大数据时代背景下的档案管理工作探析

赵琳

【摘 要】在大数据时代，档案管理工作的技术手段有了长足的进步，涌现出了一大批先进的方式方法，可供工作人员利用。大数据时代极大地促进了工作手段的发展。信息技术的进步决定了这个时代将是一个高效率的时代和信息膨胀的时代。大数据技术能够使处理档案的效率得到成倍提高，工作压力也将大大减小。因此，在新的时代，管理人员必须重视大数据等新技术的作用，充分利用新兴的互联网技术，将其应用到工作当中，促进工作效率和工作质量的提高。

【关键词】大数据时代;档案管理;探讨

前言

在现代化发展中，档案管理工作是其中关键的管理工作，具有一定的专业性，档案管理部门需要充分利用大数据技术，实现档案管理的准确性、高效性目标。在大数据时代，档案管理自身的价值日益突显，为人民群众收集、归纳、整理和调取档案、资料提供了很大便利，但很多档案管理人员未认识到档案管理工作的重要性。基于此，文章分析了大数据时代档案管理的价值，分析了大数据时代对传统档案管理工作带来的影响，总结了相应的优化措施

一、大数据时代下档案管理工作现状

1.在大数据时代，一切档案信息都将实现信息化、网络化、数字化，在档案中所包含的信息量级成倍增长，档案当中信息的价值也远超以往。尽管信息的密集可以使档案管理工作更加具备效率，但也增大了信息泄露的风险和危害性。在当前时期，企业常常会面临着人员流动性过高的问题。在这种情况下，企业就难以全面地了解人才的素质，而仅仅通过其能力进行评判。在当今时代，网络犯罪行为层出不穷，企业如果没有做好相关的安全防护工作，或者因体量过小而难以在信息安全方面有足够的投入，这就给了不法分子可乘之机。在遭到黑客攻击之后，往往会使企业的信息产生泄露，从而使企业蒙受重大损失。丢失的数据也往往难以全面恢复。

2.在新的时代，信息技术有了长足的进步，档案管理工作也要紧密跟随时代发展的步伐，改革自身的工作方法，才能够与时俱进，取得新的成功，不被时代所淘汰。就当前时期的状况而言，在具体的档案管理工作当中，相关工作人员缺乏对新时代新技术的了解和关注。大数据技术等前沿科技还没有充分应用到档案管理工作当中。相关岗位的工作人员的知识水平和思维方式也难以适应时代发展的步伐，无法胜任新时代背景下的数据管理工作。在实际工作当中，工作人员常常没有数据安全的相关意识，在信息数据的共享当中，容易产生数据泄露等危害数据安全的危险情况。在管理人员方面，管理者思维较为保守，还没有接受新思维新方法，对新时代背景下档案管理工作的全新理论体系和工作方法缺乏关注，对新生事物较为抵触，难以对自身的理论知识进行更新换代，从而更好地服务于档案管理工作。

3.由于对于人才的培养具有一定的滞后性，当前在行业当中的相关工作人员常常不具备新时代的理论知识。在新时代的背景下，这些工作人员通常难以接受新的理论方法，提高自身的工作能力。有许多工作人员，其知识框架与大数据时代有着很大的冲突，难以适应大数据时代的相关工作。在大数据时代的档案管理工作，具有极强的专业性，并且对工作人员的信息处理能力和综合素质提出了更高的要求。新时代的档案管理工作需要工作人员对计算机的使用灵活掌握，对信息具有较强的处理能力。除此之外，在大数据时代，信息量激增，企业在档案管理工作方面的任务也要更加繁重，而又有许多员工难以适应这些工作，就使得企业的员工人数更加捉襟见肘，员工承受了很大的工作量和工作压力。

