物联网在档案管理中的应用策略探究

吉克辆亮

摘 要：物联网技术的发展，实现了物与物、人与物之间的信息交流。将物联网应用于档案管理中，简化了档案借阅手续、优化了档案库房的环境、保证了档案存储的安全性，实现了档案管理智能化发展。

关键词：物联网;档案管理;应用策略

引言

大部分档案馆都存在管理效率低下、安全保证工作不到位等问题，为了更好了解决这些问题，在档案管理中引入了物联网技术。

一、物联网的定义与特点

物联网是通过红外感应器、射频识别、定位系统等信息传感设备，将各种物品与信息网络相联系，并对其进行信息通信和交换，从而达到对物品进行跟踪定位与管理的目的。目前，物联网已经在生活、交通、军事、环境等方面得到了充分的应用，并取得了显著的效果。

物联网的特点是智能性与互通性。其中智能性是指使用物联网可以自动对大量的信息进行归纳与分析，通过分析出来的数据对物品实行智能化管理，最终实现人与物品之间的信息交流。互通性是指可以物联网技术可以在任何时间、任何地点实现人与物品之间的信息交流。

二、物联网在档案管理中具体的应用

（一）应用于档案库房管理

档案库房管理最初依赖于工作人员对档案进行存放与查阅，需要工作人员非常了解档案存放的位置，档案管理效率低下，并且容易出现错漏。随着互联网技术的发展，档案库房管理使用条码系统，操作方法是利用扫描器扫档案上面的条码，之后就可以在计算机上看到档案的馆藏位置、档案的内容等信息。条码系统虽然不容易出现错漏，但其管理效率未能得到明显的提高。所以，出现了第三代档案库房管理方式。它是利用物联网技术对档案进行跟踪定位，并且可以在任何地点任何时间查阅档案内容。

物联网技术还可以对库房环境进行智能调节，为档案提供最好的保存环境。在档案库房中安装各种感知芯片，一旦库房环境不符合芯片指标，则会自动调节，情况严重的就会发出警报。比如在库房内安装温湿度传感器，实时监控库房内的温度与湿度。一旦库房内的温度或湿度不符合要求，温濕度传感器就会联动空调或者加湿器进行调节，从而保证库房内温度与湿度处于一个稳定的环境中。再比如在库房内安装火灾报警器，在发生火灾时可以自动灭火与报警，从而在最大程度上减少损失。

（二）应用于档案借阅

物联网技术应用于档案借阅中，可以大大提高借阅档案的效率，降低工作人员的工作量。物联网技术可以自动对借阅者的个人信息进行识别与登录，在借阅完成之后，打印机会自动生成借阅清单，并且借阅者还可以登录网站查询借阅情况[1]。当借阅者需要归还档案时，只需要将档案放在相应的设备上，就可以对档案自动进行扫描，从而生成档案的馆藏位置，大大提高工作效率。此外，借阅者还可以通过物联网技术查询需要借阅档案的馆藏位置、馆藏书本、是否可以借阅等情况，从而提高借阅效率。

（三）应用于档案安全保障系统

档案安全保障系统主要分为门禁系统和监控安防报警系统两个方面。为了保证档案库房的安全，可以借助于物联网系统，利用射频识别技术，要求工作人员进出档案库房都需要刷门禁卡，从而限制外来人员的进入。监控安防系统主要是利用监控摄像头对库房内外重要区域监控，并且安装红外线探测仪，在非法人员闯入时发出警报。

三、物联网在档案管理中的应用策略

（一）提高档案管理人员综合素质

物联网作为一种新型技术，在应用过程中对管理人员提出了更高的要求。首先，档案管理人员要积极接受先进的技术，并且能够主动去学习物联网管理技术，提高自身的专业技能。其次，档案管理人员本身要具备专业的档案管理知识与能力，能够将学过的知识与管理结合起来[2]。此外，档案管理人员还需要具备一定的网络知识与操作技能，便于迅速引进物联网技术。最后，当物联网技术出现问题时，档案管理人员需要迅速找出问题并对其进行维修，所以，对档案管理人员在维修网络方面提出了更高的要求。总之，物联网在档案管理中的有效应用依靠于档案管理人员的综合水平，只有管理着综合素质达到要求，才能解决物联网使用中出现的各种问题，最终促进档案管理的进一步发展。

（二）制定统一的管理标准与规范

对于一项新型技术的应用，必须要制定统一的标准与规范，一方面可以引导管理人员开展工作，另一方面也可以限制管理人员的行为。统一的管理标准与规范有物联网及互联网技术标准规范、物联网设备操作规范等，最终保证档案管理工作有序的开展。

（三）加强档案安全保护工作

物联网技术的应用可以使借阅者无论何时何地都可以借阅到资料，但是其中存在档案内容泄露的问题，档案一旦泄露出去，会造成巨大的损失。所以，利用物联网技术开展档案管理，需要加强档案安全保护工作[3]。首先，技术人员可以建立防火墙系统，在传输过程中一旦发现异常立即停止传输档案，从而保证档案的安全性。然后，技术人员要加强对馆内档案的定位与追踪，一旦出现泄漏情况，立即将其找回。最后，对于一些贵重档案的保护，需要对其进行加密处理，在传输过程中需要借阅者联系管理人员输入密码后才能借阅这篇档案。对于一些非常重要的档案可以采取隔离处理的方式，最终达到保证档案安全的要求。

结束语

随着物联网技术的不断发展，其逐渐被应用于档案管理中，但其中还存在着一些问题，需要物联网研发者与档案管理人员共同努力，着重解决应用成本以及安全防控方面的问题，让档案管理的发展更加智能化。

参考文献

[1]陈勇.物联网在档案管理中的应用研究[J].档案学研究，2015，（5）：102-105.

[2]陶晓艳，项敏刚.物联网及其在档案管理中的应用[J].湖北档案，2010，（12）：17-18.

[3]向理琛.档案管理系统平台引入物联网技术探究[J].云南档案，2013，（6）：45-47.

[4]周刚，苏本跃.物联网技术在高校档案管理中的应用[J].安庆师范学院学报：社会科学版，2016，35（1）：135-137.

[5]滕月鹏.物联网技术在高校实体档案管理工作中的运用[J].传播与版权，2015（6）：103-104.

[6]王娟[1]，郑川[2].物联网在高校档案管理中的应用探索[J].资源信息与工程，2019，034（002）：P.191-192.