公路建设工程中电子化档案管理系统

张春妍

摘 要：随着电子计算机技术的发展于在工程建设上的逐步普及应用。公路工程建设项目档案管理工作中，电子档案正在逐渐变得重要起来。文章结合笔者自身工作经验，就公路工程电子档案管理工作做好的方法进行探讨。

关键词：公路工程;电子档案;管理方法

随着现代的发展和进步，人们不满足于过去处理事情的一般方法，开始探索和寻找让工作做起来可以事半功倍的方法。在公路工程建设项目档案管理中，电子档案的地位变得尤为突出，并且在公路工程建设项目档案管理中发挥着越来越的重要作用。这是因为相对于纸质版档案，电子档案具有查询速度快、安全性好、可靠性高的优点。因此做好公路工程电子档案的管理工作变得尤为重要，笔者综合工作经验谈一谈让电子档案管理工作做好的方法。

1 公路工程电子档案的优点

1）公路工程电子档案的存储形式多样。档案管理人员在存储档案时可以按照存储物的不同类型来选择最适合的当前需要存储文件的存储形式，这是纸质版档案所不能办到且无法办到的。同时电子档案在一定程度上可以保证存储物内容的完整性和将存储物的优点进行最大化和解决存储物自身的缺点。

2）相对于纸质档案来说，电子档案的占用面积更小。纸质版档案需要一定的存储空间来存储文件。而电子档案可以存储在计算机上，从而大大减小所需的存储空间，同时电子档案可以不用人为去书写，可以防止因为时间长久而导致字的褪色让字变得模糊不清。在信息的更新方面，纸质版档案必须通过人为书面书写的方式来更新必要的内容，而电子档案让信息可以实时更新，让信息的更新变得不再麻烦，节省了一定的时间。

3）电子形式的档案方便了管理人员资料的整理和查阅。纸质版的档案分类困难，所需分类时间长，查找所需资料慢。电子档案可以把资料按照不同类别或者同一类别的不同时间进行分门别类，可以轻松的把资料放在相应的指定好的位置上。这时查阅人在查阅信息时只需要到电子档案时指定的位置去寻找所需的信息即可。

4）电子档案安全性好。纸质版的档案容易丢失，且一旦丢失就只能重新书写，而电子档案可以进行数据加密和数据复制。不但不易丢失，就算丢失也可以重新找回。纸质版档案也容易因一些人类无法预知的事故而变得残缺不全，例如火灾、水灾等。此时更严重的结果可能是会将内容全部毁掉，无法复原。而电子档案可以对数据进行复制和加密，发生意外后，可以在另一台设备上查看，不必担心资料内容的丢失和被销毁。通过上层的审批后，只需找到其所需删除的所在位置进行操作就可。因为采用高新技术，电子档案有了防御的功能，不易发生信息泄露。

2 公路工程电子档案的一般形式

公路工程电子档案的主要形式有JPEG格式、PDF格式以及MPEC格式。

1）JPEG格式。JPEG格式类的档案主要用于工程施工前照片的资料存档和会议资料存档，因为JPEG格式类的文档可以有效的解决照片因为时间长而导致的褪色和失真等问题。

2）PDF格式。PDF格式类的档案主要用于申报和审批文件、招投标文件等，因为PDF格式类文件网络传输速度快，同时还可以保持照片原有的相貌。

3）MPEC格式。MPEC格式类档案主要用于视频资料类的存档，因为MPEC格式类档案可以最大程度上保存好档案资料的完整性，最大程度展示出档案工作的内容。同时可以通过观看这类格式存储的视频解决一些施工工程方面的一些问题。解决一些不必要的麻烦。

3 做好公路工程电子档案的收集整理工作

公路工程是一项程序性较高的工程，此工程更注重信息的收集和分析。因为从中获取的经验和教训都是为了以后能够更有效更有序的完成工作。因此公路工程电子档案中的材料和内容对真实方面和完整方面要求高。

