中职学校档案管理的信息化及科学化建设探讨

吴晓芳

内容摘要 近年来，我国越来越重视职业教育的重要性，并在政府报告中明确指出要加强职业教育的扶持力度。档案管理是中职学校发展的重要环节，加强档案管理信息化和科学化能够有效提高档案管理的质量和效率。但是，中职学校在开展档案管理过程中还存在着很多问题。文章就中职学校档案管理的信息化和科学化建设提出了几点建议，以期为中职学校的发展提供参考。

关键词 中职学校 档案管理 信息化 科学化建设

1 档案管理在中职院校信息化建设中的必要性

档案管理是中职院校发展的一个重要环节，但是很多在开展档案管理过程中都是传统的管理方式，这种管理方式存在着很大的局限性，导致管理效率不高。传统模式下档案管理都是以纸质的方法来对教师和学生的信息进行有效管理，从而提高信息管理的质量和效率。但是在信息时代，可以将大数据技术和信息管理技术应用到中职院校的档案管理过程中，不仅能够提高档案信息的电子化管理，还可以有效防止纸质档案出现数据损坏。电子化的信息管理能够提高管理的效率和质量，同时还能够提高信息保存的年限。

2 档案管理在中职院校信息化建设过程中存在的问题

随着信息技术被应用在中职院校档案管理中，极大提高了中职院校档案管理的工作效率，但是在实际应用中还是存在着很多问题，主要的原因有以下几种。

2.1 缺乏专业的信息技术人才

信息化管理和建设过程中需要专业的技术人才，在中职学校档案管理的过程中都是教师，很少有中职院校在发展档案管理过程中招收专业的信息管理人才。大多数中职院校在管理模式和管理手段还是按照传统的方法进行开展，管理人员也缺乏相应的信息管理能力，使得中职院校檔案管理的效率不高。导致这样的原因有很多方面：一方面，中职院校没有意识到信息管理技术的重要性，对于中职学校的信息化和科学化建设过程中没有进行创新改革，使得档案管理的效率不高;另一方面，档案信息技术管理需要投入很多的硬件设施，同时还需要专业的信息人才进行管理[1]。

2.2 信息管理体系不够完善

传统的档案管理体系建设在信息化建设过程仍然不够完善。很多中职院校对于档案管理信息化管理和建设没有指定明确的指导规范，使得中职院校在发展过程中没有得到科学的指导，影响了档案管理的信息化建设推进过程。同时大多数中职院校的档案管理系统建设不够完善，特别是在信息管理和培训制度的缺乏。这样导致很多人员没有对于信息管理系统使用不够精通，使得档案管理的质量和效率不高，使得信息技术在工程管理过程中的优势难以得到充分发挥。

2.3 监督体制不完善

中职学校都意识到档案管理信息化和科学化建设的重要性了，但是在建设过程中还需要考虑到管理信息的安全性问题。很多中职院校在档案管理过程中仍然使用传统的方法就是认为传统档案管理更加安全。另外我国对于信息信息安全监督还存在着很多问题，使得档案系统存在着很大的安全隐患，一旦发生档案信息泄露，就会给中职院校造成很大的损失，因此在档案信息信息化和科学化建设过程中还需要加强对于监督体制的监管，从而更好地保障信息系统[2]。

2.4 人力资源规划和管理制度不够合理

绩效考核制度能够更好地指导中职院校开展档案管理工作，从而更好促进档案管理工作朝着信息化和科学化的方向发展。绩效考核作为人力资源管理的重要手段和方法，能够有效督促档案管理人员更好开展档案管理工作。在具体实施制定人力资源考核过程中，要充分考虑到档案管理的特点，根据企业具体情况来制定相应的考核和管理制度。很多中职院校的人力资源考核和规划形式过于陈旧化，很难满足新时期中职学校档案管理信息化和科学化建设的需要，使得人力资源管理制度优势很难发挥，档案管理人员积极性不高，导致了档案管理开展效果不高。因此在档案管理信息化和科学化建设过程中还需要考虑到人力资源建设合理化的相关问题。

