行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义及对策探讨

冷旭梅

摘 要：在行政事业单位的档案管理中，人事档案是一个重要内容。文章从人事档案的特点和管理意义出发，指出人事档案管理存在的问题，阐述了现代化人事档案管理建设的对策，以供参考。

关键词：行政事业单位;人事档案;现代化管理;建设对策

在人事档案中，记录了个人身份、学历和资历，不仅具有法律效用，而且和组织关系、工资待遇、社会保障等密切相关[1]。在行政事业单位中，人事档案是岗位考核、职务任免、人事调动、奖惩培训的依据，要想推动单位管理工作的开展，必须加强人事档案管理。以下结合实践，探讨了现代化人事档案管理措施。

1 人事档案的特点和管理意义

1.1 特点

人事档案的特点是：1）全面性，记录了职工个人的全面资料，是职工信息的储存库，可以反映出职工全貌。2）现实性，人事档案是人才使用、工资调整的依据，能直接为现实管理工作服务。3）真实性，要求档案内容真实、客观、完整，能为人事部门的管理打下基础。4）动态性，随着职工的发展，人事档案也会动态变化，必须及时收集补充材料，减小和职工实际情况的时间差。5）流动性，人事档案的管理，要和人力资源管理步伐统一，避免人档脱节，遵循“档随人走”的原则。6）机密性，档案资料中含有职工的隐私信息，属于党和国家的机密，因此要做好保管工作，不得出现泄漏问题。

1.2 管理意义

第一，优化人力结构。行政事业单位在日常业务中，人力组织结构是否合理，直接影响业务成果。新形势下，单位的用人和工作模式改变，促使人力组织结构变化，人事档案记录了这一过程，有利于优化人力结构，提高单位对人力资源的利用效率，为业务开展打下基础。第二，指导人事调动。行政事业单位在不同发展阶段，面对不同内外部环境，需要进行人事调动。为了保证人员和岗位相匹配，单位会分析人事档案内容，尤其是学习过程、工作经历、性格、才能等要素，确保人员满足岗位工作需求，提高人事调动的科学性[2]。第三，提供考评依据。通过人事档案，可以对职工进行全面评价，提供针对性的培训方案，提升职工的综合素质。在绩效考核上，不仅关系到职工的切身利益，也是单位优化管理的路径。利用人事档案，能辅助管理者对职工进行考核评价，并且将结果记录在档案中。

2 行政事业单位人事档案管理存在的问题

2.1 管理意识薄弱

一直以来，行政事业单位将管理重点放在业务领域，忽视了档案工作，导致档案管理意识薄弱。一方面，单位领导三令五申，虽然屡次强调档案管理工作，但职工面对繁忙的业务，没有认识到人事档案的重要意义，认为不会对单位发展带来实质帮助，因此管理工作比较随意，工作态度不端正。另一方面，国家针对档案管理有明确的法律规定，单位内部也制定了相应的规范措施。但在实际工作中，人事档案的管理具有滞后性，例如职工的岗位和职务已经变化，但档案内容没有随之更新，继而影响薪酬、考核工作，成为一个突出管理问题。

2.2 管理不够规范

人事档案的管理，主要涉及收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等内容，各个环节均有明确的规范制度。管理不够规范，体现在两个方面：一是存在档案造假、涂改等情况，影响档案的真实性、权威性，无法为人力资源管理提供有价值的依据。二是从事档案管理的人员，自身专业水平差，缺少理论知识和操作技能。调查发现[3]，在一些单位内，人事档案管理人员是临时借调而来，并不是专业管理出身，档案资料的收集、整理效率低，很容易出现人为误差。

2.3 利用效率低下

人事档案的管理工作，最终目的是合理利用，为单位运行管理提供服务，而不是保管和存放。行政事业单位内，人事档案的利用效率低下，一是依然采用人工手动管理模式，先进设备设施缺失;或者引入计算机、扫描仪等设备，但运行维护不到位，难以发挥出应有的作用。二是人事档案本身具有机密性，档案的查询和利用有明确要求，由于审核条件严格，也会限制档案的利用。如此一来，人事档案对人力资源管理的反馈作用有限，不利于单位及时发现管理问题。

3 现代化人事档案管理建设的对策

3.1 增强管理理念

建设现代化人事档案管理体系，首先要增强管理理念，從深入学习相关法律制度入手。第一，以《档案法》、《干部人事档案工作条例》、《电子文件归档与电子档案管理办法》为例，明确了人事档案各个管理环节的要求[4]。单位应组织全体职工学习制度内容，认识到人事档案对个人发展、对单位发展的重要性，营造出良好的管理氛围。第二，日常管理中，严格落实制度措施，结合单位发展情况，采取合适的监督检查方法，既能激发工作人员的积极性，又能减少工作道路上的阻碍，为人事档案管理提供充足的保障。

3.2 创新管理模式

第一，创新管理体制。在规章制度的基础上，结合人事档案管理的实际特点，设置合理的管理目标，在宏观指引下开展管理工作，既满足制度的要求，又具有较高的实操性。第二，创新管理形式。对于行政事业单位而言，人事档案管理首先从干部入手，遵循凡进必审的原则，重点审查工作时间、教育经历、社会关系等，评价档案资料的真实性，看各项材料是否齐全。第三，创新工作方法。人事档案的管理，要解决实际问题，提高档案工作的规范化，例如：从档案资料的收集入手，明确档案内容，保证归档材料真实有效;在档案管理的各个环节，应细化工作要求，采用统一的工作标准;建立权限管理制、责任追究制，对于违法违纪行为，加大惩处力度。

3.3 提高利用力度

要想发挥出人事档案的实用性，就要提高利用力度，这就要借助于现代信息技术手段。第一，加大资金投入，用于设施建设和设备购进，发挥出计算机、扫描仪的技术优势，提高档案管理效率。结合单位实际情况，构建档案管理平台，以电子档案为核心，收集、整理、保管、查询实现自动化、数据化，方便档案的查找和利用[5]。第二，在职工绩效考核、职务调动时，既要结合业务表现，又要参考人事档案，全面评估职工的个人能力、工作态度、职业道德，发挥出人事档案的反馈作用，真正发现人才、留住人才。

3.4 加强队伍建设

管理者是人事档案工作的经手人，提升管理者的综合素质，才能加快现代化人事档案管理体系的建设。其一，改进人才聘用形式，讲究专业对口，要求管理者具有扎实的理论知识，以及娴熟的操作技能，能应对复杂的档案管理工作，提高档案管理水平。其二，通过岗位培训的形式，学习国内外先进的管理方法，既提高人事档案管理效率，又能降低人力物力成本。其三，注重思政教育工作，改变管理者的思想认识，树立高度责任心，能自觉遵守法律法规、严格执行规章制度，培养良好的职业道德。

4 结语

综上所述，人事档案是档案管理的重要组成部分，做好人事档案管理工作，能优化人力结构、指导人事调动、提供考评依据。分析可知，目前行政事业单位在人事档案的管理中存在一些问题，只有增强管理理念，创新管理模式，提高利用力度，加强队伍建设，才能建成现代化管理体系，推动单位健康发展。

参考文献

[1]李静.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探究[J].卷宗，2019，9（1）：18.

[2]孙虎.探讨当前行政事业单位档案管理科学化[J].情感读本，2017，（11）：18.

[3]杨雪菱.基于行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策研究[J].长江丛刊，2019，（23）：94-95.

[4]王玉敏.试论行政事业单位档案管理的创新思路[J].商情，2019，（49）：148.

[5]刘学梅.信息化时代行政事业单位档案管理模式重构分析[J].环球市场，2019，（27）：245.