浅析新时期如何做好档案管理工作

哈迪霞·沙哈巴

摘 要：在企业的诸多管理项目当中，最为重要的一项管理就是档案管理，该项管理主要强调的是对于企业在发展过程当中所产生的信息进行集中管理，这些信息既包含企业的发展信息，同时也包括也的财务、人事变动、发展历程的重要信息。而在新时期，我国政府部门也倡导各个企业要重视对于档案信息的管理，同时政府部门也起到了带头作用，要求一些事业单位以及基层政府部门要强化对于档案管理的力度。但是目前，诸多企业在实践进行档案管理工作的过程当中仍然存在着一些较为显著的问题，而这些问题如果未得到及时有效的解决，那么必然会对整个企业的发展造成极为不利的影响。针对于这一情况，相关的档案管理负责人就必须要重视对于档案管理的优化革新。此次研究主要就新时期如何做好档案管理工作做了简要的分析，目的在于进一步提升档案管理的秩序性以及有效性。

关键词：新时期;档案管理;重要作用;问题;对策

随着时代的不断发展，企业在运营发展的过程当中档案管理工作起到了重要的作用，由于企业在发展期间会产生大量的信息，这些信息需要经过梳理才能够产生价值，并作为企业发展决策制定的重要参考依据。而档案管理的主要工作内容就是对于企业发展企业所产生的档案信息进行梳理整合，并提供给决策层。从本质上来讲，企业的档案管理工作属于一项较为重要且繁琐复杂的工作，并且具有较强的信息集中性。尤其是在新时期，OA系统、财务信息系统、ERP技术的应用，会产生更多的信息，而这些信息都需要集中进行管理。针对于这一情况，企业就更需要加强对于档案管理的力度，找到现存的问题并及时的进行解决。

一、新时期档案管理的现状分析

随着我国社会企业及事业单位档案管理工作人员对于新时期档案管理工作优化革新工作研究的不断深入，经过一段时间的深入调查研究发现，目前，在诸多社会组织机构当中档案管理的现状并不乐观，其中仍然存在着诸多较为显著的问题点，而这些问题集中表现在多个方面，具体而言，一是，企业档案管理人员的信息素养有待提升，诸多企业管理人员表示很难全面掌握现代化档案管理技术的应用技巧，在实践应用信息化档案管理系统的过程当中，市场因为自身的操作问题导致一些数据出现混乱，如果系统出现故障那么很容易导致几天的功夫白费，在这种情况下，就会导致企业信息化档案管理系统的有效应用率较低，无法有效的提升企业档案管理效率。二是，缺乏健全的档案管理制度体系，诸多企业内部的档案管理制度都是依照企业的总体规章制度照搬照抄下来的，缺乏针对性，这一问题如果不能够得到及时的解决，那么就会导致企业档案管理工作缺乏秩序性问题，岗位工作人员工作职责以及档案方案权限不明确问题，进而导致档案信息无法充分的体现出其应有的价值。三是，档案管理方较为单一，无法明确档案管理要点，经调查显示，诸多档案管理工作人员其在实际工作期间表示无法掌握档案管理要点，在实际进行档案管理的过程当中由于没有参照只能够依靠自身的工作经验来进行摸索式的档案管理，在这种情况下，企业的档案信息将很难得到有效的管理，进而导致企业的档案无法充分的体现出其应有的价值，阻碍企业进一步发展。

二、新时期档案管理的有效优化路径分析

（一）提升企业档案管理人员的信息素养

从实际角度出发，企业档案管理工作负责人是各项现代化档案管理技术以及档案管理优化革新措施的第一执行者，其综合素质水平在一定程度上直接影响着企业档案管理工作的成效，进而影响到企业的整体发展高度，尤其是企业档案管理负责人的信息素养起到着直观重要的影响作用。针对于这一情况，相关的企业档案管理负责人及企业领导者必须要重视对于信息素养的提升。具体提升措施为，首先相关档案管理负责人自身必须要重视自身信息素养的提升，在日常工作的过程当中，有效的学习一些现代化档案管理系统的应用要点，充分了解系统的各项功能以及操作方法，避免由于自身的原因导致档案管理效率降低。其次，企业领导者需要有效的构建出针对于档案管理人员的培训机制，在培训期间要将信息化档案管理系统操作要点，企业档案管理工作要点，档案管理工作原则，档案管理误区，档案管理流程，创新管理意识，职业素养，工作责任意识等作为主要培训内容，从而保证每一位档案管理人员的能力能够随着时代的发展企业档案管理工作要求的变化而不断提升。

（二）健全企业档案管理制度体系

企业档案管理制度是保证各项档案管理工作能够持续有效开展且规范进行下去的关键，同时也是提升企业档案管理成效的基础保障性条件，只有在完善且适用的企业档案管理制度体系支持下才能够保证充分的体现出企业档案的价值。针对于这一情况，相关的企业档案负责人必须要重视专业化的档案管理制度建立工作。为此，首先需要有效落实责任追究管理制度，将企业内部关于的各项工作进行细致的划分，并明确每一位工作人员负责的具体工作内容，以此来保证企业内部的档案管理工作的秩序性以及有效性，进而提升档案的价值。其次，需要有效落实监督审查制度，定期的对各个环节的档案管理工作进行全面的监督审查，并审查所完成的档案管理工作，一旦发现问题需要及时的找到问题出现的原因并进行改正。最后需要落实安全管理制度，对于信息化档案管理系统进行定期的维护，避免由于漏洞问题导致档案信息流失问题出现。

（三）明确企业档案管理要点

档案管理工作要点主要强调的有以下几点，其一为，相关档案管理工作负责人需要有效的明确档案管理流程，具体而言就是要制定出档案管理计划，对各项档案信息的准确性进行调研，将相关联的档案信息进行集中管理，对所有的档案信息进行整合，最后进行存储处理。其次，需要对于一些重要的档案信息要进行备份处理，如果是运用信息系统进行存储的话， 要将其放置到独立的网络当中，避免数据流失以及被窃取的问题出现。最后，需要有效的制定出档案管理评价标准，具体而言，要制定出人员绩效考核标准，档案管理标准以及档案信息化管理标准，同时还要有效的对各类档案进行分类存储，并在信息化档案存储库当中设置档案检索功能，保证需要用到档案的管理人员能够及时的搜查到所需要的档案信息，以此来保证企业内部的档案信息能够发挥出其应有的价值。

结束语：

综上所述，在当前时代背景下，大数据技术以及信息技术已经逐渐的普及到了社会各级组织机构当中，尤其是在商业领域当中的应用极为普遍，诸多企业都实现了信息化建设目标，并且引入了大量的信息化设备以及大数据设备。在这种情况下，企业在发展的过程当中所产生的档案信息量极为庞大，需要相关的档案管理人员进行全面的管理，而档案管理工作在企业管理体系当中的地位也在逐渐提升，诸多企业已经明确出台规定，要求企业管理人员必须要重视对于档案的管理工作。有效的实现档案管理目标，对于企业发展的秩序性以及速度提升都有着极大的帮助。因此，相关的企业档案管理负责人必须要重视对于新时期如何做好档案管理工作的研究，结合时代发展需求，企业发展需求，企业档案管理现状等信息制定出具有针对性的档案管理优化措施。

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