3 如何更好地发挥档案管理在中职院校信息化建设过程中的作用

3.1 注意人才的培养

在进行信息化建设的过程中各个行政中职院校一定要认识到高素质人才在促进信息技术应用方面发挥重要的作用，因此要积极制定先关的福利政策来吸引具有扎实信息技术、掌握工程管理专业知识的高素质人才。需要注意以下几点：

第一，中职院校为了可持续发展目标地需要，需要积极引进优秀的档案管理人才。这些档案管理人员不仅需要有扎实的档案管理专业业务能力，同时还需要具体很强的信息管理能力，能够掌握信息管理系统地使用，同时还能够对于相关数据进行有效的分析和处理，从而更好胜任档案管理信息化和科学化建设的需要。

第二，加强在职管理者信息技术培训。不同的中职院校应该结合着自身档案管理系统建设的进度和完善程度来制定相应的培训方案，需要在培训过程中掌握培训着掌握的实际情况，根据存在的共性问题提供相应的解决方案，从而使得档案管理人员更好地掌握相关知识，更好地提高档案管理人员应用软件管理的能力。

第三，要加大信息技术的软硬件投入力度。信息技术在建筑工程管理中的应用需要软硬件系统的支持。因此，各个档案管理的中职院校应加大投入，配备先进的计算机设备，开发或购买工程管理操作软件，并在项目管理中运用信息技术。良好的应用是铺平道路。

3.2 加强对于档案管理人员的信息能力的提升

新时期对于档案管理人员使用信息能力提出了新的要求和新的期望，同时档案管理工作得以有效开展的前提是相关工作人员具有扎实的档案管理的专业知识，同时具有相关信息软件使用的相关经验。要对于平时工作中加强档案管理者信息技术培训，尤其培训使用信息管理系统的能力[3]。每一个中职院校对于信息技术的能力要求是不同的，因此各个中职院校在建立自己的档案信息管理系统时，要考虑到学校的宏观战略布局，从长远的角度来进行档案信息系统的建设工作，使得信息系统更好地服务于中职院校的档案管理工作。

3.3 提高档案管理人员的组织协调能力

档案工作不同于其他性质的工作，既是一项业务工作，又是一项服务性质的工作。这就要求从事档案工作的档案管理人员掌握相关的档案管理业务知识，又需要档案管理人员具有很强的责任意识、管理意识以及服务意识[4]。具体需要做到以下方面。第一要具有组织协调工作。在中职院校开展档案管理工作过程中，要积极协调各个部门之间的工作情况，保证档案管理工作地正常开展。因为在开展档案管理工作过程中，档案管理人员不可避免地要与相关部门和相关人员打交道。如何得到各方支持，加强沟通和沟通。除了依靠相关的规章制度，更重要的是依靠档案人员的协调能力，实现各部门档案管理的协调统一。

4 结语

综上所述，信息技术的发展和档案管理人才综合素质的提高对于创新中职院校档案管理的发展至关重要。本文通过研究档案管理在中职院校信息化建设过程中存在的问题，然后加强对于档案管理人员的信息能力的提升，提高档案管理人员的组织协调能力，在培养人才方面既要注意到制度的建设，又要提高对于管理人员的培训力度，从而更好地促进管理人员的综合发展。希望本文提出的几点建议对读者有一定的启示作用，从而不断促进中职院校档案建设工作的开展。

（作者系湖北新产业技师学院  咸宁职业教育（集团）学校 助理馆员）

【参考文献】

[1]唐春蕾.针对“互联网+档案”理论与实践的三点思考[J].办公室业务，2017（21）：89.

[2]彭森.基于“互联网+”的中职院校档案管理创新实践[J].办公室业务，2017（24）：180.

[3]王协舟，王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯，2016（5）：94-100.

[4]赵彦昌，毛丽敏.浅谈“互联网+”环境下档案信息资源建设的三大趋向[J].档案与建设，2016（8）：4-7.