论高校后勤内控体系的构建

朱文燕

摘 要：优质的服务离不开科学的管理，提高学校后勤内部管理水平、规范内部控制，是实现后勤整体管理服务水平提升、加强可持续发展及廉政风险防控的必要途径。高校后勤以国家省市上级文件为依据，按照学校统一部署，构建内控管理体系。

关键词：高校后勤内部管理;内控规范;体系构建

优质的服务离不开科学的管理，提高学校后勤内部管理水平、规范内部控制，是实现后勤整体管理服务水平提升、加强可持续发展及廉政风险防控的必要途径。

后勤部门以科学发展观和依法治校理念为指导，以《行政事业单位内部控制规范（试行）》及《教育部关于做好行政事业单位内部控制规范（试行）实施工作的通知》为依据，按照学校统一部署，构建内控管理体系。

1 内控体系的构建

（1）建立机构，明确责任。

后勤部门成立内控体系贯彻实施工作小组，按照《内控规范》要求开展工作。开展多种形式的宣传培训活动;学习掌握实施内控所遵循的原则、风险评估的控制方法、部门及业务层面所辖的内容、自我评估与监督的做法，奠定贯彻内控规范的基础;研究制定实施方案;指导制定和完善各项工作标准、工作流程、突发事件处理程序等一系列文件;认真执行，确保内控规范实行获得成效。

（2）组织实施，有序推进。

后勤部门以文件形式下发内控规范贯彻实施方案，指导本部门《内控规范》的实施。广泛宣传，组织全体员工参加相关学习、培训，为全面推进内控工作营造环境。整理盘点后勤部门各项工作业务、服务流程，明确工作环节，摸排工作风险，制定风险防范策略，修改工作流程，調整成与《内控规范》相适应的信息系统。

（3）沟通协调，强化监督。

在实施过程中，工作小组加强协作，追踪后勤各科室内控规范施行实时情况，帮助解决执行中遇到的具体问题。同时，工作小组通过定期检查、不定期相抽检，督促内控工作进展情况。通过检查评估，不断规范优化内控工作的实施，推动此项工作在后勤范围深入持续发展。

2 内控体系的实务操作

（1）高度重视，上下一条心、整体一盘棋。

后勤高度重视内控体系建设，加强组织领导，健全工作机制，部门负责人带头，真抓实干内控构建;成立内控工作小组，配有专兼职人员，负责组织实施贯彻内控建设;深化培训、加强宣导，在部门形成人人明确职责权限、时时注意风险防范、处处强化责任担当的良好氛围。

领导班子及工作小组经常深入基层现场工作，检查内控规范落实情况，发现问题立即整改，并持续跟进督促整改，对出现的问题及改进措施及时总结，对好的做法召开交流会等进行推广，使得内控工作向纵深发展。

后勤对内控工作小组的工作方式、工作标准、工作时段提出标准化要求：内控工作人员要专业化，内控工作要科学化，要加强对工作流程中的细微之处、衔接之处和盲区进行有效指导和管控，准确掌握内控实行的真实状态，分析原因，提出改进建议。内控工作人员定期监控内控体系运行情况，到各科一线检查调研，发现薄弱环节、情况新变化，及时与相关部门、科室沟通解决、调整。

加强员工培训，动员全员关注参与。决定经营服务质量的主体是一线员工，因此后勤十分重视员工培训，让全体员工理解内控工作是后勤和大家共同的质量生命线，工作质量不高，最终对学校、对自身都会造成不良的后果。通过对新事物学习，员工有了内控管理意识，对内控工作机制有了了解，让员工明白自己在内控体系的身份角色，明确履行好岗位职责应注意的环节和细节，以及与别人之间的工作联系和边界等，在实践中身体力行，转变优化自己的工作方式，进一步提高自己的工作水平，引导大家以“人人参与、人人有责”的身份严把内控质量关。

（2）创新机制，确保内部控制有效实施。

在内部管理机制上，后勤在部门层面上在三个方面形成制衡机制：一是坚持集体研讨、专家论证和技术咨商相结合的议事决策机制。重要经济事项的内部决策，由部门领导班子共同研讨决定;二是优化部门经济活动决策、执行和监督相分离的工作机制，建立不相容岗位相互分离、内部授权审批控制等控制机制，用制度管人、管事、管钱;三是完善预决算、政府采购、资产管理等部门和岗位间的协作机制，形成管控合力，确保资产的恰当配置和精准使用。

