浅谈如何加强城市管理执法档案管理工作

魏旭东

摘 要：建立完善档案管理相关制度，规范城市管理执法档案的收集、整理、立卷、归档，促进规范执法，提升执法水平。

关键词：执法档案管理;收集;整理;立卷;归档

城市管理执法档案是城市管理行政执法机关实施行政处罚、行政许可、行政强制、行政检查以及其他执法活动中形成的、具有保存价值的各种文字、声像、电子载体，以及相对人违法事实等各种记录，是城市管理执法的重要组成部分，客观记录了行政执法活动的全过程，对于规范执法行为、提升执法水平、做好行政复议等发挥着重要作用。

1 目前城市管理执法档案存在问题

1.1 城市管理执法工作缺乏档案管理意识

部分领导干部和具体从业人员的档案管理意识薄弱，没有充分认识到执法档案工作的重要性和必要性。当前，很多部门、单位未将执法档案管理目标纳入单位工作计划，没有把档案工作同业务工作，同部署、同安排、同考核，对档案部门组织的业务交流、课题研讨等活动不够积极，档案法律意识、法治化管理工作得不到足够的关切，城市管理执法档案管理有些“偏软”、“偏轻”的现象，个别领导存在认识上的偏差，忽视档案工作，致使执法档案对城市管理执法工作的重要作用没有得到充分发挥。

1.2 城市管理执法档案管理制度缺乏

各层级相应的档案管理制度缺乏，职责分工不明，检索信息整理过程缓慢，档案管理规范化管理不足。档案管理制度不健全、不完善，甚至有的没有制度规范，在大量业务工作中，对工作中形成的业务材料、上级下发的资料没有主动收集意识，有的简单堆放，有的沒有立卷归档，或立卷归档不规范，未按照档案管理规范和要求进行分类装订，致使档案管理不到位。

1.3 专业人员短缺

专业人员短缺，从业人员多为兼职，不能满足档案管理的现实需要，人员专业素质有待提高。档案从业人员多为兼职，并且更换频繁，缺乏专职档案管理人员，档案业务不连续，专业技能提高慢，档案管理只停留在完成工作层面。

1.4 档案管理预算和投入不足

档案管理预算和投入不足，在人力、物力、财力上支持不够，档案管理设备陈旧，信息化建设滞后，制约了档案管理整体水平提升。没有按照档案库房标准设立专业档案库房，甚至没有库房和专门的档案橱。案卷存放、保管达不到标准，需要时查找困难。

2 加强城市管理执法档案对策建议

2.1 加强和完善城市管理执法档案管理制度建设，促进档案管理规范化、制度化

近几年，为规范行政执法行为，各地根据《中华人民共和国档案法》，相继制定了一些条例、规章、细则，明确了行政执法档案在行政执法中的地位和重要作用，是行政执法过程中的必要环节，对档案的收集、建立、保管进行了规定。因此，部门单位要制订和完善档案管理各项制度，规范市管理执法档案的收集、整理、立卷、归档、查阅和利用的各项行为和工作规程，使执法档案规范化、制度化。

其次，结合执法工作实际，做到档案管理三个明确，一是明确案卷材料的收集范围、制作人、管理机构;二是明确案卷具体装订制作要求;三是明确案卷的交接和保管。同时建立执法案卷材料登记、传递、责任追究等各种管理制度。在具体执法工作中，坚持按制度办事，严格制作规程，使档案管理有章可循，有据可查。

三是在强化档案管理工作领导。成立由分管领导任组长的领导小组，把档案工作列入议事日程，经常督促、检查、指导工作，定期召开会议，听取汇报，研究部署执法档案工作，协调处理工作中遇到的困难和问题，为档案管理工作创造良好的环境和条件。

2.2 加强队伍建设，提高人员素质

建设一支高素质的管理团队，促进档案管理规范化、信息化，是实现档案管理的目标要求。一是选配一批政治素质好、专业知识扎实、事业心强，学历较高的人员，充实档案管理队伍，结合实际，各单位应选配1-2名专职、各科室要有1名兼职的人员负责档案管理工作。二是积极参加档案业务学习培训业务交流研讨等，更新档案管理新知识、新要求，强化日常管理，提升业务能力，掌握提档升级方面的专业知识，接受档案信息化、规范化建设最新的业务指导，提升档案管理数字化、信息化水平。三是自觉接受上级档案部门的监督、指导和检查，加强档案管理教育，切实增强档案管理人员以及相关人员的档案意识，把及时收集、整理、归档保存落实到档案日常管理中去。

3 规范收集内容，提升档案质量

3.1 严格收集范围和过程

《山东省行政执法监督条例》中（2015年5月1日实施），“行政执法机关在行政执法活动中形成的检查记录、证据材料、执法文书等，应当按照国家和省有关规定进行收集、整理、立卷、归档，并实行集中统一管理。行政执法监督机关应当定期组织行政执法案卷评查”。住房城乡建设部《城市管理执法办法》中（2017年5月1日实施），“城市管理执法主管部门应当依法、全面、客观收集相关证据，规范建立城市管理执法档案并完整保存”，因此，城市管理执法档案，应按照依法治档的精神，在档案管理部门专业人员指导下，分门别类地对业务档案、实物档案、声像档案等，按要求进行装订、装盒、上架、编号，全过程做好档案管理工作、提高档案管理质量。

3.2 建立双轨制度，提升档案管理水平和内在质量

《山东省行政执法全过程记录办法》规定（2017年1月1日实施），“音像制作完成2个工作日内，将记录资料存储执法信息或本单位存储器，不得自行保管。终结之日起30内将行政执法记录形成的行政执法案卷，依法归档保存。”因此，随着社会信息化的不断进步，要求建立传统与信息化双轨制，将传统纸质档案作为第一手原始资料及时进行归档保存的同时，将纸质档案与电子文件同步归档、鉴定和整理，同步著录和利用，使得两者相互依存、相互兼容。

3.3 不断创新档案管理模式

随着城市管理执法工作的开展，执法档案所起的重要作用，要求提供和利用的档案内容不仅是文书档案，更需要专业档案、声像档案、实物档案，以及从档案原件中提炼出的档案信息，因此，需要不断地创新档案管理方式方法，开发城市管理执法档案管理计算机软件，发掘利用档案信息资源，发挥它在城市管理执法中的价值和效益。

参考文献

[1]《山东省行政执法监督条例》。2015年5月1日实施

[2]《山东省行政执法全过程记录办法》（2017年1月1日实施）日起施行

[3]住房城乡建设部《城市管理执法办法》2017年5月1