信息化环境下档案整理理论研究

黄银辉

摘 要：随着经济的发展和现代科技的发展运用，档案整理理论也在不断的变革。信息化背景下档案整理逐渐的从“卷”到“件”，通过科学合理的将互联网技术、云计算技术、大数据技术等信息技术运用到档案管理当中，推动档案整理向文档一体化方向发展。通过对信息化背景下档案整理理论的研究，促使档案工作按照信息化的管理方式和开发方式，科学合理的运用信息技术，实现档案整理的创新升级。

关键词：信息化;档案整理;理论

信息技术的发展和推广使用推动着档案整理工作和档案整理理论的形成与发展。通过科学合理的将互联网技术、云计算技术、大数据技术等信息技术运用到档案整理工作当中，推动电子文件档案的发展，方便档案信息的获取、收集、分析和处理，也能实现科学的分类，方便归档和检索，这也推动着档案整理理论的变革，促使档案整理向文档一体化方向发展。

1 信息化背景下档案整理理论的变革

1.1 “卷”改“件”

在信息化背景下，文件归档和档案的保管以“件”作为立档单位，没有组卷这一环节，促使文件整理工作更加的便捷，但在一定程度上也影响了案卷的质量;在文件检索时，可以通过直接检索文件信息的方式进行，促使文件检索更加的方便，能实现精准的文件检索。这种文件整理的方式适应了当前越来越多的档案信息的需求。但是随着文件数量的不断增加，也增加了接收、统计等工作的难度。随着信息化技术的推广和使用，档案整理工作逐渐的运用计算机和信息化技术辅助管理，探索文档一体化发展，促使文件管理与档案管理之间的衔接更顺畅。

1.2 文件生命周期理论

文件生命周期理论拓展了文件的概念，描述了文件形成、生效、运动、变化的规律，有助档案管理实践。在运用这一理论的时候需要档案工作者充分的考虑不同阶段的文件的价值，促使档案整理更加的灵活。文档生命周期理论强调实现文件的全过程管理、阶段式管理、前端控制，有助于加强对电子文件的管理。

1.3 文件一体化

在这种模式下，实现了文件管理和档案管理的一体化发展，强调将二者作为一个整体进行科学规划、统筹管理。一方面，可以实现文件登记、立卷、著录一体化管理。另一方面，通过构建系统化的信息系统，强化对电子文件的管理，推动档案管理逐渐的向数字化、信息化方向发展，方便档案信息的管理、传播、分享、开发和利用。

1.4 “档案物质实体的双重构成”理论

该理论是基于电子文件管理研究发现的，在电子文件管理过程中，一般是通过利用计算机内部的算法和数据结构完成电子文件的排列，通过这样的方式记录了电子文件间的联系，进而形成新的电子文件，作为“历史联系记录”。

1.5 “二元档案”实践体系

在这种模式下，科学的将档案整体分为了“档案实体整体”和“档案信息整理”，根据档案整理的过程、历史联系、逻辑联系等实现档案整理和分类。通过这样的方法，促使分类更加的灵活、更加的科学，进而更好地服务于档案信息检索。二元档案实践体系涉及到档案整理工作各个环节的内容，能促使档案整理工作更加的全面。

1.6 “双轨制”和“双套制”

“双轨制”要求在档案整理工作开展的过程中既要强化电子文件的管理，也需要做好纸质文件管理工作，促使二者有效的结合，实现二者共存，共同发挥价值作用。“双套制”是在在相关档案归档的时候，纸质文件和电子文件都需要进行归档，然后分两套系统进行保存。随着信息技术的不断发展和利用，这种模式下的档案整理的弊端也逐渐的显现出来。在这种模式下容易造成资源信息的浪费，也会对档案信息的真实性和完整性造成一定的影响。

2 信息化背景下档案整理技术的变革

2.1 元数据整理技术

元数据整理技术就是记录档案文件的形成，并构建其元数据，在档案整理的过程中通过使用元数据，建立档案文件间的联系，进而有效的整理档案文件。例如，通过构建电子政务平台，实现对电子文档的一体化管理，促使电子文件的产生、传送、收集、整体在同一个系统中完成，也方便电子信息的存储。

2.2 非元数据整理技术

非元数据整理技术涵盖的内容十分广泛，如不同载体混合整理技术、双套制整理技术等，相比较而言，这种档案整理技术更能适应现代档案管理。这种技术的运用，促使电子文件整体系统更加的完善、更加的完整，在电子文件整理中发挥着重要的作用，是电子文件整理的重要途径，实现统一的管理和运用。

2.3 虚拟整理技术

这种技术的运用需要依照信息技术，通过科学合理的运用信息技术，重新构建记录档案联系的系统，强化历史联系和逻辑关系的整理，促使档案整理更加的立体、更加的全面。

3 信息化背景下档案整理理论思考

一是，以“条”为基本单位，满足即时性、碎片化、非结构化等的需要，强化对信息数据的深度挖掘和分析利用。二是，“索引”取代“来源”。通过科学的建立文档索引，实现电子文件的精准定位，方便信息的查询和检索，更能满足档案数量不断增多，档案类目更加多样的需要，有效的节省信息获取的时间和精力。

4 结束语

综上所述，随着档案管理技术的创新发展和档案工作的需求的不断转变，档案管理的理论也要发生变革，要能够满足当代档案整理工作的需要。信息化背景下，档案整理需要科学的运用信息技术，实现档案整理的一体化、信息化、数字化发展，推动档案整理工作创新发展。

参考文献

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