二、大数据时代背景下档案管理工作策略

1.增强档案管理的安全性

在大数据时代当中，以大数据技术为代表的多种先进互联网信息技术的应用，大大降低了档案管理工作的难度，但与此同时，也带来了许多挑战。在信息的安全性方面，由于信息技术的一些特性，使得数据的泄露变得更加容易，黑客常常能找到档案信息的许多路径。因此，在实际工作当中，应当开展相关工作，做好事先准备，维护好档案信息的安全。在开展工作时，工作人员应当尽量避免病毒在数据库中传播。与此同时，也需要政府部门和行业协会做出相关的努力，制定出行业标准，推动管理条例的颁布，为行业信息安全提供可行的规范和保障，从而有效提高大数据时代的档案信息安全性。

2.注重高端档案管理人才的培养

无论处在怎样的时代，人都应当是工作的主体。只有大量具备先进理论知识、能够应用新思维，接受新技术的人才进入到行业当中，才能真正实现行业的开拓创新与发展。因此，应当以人为本，重视人才培养工作。是档案管理工作顺利开展的重要保障。档案管理行业应当顺应时代发展的潮流，重视高端人才的引进与培养工作，而不是只重视设备的更新换代。如果只有设备的更新，而缺乏理论知识的更新，企业同样无法适应时代发展步伐，充分应用先进技术。在实际工作当中，应当重视人才培养模式与知识体系的革新，去除掉传统档案管理人才培养工作中严重落后于时代的部分，增加新时代的新技能新方法，转变人才培养策略，树立档案管理领域人才的相关意识。

3.优化档案管理人才结构

就当前阶段的情况来看，在我国的档案管理行业，员工一般年龄较高，尤其是在管理岗位上，多为中年阶段的员工。这些员工难以适应新时代的发展步伐，对新技术、新方法的接受程度较差。这些现象在档案管理行业当中尤其明显。由于行业长期得不到重视，年轻人对档案管理工作的热情较差，档案管理行业严重缺乏新鲜的血液。面对大數据时代的到来，档案管理行业缺乏年轻人才带来行业的革新。在人才匮乏的情况下，档案管理工作当中的大数据技术应用难以开展。因此，只有当更多的年轻人涌入到行业当中来，档案管理行业才能迎来新的春天，顺应时代发展的潮流，充分利用大数据技术提升档案管理工作水平。

4.将档案管理信息化与行业信息化进行融合

在大数据时代，企业应该加强档案信息化建设，并建立专业的机构。信息化档案具有多元化特点，为了确保档案管理工作的顺利实施，档案管理人员需要予以指导和支持，加强各个部门之间的交流和合作，将档案管理信息化和行业信息化融合起来，将其作为信息化整体规划的重要组成部分，企业需要加大档案信息化建设力度，推动行业的进一步发展，充分发挥出档案资源的价值，有利于企业制定行业决策。例如，在事业单位的发展中，档案信息对事业单位的经营管理来说具有重要意义，在研发阶段、经营阶段和管理阶段发挥着十分重要的作用，事业单位需要高效开发并利用档案，才能够获取更多的效益。另外，档案管理部门利用大数据技术能够高效处理各项资源，实现档案资源的统一备份，确保档案管理的安全性，实现全国档案管理的统一共享。因此，档案管理部门需要科学规划和验证，根据档案类型的差异合理选择管理模式，充分发挥出档案管理的整体效能。

结束语：

综上所述，在大数据时代，互联网技术在各个行业得到了广泛应用，使得人民群众的生活和工作发生了很大变化，档案管理部门需要引进大数据技术，提高档案管理的准确性、高效性。同时，档案管理部门需要注重档案系统的统一性，加快纸质档案电子化进程，充分发挥档案管理的价值。大数据技术进步为档案管理工作提供了许多便利的条件，但也在这一过程中产生了许多新的难题。要想做好档案管理工作，就必须积极地面对挑战，抓住机遇，利用好新兴的大数据技术，科学发展，努力提高档案管理工作水平，使大数据技术能够在新时代的档案管理工作中充分发挥其价值。

参考文献：

[1]吴微，陈阳.大数据时代背景下的档案管理探析[J].中小企業管理与科技（上旬刊），2019（01）：11—12.

[2]佟永利.简析大数据时代背景下的档案管理工作[J].科技风，2019（12）：218.

（作者单位：郓城县退役军人事务局）