档案管理信息化建设途径探讨

李珊珊

摘 要：档案是社会变迁的记事簿，将会伴随人们的每一个发展阶段，因此档案管理工作的有效落实。现阶段，由于社会变革，不管在哪个行业领域，人力资源档案管理工作由此也变得日益复杂与繁琐，所需处理与统筹的信息与数据也大幅度增多。传统的档案管理模式已经难以应付这沉重的管理压力，导致其管理的效率与质量逐步下降。信息化的先进技术在各个领域中都有非常显著的应用效果，将档案管理工作与信息化技术的建设有机的结合，全面推进档案管理信息化建设的有效管理。文章将以此为论点，积极的展开探讨。

关键词：档案管理;信息化建设;途径与方式

0 引言

当今社会计算机信息技术不断进步与发展，已经逐步的覆盖于人们生产与生活的方方面面。基于档案管理的重要性，必须将先进的信息技术与具体的管理工作有机的结合起来。其中，不同层次的档案管理系统应运而生，推动了信息化档案管理建设的发展。但是纵观国内现阶段的信息化档案管理水平，仍然存在众多不健全的地方亟待处理，进而才能让信息技术更好的为档案管理服务。

1 实行档案管理信息化建设的意义

传统的档案管理模式，无论是档案的收集、整理还是其鉴定、统计，每一个步骤与环节都是依赖与人工来进行的。但是实际的档案管理工作，档案的信息量与实体数量都非常的庞大，想要切实完成相关的档案管理工作，需要投入大量的人力物力财力，并且极易出现误差与错误，进而在对档案进行使用时也难以充分发挥档案的使用价值。依赖人工来对档案中的信息进行提取，并深度挖掘出其中隐藏的信息，极易出现误差与遗漏，这就导致档案信息的共享程度不高，最终导致档案管理工作的效率不高，并存在严重的质量问题。将先进的信息技术与档案管理工作有机的结合起来，有效减轻管理人员的工作压力，同时提升档案信息的使用速度与使用效率，全面发挥档案信息的作用。同时，对档案信息的有效共享也非常的有利，进而实现档案管理的实用价值。因此，实施档案管理的信息化建设是必要且具有实际意义的。

2 实行档案管理信息化建设的具体方式

2.1 建立相关的信息化技术平台

实行档案管理信息化建设的首要步骤，就是合理的搭建档案管理信息化技术的相关平台，信息化技术平台的建立是实现档案管理与信息化建设的基础，将二者有机的结合才能够最大限度的实现信息技术在档案管理中的优势与作用。建立档案管理信息化平台，首先需要从硬件方面着手建设，配置高性能的服务器与优良的计算机终端，搭建专门的信息網络，结合实际的档案管理要求，适当的添置必要的设备设施。其次，档案管理的软件操作系统更加至关重要，其具体的建设必须细致、严谨、合理、优质，确保与档案管理实际工作的各个环节都能够严丝合缝，关于操作权限以及功能的设计必须清楚明了，能够完全符合档案管理工作的实际需要，确保信息化技术平台能够在实际的档案管理工作中稳定运作，充分的发挥应有的效用。最后，档案管理的空间环境也非常重要，加强各项管理防护措施，严防外界因素引发的安全隐患问题。

2.2 完善相关的档案信息化管理制度

相较于传统的档案管理工作，融合了信息化技术的档案管理将会发生巨大的变化。为了更好的迎合信息化的档案管理工作，相关的档案管理制度也应该随之进行改进，以此实现对档案管理信息化建设的的有效约束，确保其顺利的实施，促进管理工作的科学性与规范性。依照国家相关法律法规，结合档案管理工作自身的实际需求，对具体的管理制度不断进行细化与完善，以传统的档案管理制度为基础，全面体现信息化建设的特点与优势，充分发挥信息化建设的积极作用，竭力禁止管理工作中的事物与漏洞。同时，建立完善的档案管理工作责任体系，明确划分层次与岗位，将档案管理工作具体的职责与权力落实到个人，明确各个岗位具体的职责工作，防止出现责任推诿的情况。一旦工作中出现了问题与失误，需要明确找出责任负责人，保障档案管理信息化建设的规范化与顺利实施。特别是在信息化的规范操作方面，必须严厉杜绝安全隐患的发生。依照工作的内容以及责任的落实，实现操作权限的合理分配，严禁交换操作权限，有序需要注意严禁外部网络的随意访问。插入外来的移动设备需要经过审批与许可，否则严厉禁止。

2.3 强化信息共享

实现档案信息的高效利用，才可以确保最大限度的发挥出档案信息的社会价值与作用。因此，在档案管理信息化的建设当中，应当最大限度的发挥信息技术的优势，强化档案信息的共享。其具体的措施，就是积极建立各个单位之间以及其它相关档案管理机构的档案信息共享平台，并将其有效连接。也可以直接建立档案管理数据中心，便于档案信息的调用与共享，提高档案信息的利用率。但是，在其实际的操作中，应严格注意合作单位、机构数据接口以及档案格式的统一，严格确保规范性的高质量，切实实现档案信息真正积极的共享与利用。

基于大数据的背景，信息与数据的价值不言而喻。因此，在档案管理信息化的建设过程中，应当依赖大数据的背景对档案信息进行详尽的分析，实现档案信息的高效使用。

结语：现阶段，想要实现档案管理工作的优化，全面提升档案管理工作的质量与效率，切实发挥档案管理的价值与作用，就必须积极的对档案管理的信息化建设进行探讨，将信息化技术充分的运用到档案管理工作中，以确保档案管理工作的落实与顺利实施，以此推进社会的进步与发展。

参考文献

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