工作小组及后勤各科室全面梳理后勤所开展的各项业务工作、服务保障工作，深入一线了解工作实际情况，将后勤实际工作中出现的新情况新变化及时纳入流程的构建中，对后勤原有的工作流程进行掰开揉碎再重组，再造建立起一批与原有流程视角不同的内控工作流程，分别是《南京科技职业学院后勤保障科维修处理程序》、《南京科技职业学院基建工程项目工作流程》、《南京科技职业学院立项维修工程项目工作流程》等等。内控工作流程使得后勤部门与其他部门之间、后勤内部科室之间的职能权责、分工合作、互相制衡等关系、内容更加厘清明晰，使得工作起来更有章法可循，从而使得在工作中能达到更为有效的过程控制。

制定完成学校《内部控制手册》相关后勤部门的内容，将制衡机制嵌入到内部管理制度中，把内控规范贯穿于重大事项决策的全过程，进一步提升后勤部门管控工作水平。

（3）坚持质量为上，集思广益创高效。

后勤在落实内控体系中，始终以“坚持质量为上，让学校师生满意”为目标，完善服务程序、对服务过程进行质量跟踪，确保各个与师生切身利益密切相关的服务工作都处于质量监控状态。

设有师生意见调查，接受师生投诉，监督质量服务;加强与学生会、工会等的联系，主动征求师生意见。设置后勤服务指南，通过网站、各服务场所如学生公寓、食堂餐厅、教学楼等等发布、张贴，接收各种意见建议。组建以领导班子为首、各科室负责人为主的校园巡察队，主动发现问题、解决问题。建立服务回访等制度，务求令服务落实有保障。

设有服务补救补偿，针对服务过程中发生的给顾客带来的损失，后勤采取相应的服务补救补偿措施。

奖罚分明，为了使内控体系的有效运行，必须在强化制约机制的同时建立健全激励机制，使得内控规范的实施更加张弛有度。

创新举措，建立网上报修系统功能模块、加大网上工作流程的使用、推进创新后勤信息化工作等，使后勤服务质量在人为因素和信息智能的共同作用下得以更客观的保证、效率也得到大幅提升。

3 内控体系运行成效

内控体系实施以来，经过后勤全员的努力，后勤各项工作的各个环节均得到了有效的控制，后勤的经营服务质量也有所提高。后勤服务由宏观指导渐渐转向过程控制化，更加量化、数字化和规范。

通过对科室、班组工作的内控规范，重新明确科室、班组职责，岗位划分，上崗要求，工作标准，工作流程，管理制度及奖罚制度。

不论在后勤的日常管理工作中，还是在大的工作项目中如供电增容工程、节约能源工作、学生宿舍大变样、学生食堂硬件设施全面升级、教工餐厅大规模出新等等，内控体系都发挥了极大的作用。

学校用电增容项目事关重大，全校瞩目，供电增容项目牵涉到的外单位多，利益纠葛也多。后勤人员充分发挥了专业、高效的质素，保质保量按时完成这项艰巨的工作任务。学生宿舍大变样，维修项目多达几十项，工作内容从外墙出新到室内维修、封闭阳台、电表、电路改造、空调安装等等，内容繁杂，时间紧迫。经过有序推进，学生宿舍安装好了2000台空调，宿舍内部环境得到全面维护改善等等，极大地提升了住宿质量。学校食堂进行大规模改造，不仅在基建设施方面有所升级，还增加了一系列电器设备如自动洗碗机、消毒设备、中央空调等等，都很大程度地提高了供餐水平。

在加大环境投入力度的同时，后勤作为学校能源资源管控部门，积极做好节能相关工作。如通过采用节能灶具、引入节能灶具改造技术、淘汰禁止高耗能设备、采用节能灯具、节水器具等，为学校构建节约型校园提供有力的支持。

在这些后勤工作中，内控体系对保证经济活动合法合规、资源安全使用有效、经济信息真实完整，重大事项决策科学高效，有着明显的效用。从而进一步防范腐败风险，提高经费使用效益，推动后勤科学发展，为学校教育提供有力的后勤保障。

《内控规范》是一项重大的管理制度创新，内控体系是一个庞大的系统。只有抓准关键、选准着力点，才能使这个体系日趋完善、有效。内控体系的实施需要结合实际，长期坚持，不断进行探索实施，不断进行总结完善，形成、保持和不断提升工作效果。

参考文献

[1]白洁，徐卫.质量监管体系的构建及实务操作.新时期中国高校后勤社会化改革的时间与探索，2009.