大数据时代下单位办公室文书档案的管理和利用

范磊 翟贵彬

摘    要：本文旨在客观阐述当前我国事业单位办公室文书档案管理遗留的弊端、信息化建设的必要性基础上，探讨大数据时代下科学性管理与利用事业单位办公室文书档案的举措。

关键词：大数据;文书档案;必要性;管理利用

前言：对于事业单位来讲，文书档案具备较高的保存和利用价值，反映出单位不同阶段的发展历程和趋势，对应的载体形式包括图片、文字、影像等等，是原始类的文书记录信息。作为事业单位办公室工作者，当对这些资源进行妥善性监管、开发、应用，从而赢得更多的增值绩效。

一、当前事业单位办公室文书档案管理中遗留的弊端

（一）管理体制存在漏洞

现阶段我国大部分单位的文书档案管理工作体制还不尽完善，欠缺统一严格的规范标准，经常会在登记和流转等环节出现误差现象，不利于后期予以有序整理和归档。

（二）上级对文书档案管理认识不深入

许多单位的上级领导长期不重视文书档案的管理，使得该类工作长期独立，尤其是面对一些过于专业的知识时，很难及时获取其余部门的协调帮助，导致对应的整理归档进程持续减缓。

（三）没有发挥信息技术的支持功能

虽然我国已经迎来大数据时代，可在文书档案管理信息化建设上始终不尽人意，而是长期停滞在版数字化、半纸质化的管理形式之上，严重情况下甚至延续老旧的纸质管理习惯[1]。如此一来，档案资料无法及时获得妥善应用，有些甚至因为积压过久而开始损坏。

（四）管理者的职业素养低下

经过文书档案管理信息化模式大范围普及，对于档案管理者的职业素养和技能等提出更加严格的规范要求。但现实中，一些单位的文书档案管理者年龄较大，或是暂时负责兼职，无法及时掌握先进的技术，加上态度过于敷衍，几乎很难满足上级的需要。

二、事业单位办公室文书档案管理信息化建设的必要性

经过大数据技术全面性地推广实施，有关人们的日常生活、学习、工作方式等，发生了系统性地变动，同步状况下更令单位文书档案的数量极速增加，人工管理压力沉重，急需进行信息化建设。唯独如此，才可以更加高效率和及时性地收集、整合、管理、开发、应用各类文书档案，开发出更多的应用价值，延续档案的应用时间，促使单位整体长效地改革发展。归根结底，网络化、安全化、数字化是文书档案信息化建设中的重要特征，管理者要做的，就是基于数字化建档途径来对各个网络范畴、不同类型用户进行共享服务基础上，持续引入高端技术并实施严谨的保密方案，针对各类文书档案进行分级监管。

文书档案管理的信息化建设，不仅仅有助于大幅度提升有关档案资料的管理质量和应用效率，同时更可以接连发挥出数字资源存储、各类语言自动翻译、数据计算等多元化的功能，令后续的管理过程变得更加严谨有效。与此同时，还可以灵活适应不同单位、部门的检索和存储等需要，促成特定范畴内的资源共享结果。

三、大数据时代下科学性管理和利用事业单位办公室文书档案的举措

（一）创建可靠的信息管理平台

进行文书档案管理的主要目标，在于持续有效地应用各类资源，在特定范围内共享以促进有关部门、单位的长效发展。而当下有关工作人员要做的，就是预先收集和适当简化所需的一系列原始信息、数据资源，之后再结合大数据时代要求创建适当规模的管理平台，确保更加高效率地管理当中的信息，包括定期收集、更新存儲、提取应用等等，方便日后不同岗位职员随时进行查阅、应用。

（二）提升管理者的专业素养

档案管理者专业技能和综合素养如何，直接决定着单位办公室文书档案信息化管理的质量。特别是在大数据时代环境下，文书档案信息化管理挑战此起彼伏，需要相关管理者积极学习和更新知识，耐心应对。为了保障文书档案管理的高效性和精准性，各个企事业单位要想方设法培育一批互联网运营能力优越、计算机信息技术应用熟练的工作队伍，令大数据技术全面融入到文书档案的维护和管理活动之中，从而增强单位整体的软实力。

（三）树立起更加严格的管理体制

健全有针对性的监管体制，更是促使文书档案管理活动顺利进行的必要条件。因此，在进行文书档案管理信息化建设期间，相关职员不仅仅要实时性革新既有的管理理念和方法，同时要树立起更加长远的发展目标，辅助上级领导及时做出详细规划，废除过往不当的管理条例，树立起更加科学、人性化、有针对性的管理体制，诸如职责分配、监督管理、人员培训、奖惩机制等等。归根结底，就是令文书档案管理的一切活动按照最新的规范流程展开，逐步推动整个管理活动朝着标准化方向过渡扭转。

（四）倡导相关部门的协调合作

处理好文书档案管理事务，不单单是本部门的重大职责，同时更要引起其余部门的关注和支持。因此，作为各个单位的领导，当及时表明态度，在单位上下强调文书档案信息化管理的必要性，倡导一系列相关部门密切沟通和合作，从而高质量完成不同阶段、不同类型的文书档案管理任务[2]。如若说其间面对一些过于专业的内容，则可以抽调其余岗位的专业部门前来配合指导，从而令文书档案整理、归档、应用等活动有序高效地进行下去。

结语：综上所述，处于大数据时代之下，事业单位的文书档案管理工作要做到与时俱进，大力进行信息化改建，以满足社会对文书档案信息应用的全新要求。诸如创建可靠的数字化管理平台、提升管理者的信息化素养、利用网络空间进行文书档案信息适当范围的共享等等。久而久之，大幅度提升文书档案的管理效率和质量，带动单位的可持续竞争与发展。

参考文献：

[1]何丽芬.如何做好事业单位文书档案管理工作[J].传播力研究，2018，19（07）：111-125.

[2]王巧梅.事业单位文书档案管理创新探析[J].办公室业务，2018，23（04）：75-86.