提供了便利的存储以及携带管理^[1]。另外，水利工程档案信息化还可以进行信息共享，工作人员只需通过计算机即可对相应文献档案资料进行查询，提高了水利工程档案管理工作的便利性。

二、新时期加强水利工程档案信息化管理的措施

（一） 完善管理制度

要想建立并且完善水利工程档案管理信息化系统，就必须坚持良好的管理理念，始终贯穿信息化管理的整体思路。

首先，近年来科学技术得到了快速的发展，使得水利工程档案管理水平也得到了不断的提高，其管理系统也处于一个不断完善的趋势。在这样的时代背景下，对档案管理质量提出了越来越高的要求，因而必须加强对水利工程档案管理人员的培训，不断提高其服务意识。

其次，水利工程档案信息化管理其最终目的就是电子化以及数字化全部的纸质档案，从而便于管理，使其方便查阅，进而更好的为社会服务。为了使水利工程档案管理工作具备良好的便利性，不断提高其利用率，管理人员需要将传统的管理模式逐步摒弃，最大程度的信息化工程档案信息，对信息网络资源实际发展成果进行充分的利用，进而使其为社会提供更好的服务。

此外，在建立水利工程档案信息化管理制度的过程中，离不开领导的大力支持，需要结合档案在信息化建设过程中的实际进度对存在的问题进行逐步汇总并对其进行不断的修改以及完善，与此同时各个单位以及各个管理层人员需要检查档案管理工作同时进行查漏补缺，进而使管理制度得到不断完善。

（二）对档案整理工作加强重视

在信息化管理水利工程档案过程中，整理以及归档是最为关键的一项工作，为了使整理不及时以及归档混乱等各种问题得到有效解决，在水利工程档案采集过程中，就需要结合水利工程实际状况，适当调整其档案采集手段^[2]。

首先，如果水利工程项目其实际建设周期较短，可以采用追踪采集法进行档案的采集，一方面，使采集速度有所提高，另一方面可以保证档案的质量。

其次，如果水利工程项目建设周期较长，可以通过分阶段采集法来完成档案的采集工作，这样不仅可以使档案的完整性得到保证，同时可以明确档案采集内容以及采集时间，以防资料丢失。

此外，在归档过程中，还需为档案及时编制分类号以及工程代号等，加强应用电子文档，从而方便后期查阅。

（三） 统一制定档案信息化规范标准

只有为水利工程制定统一的档案信息化标准，才能使水利工程形成完整的档案资料，进而使其形成完善的管理工具以及软件。当前，现有档案管理规范存在着技术标准以及整理规范不统一的问题，导致档案在整理存放过程中采取了不同的归档方式，这样会影响后期档案的查阅以及利用，使档案的利用率有所降低。统一制定档案信息化规范标准可以保证在开发档案管理软件过程中做好有规可依，保证了查阅资料的高效性，使档案利用率有所提高，减少了档案管理过程中的人为因素以及失误。

（四）加大软硬件投入

要想保证水利工程档案信息实现数字化，就必须为其投入足够的资金，配备服务器、计算机、打印机以及扫描仪等各种基础的软硬件设备，同时需要购置或者开发系统软件。只有充分利用计算机以及网络等现代科技，才能使水利工程档案信息化管理工作效率得到有效提升。

（五）提升信息化管理的安全性

首先，在互联网时代，必须在安全性基础之上建立水利工程信息化档案，只有安全工作得到保证，才能使水利工程档案资料信息具备更高的保管质量。

其次，由于工程档案在由传统纸质管理向电子信息化管理转变过程中存在着较大的不稳定性，因而必须不断提高管理人员自身安全防范意识，进行纸质化以及无纸化管理并用，通过双向备份方式，对各种网络病毒感染现象以及攻击问题进行有效防御^[3]。

此外，还需对已备份的电子档案信息定期进行备份，从而形成备忘录。

另外，对水利工程档案信息化管理工作，需要完善其安全保護措施，建立健全的保密制度，以涉密不上网作为基本原则，保证水利工程档案数据库信息处于安全通畅的状态，进而实现高效管理。

（六）营造良好的存放环境

1、保证电子档案原始性

在建立信息化电子档案过程中，档案也具备原始性，但是电子文件档案其真实性常常遭到破坏。虽然电子档案的修改便利性较高，但是存在着无法追随真实性的问题。因而，必须要采取措施保证电子档案信息其真实性以及原始性。

2、 保证载体的物理安全

水利工程相关电子档案一般存储于U盘、电脑以及光盘等各种磁、光介质上，因而必须为这些介质建立一个良好的保存环境，对环境内的温度以及湿度等进行严格控制，使电子档案载体具备较高的物理安全。

3、定期检查以及维护载体

定期对档案载体进行检查，一旦发现其因受到了环境的不良影响而出现问题，必须立即采取有效的措施，使电子档案的安全性得到保证。

三、结语

在新时期，将信息化技术应用于水利工程档案管理工作当中，不仅可以使档案管理效率得到有效提升，同时能够促进水利工程实现可持续发展。因而，水利工程档案管理部门需要不断完善档案信息化管理制度、对档案整理工作加强重视、统一制定档案信息化规范标准、加大软硬件投入、提升信息化管理的安全性、营造良好的存放环境，从而不断提升水利工程的档案信息化管理水平。

参考文献：

[1] 于君. 大型灌区水利工程档案信息化管理的现状与探讨[J]. 陕西水利， 2015， （2）： 37-38.

[2] 王晓娟， 孙树清， 王焕芳. 水利工程档案管理问题及解决措施探讨[J]. 科技资讯， 2015， （17）： 109-110.

[3] 张贵元. 浅析提高水利工程档案管理工作的途径[J]. 农业科技与信息， 2017， （18）： 38-39.