应用PDCA 循环降低医疗设备固定资产账账不符、账实不符率探索

邝晓敏

（广州市花都区人民医院设备科，广东 广州 510800）

近年来，随着医院的发展，我院医疗设备日益增多，占医院固定资产的比重也不断增大。医疗设备数量多、种类杂、分布散、流动性大的特点，给管理带来了很大的难度。账账不符、账实不符是固定资产管理中最突出最常见的问题，在一定程度上制约着医院的发展。为解决这些问题，设备科运用PDCA 循环管理方法，对医疗设备进行规范化管理，收到了较好的效果。

1 总体情况

2018 年，我院医疗设备财务管理系统上财务账共4900 项，设备管理系统上资产账共4964 项，账账不符率约为1.31%。设备科、财务科联合使用科室对全院医疗设备固定资产进行盘点后发现，账实不符有140 项，账实不符率约为2.86%，全院约90%的使用科室不同程度出现账实不符情况。

2 资料与方法

2.1 P（计划）阶段

（1）分析现状，找出问题产生原因。设备科、财务科和使用科室人员逐一核查账实不符的140 项设备的来龙去脉，分析具体原因，并做成原因分析汇总表（表1）、甘特图（图1）。

通过柏拉图可以发现，造成医疗设备账实不符的主要原因是资产卡片漏贴或丢失、新购设备未入账和随意报废未办手续，累计比率占80.7%。通过查摆，发现造成问题的更深层次原因，主要有以下几个方面，并做成鱼骨图（图2）：

表1 医疗设备账实不符原因分析汇总表

图1 医疗设备账实不符原因分析柏拉图

图2 医疗设备账账不符、账实不符原因分析鱼骨图

①监督管理和奖惩制度不完善。固定资产监督管理和奖惩机制不完善或形同虚设，工作流程不清晰，工作指引不明确，临床科室无规章制度可循；新制度未正式发文和培训，知晓率不高，导致使用科室随意处置资产。②缺乏专职管理人员。设备科和财务科固定资产管理员缺乏培训，专业性不强，责任心不足，入账时数据录入不全甚至失真，造成系统台账与实物数据出现偏差。临床科室人员管理意识淡薄，没有安排专门人员管理科室内固定资产，科室间随意搬动，久借不还，科室内存放无序、擅自报废的情况时有发生，导致科室固定资产管理混乱。③系统信息化程度不高。我院固定资产管理使用了两套信息系统，分别是设备管理系统与财务管理系统，分别由财务科和设备科管理维护，两套系统没有对接，信息交换与共享性差，设备变动都以财务账为准，报废后也只在财务账上销账，资产账并没有同步更新，造成了账账不符。再者，盘点时用的是财务账，但是，对照的却是资产账上出的标签，由于医疗设备流动性大，标签容易模糊或丢失，固定资产账实不符也就不足为奇了。

（2）针对问题制定方案，设定目标值：①制定完善的监督管理和奖惩制度。根据医院实际情况，完善制度，优化流程，以制度的形式明确职责和工作流程，同时，制定奖惩机制，明确私自处置造成固定资产损坏、丢失的，将承担赔偿责任。②设置专职管理人员。设备科设置固定资产管理员，明确岗位职责，加强培训，专职管理医疗设备。主要职责包括医疗设备出入库、调拨、报废、资产卡片粘贴、信息系统维护更新、定期盘点、督导培训等。使用科室设置设备管理员，负责科室内医疗设备的验收、报废、报修、盘点等工作。使用科室每月自查，归口管理部门定期清查。③加强信息化管理。针对两套系统信息不对称、共享性差的问题，联合系统维护厂家协同解决，若短时间内不能解决，设备科与财务科派专人逐一对账，更正补全数据，确保账账符。④设定目标。将账账不符率降至0%，账实不符率降至1.5%以内。

2.2 D（实施）阶段

根据前期分析和制定的方案，执行管理。

（1）制定完善的《医学装备日常使用保养管理制度》、《医学装备处置管理制度》、《固定资产赔偿制度》、固定资产调拨、报废流程等规章制度与工作指引，规范设备验收、出入库、交接、报修、报废手续，并在医院OA 发布。

（2）成立医疗设备管理员微信群，群内成员包括设备科、财务科固定资产管理员和使用科室设备管理员，加强沟通，及时了解设备变动状态。

（3）设备科派员到使用科室进行培训和督导考核，使每位设备管理员熟悉医疗设备调拨、交接、报修、报废、盘点等流程，尽最大可能提高知晓率，减少失误。

（4）完善信息系统管理，开通手机APP 扫二维码报修、设备管理系统线上报废、调拨等功能。

2.3 C（检查）阶段

通过盘点、考核、督导检查等方式，确认实施方案是否达到目标，并调整解决方案。

（1）设备科与财务科定期或不定期对账，了解账账相符状况，对发现的问题及时分析原因并解决。

（2）采用使用科室定期自查，设备科、财务科不定期抽查、定期盘点等相结合的方式了解账实相符状况。对账实不符的设备，逐一核查变动原因，共同寻找管理漏洞，完善解决方案。

2.4 A（处理）阶段

总结方案效果，把有效措施标准化，遗留问题自动转入下一个PDCA 循环，周而复始，螺旋上升。

（1）成效确认。截至2019 年5 月底，通过逐一对账，我院医疗设备固定资产账账不符率降至0%；设备科、财务科联合使用科室在2019 年6 月进行了一次医疗设备固定资产全面清查，共盘点医疗设备5473 项，账实不符66 项，账实不符率降至1.5%以内，实现了目标值。

（2）问题检查。督导检查中发现，少数使用部门在盘点过程中流于形式，没有认真自查，偶尔存在私自处置、随意存放等情况，同时，有些科室由于人员调动而没有做好业务交接，致使新的设备管理员不熟悉医疗设备处置流程，导致科室内医疗设备混乱无序。

（3）持续改进。设备科定期将问题和意见以督导反馈的形式反馈到使用科室，共同分析原因并持续改进。加强管理人员培训，明确职责范围，完善设备管理工作流程。

3 讨论

PDCA 循环是一套科学的管理理念，运用具体有效的管理手段发现问题、分析原因和解决问题，目前，已成为各医院提升医疗质量管理、规范医疗服务行为的常用方法。利用PDCA 循环能克服固定资产传统管理中随意性、盲目性的缺点，促进固定资产管理的科学性、有序性，增强了各部门的管理意识，使固定资产账账、账实不符现象得到明显改善，在一定程度上提升了医院整体管理和服务水平，值得推广应用。