1）公路工程電子档案的设置机制要明确。在电子档案文件的形成和管理过程中要明确职责。要进行一定程度上的分工合作，电子档案文件的日常监督、指导和保管等工作通常的由档案部门或办公室负责。

2）公路工程电子档案全面的记录工程建设全过程。在电子档案中全面的记录在笔者看来这是必不可少的，同时全面的记录也并不代表着对全过程的复述。为了更好的完成后面的工作，在现有工作的基础上，合理的分析是至关重要的一步也是不容有差池的一步，不仅可以更能看清现在的局势同时为以后的工作做好最万全的计划。

3）公路工程电子档案的存档程序。一是工程建设业务的部门应及时提交需要存档的电子文件，保证存储信息的实时跟进与更新;二是档案管理人员要把电子档案文件放在指定的计算机服务器上防止电子档案的丢失;三是对已存档的电子档案文件要进行规范性整理，对电子档案文件进行一定的分门别类，方便电子档案的查询和阅览;四是对已存档存电子档案的信息进行查缺补漏，防止因为电子档案信息的残缺不全而造成不可挽救的后果。

4 做好公路工程电子档案的安全管理工作

与传统的纸质档案相比，电子档案对各类信息的记录更方便更快捷，省掉一些不必浪费的时间，同时在整理和查找需要的信息时可以更快速更高效，在安全性能上有了一定的保障，但是电子档案对存档文件的安全性上的要求更高。

1）加强电子档案管理安全教育，提高档案管理人员的安全意识。无论任何事情，人都是第一要素。对于电子档案管理人员要一定进行严格筛选，层层把关，同时要提高电子档案管理人员的安全教育，提高管理人员的安全意识，定期对电子档案管理人员进行安全教育知识培训，为电子档案管理工作打下坚实的基础。

2）完善电子档案管理工作的安全制度。采用高新安全技术，对于存储电子档案的位置要实时监控，实时防御，有意外发生时要有一定的应变能力和相应的应急对策，保证电子档案管理人员的专业素养和一定的解决突发状况的能力。

3）电子档案的数据要加密和备份。对于电子档案要进行数据加密和数据备份，防止意外发生时导致电子档案信息的泄露和信息丢失所带来的麻烦。

4）对电子档案管理人员进行赏罚分明制度。对于电子档案管理好的人员要进行一定的奖赏，对其予以表扬;同时要对于电子档案管理有漏洞的人员要有一定的惩罚力度，同时要求其反思自身原因，防止事情的再发生。

5 明确公路工程电子档案工作的注意事项

电子档案存档时要注意存储格式的规范性和内容的准确性。对于已存档的电子档案每隔一段时间要进行一遍筛查，如果发生问题要及时上报同时拿出其专业的解决方案进行补救，做好补救措施。

对于存档电子档案的设备每一段时间要进行一次跟更新，防止因为设备的老化出现电子档案丢失等问题，造成不必要的麻烦。同时对于已存档的电子档案也要进行实时的更新，以免出现信息漏洞。在放置存储电子档案的设备的环境选择上，要尽量选择灰尘少、光照良好、水分低、温度适宜的空间。在电子档案的取用时，查阅者要有一定相关信息可证明其身份，对于身份信息不明者不予外借，同时不提供电子档案的原件，可提供复印件供查阅者查看，在借阅时间的安排上，借阅时间一般不超过4个小时。

在电子档案的销毁方面，首先由档案管理人员排列出需要销毁的文件，然后经过本单位的档案鉴定小组鉴定，最后由领导进行审批，最后由监销人签名盖章后方可销毁。

6 结语

电子档案在公路工程建设项目档案管理工作中得到应用，并且有走向成熟的趋势，不仅如此，电子档案在公路工程建设项目档案管理中的地位变得更为突出，并且发挥着重要作用，但是要找到能够更快的提升档案管理的水平，更好的提高公路工程档案管理工作的质量的方法，还需要进一步用实际行动去探索和提高。

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