管理层教师的时间规划策略

【摘 要】面对人人公平且有限的时间，管理层教师既要做到开源节流，又要系统规划。要以构建价值判断、模块化管理、复盘式反思、时间加法与留白等策略对时间进行规划管理，从而成为时间的主人，与时间交朋友，让时间利息不断增值。

【关键词】管理层教师;时间规划;模块化管理

【中图分类号】G451  【文献标志码】A  【文章编号】1005-6009（2020）06-0016-04

【作者简介】徐妍，南京市长江路小学（南京，210018）德育处主任，一级教师。

本文中的“时间”是指管理层教师除去教学和个人事务时间以外的管理工作的时间。作为承上启下、左右互联的管理层教师，如何合理有效地规划时间呢？需要我们系统地、集中地、有目的地主动规划和使用时间，从而进行高效地、富有创造性地管理工作。

一、價值判断

管理层教师常常会说“计划赶不上变化”“临时性的任务又来了”，突发状况多，堆积如山的工作、突如其来的检查、代表团的接待、常规的管理工作……面对纷繁复杂的事务，决不能乱了阵脚。在时间总量一定的前提下，不妨请“价值排序”来支招。

1.巧用象限法则，分类分层落实。

管理层教师在制定工作计划时，首先可对各项工作任务按照轻重缓急进行归类，确定事情的优先级，进而确定每项任务完成时间和优先顺序，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

我们可以把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要分为四个象限。

第一象限为“重要且紧急需要立即去做”。诸如应付突发的家校矛盾、突击检查等。我们主要的压力是第一象限，其实这一象限80%的事务来自第二象限没处理好的事情，很多重要事情因为一拖再拖或准备不足而变得迫在眉睫，也就是传统思维中的“忙”。第二象限为“重要不紧急的定出时间有计划地做”。主要与管理品质有关，包括制定目标与计划、开发新课程、课题及项目研讨等。这个领域的事情不会对我们构成催促力，但必须重点去做。管理者应该第一时间将任务进行分解，然后一个个解决、制定时间表，在规定时间完成。如果这个象限工作能有条不紊地规划和推进，可以让第一象限的急事变少，不再瞎“忙”，也是最能体现管理层教师的个人领导力和管理能力的部分。第三象限为“不重要且不紧急的就打发时间时做、交给别人去做”。诸如与工作不相关的电话等都属于此象限。这一象限往往是忙碌而盲目的源头，可以适当放权或委婉拒绝。第四象限为“紧急不重要的可以考虑清楚再去做”。诸如突来不速之客、意外的电话、临时会议等都属于这一象限。这类事情因为迫切往往会让我们产生“这件事很重要”的错觉。这就需要管理层教师在工作中分清主次，抓住“重要的少数”，坚持要事第一，要事优先，从而提高时间管理的效率，成为一个从容不迫的人。

2.聚焦价值判断，实现多维共赢。

不同岗位、不同阶段和不同的价值取向，都可能对重要和紧急的理解产生不同的认知。紧急的判断标准相对容易统一，以完成时间的要求来确定。但是否重要、有多重要？则可能存在极大的差异。这就需要管理层教师树立正确的价值观、引导形成公认的目标愿景。

（1）团队中的个人价值实现。

一个人的价值观决定了他如何做出选择和行动、如何分配自己的时间，也就是说，弄清楚“什么对我是最重要的”是每个管理层教师需要厘清的首要问题。只有梳理清楚个人专业发展、管理工作质量、个人价值的实现，与团队和学校发展之间孰因孰果、孰为目的，将个人成就与团队发展紧密相连、共生共长，才能始终保持积极、乐观的状态，在“集体优先、协作优先”中确立正确的价值排序，实现团队发展中自我的成长和进阶。

（2）使命职责引领愿景达成。

管理层教师就好比《西游记》中的唐僧，即便是在孙悟空赌气回了花果山、猪八戒不由自主地跑回高老庄、沙僧也犹犹豫豫的情况下，毅然前往西天取经，不达目的誓不罢休。因为唐僧很清楚自己的使命——去西天取经而普度众生。这使命不只是唐僧百折不回的坚定，也需逐渐成为师徒四人的共同目标。因此，管理层教师都需要努力将个人使命与职责转变为团队成员的共同愿景，在工作规划、部署与执行中，形成一致的价值排序，从而降低内耗，提升时间管理的效能。

二、模块化管理

学校教育的特点，决定了一天的生活作息时间相对固定与琐碎。特别是管理层教师的工作繁杂易受干扰，时间分配更易碎片化。这就需要管理层教师进行模块化的时间规划。

1.系统规划。

系统的目标规划是管理层教师为自己的管理工作发展设计的一个蓝图，可以参考SWOT分析法来制定系统的目标规划。制定规划的时候首先要把每项任务“吃透”，把每种可能性都考虑到，再有条理地逐条安排。

（1）站在时间的角度，对阶段性工作安排有清晰的规划。

学校的总体安排要优先考虑工作时间，大到学校的五年规划、学年的工作计划、学期的工作计划、各个管理部门的总体计划，小到教师的教学进度计划、班主任的班级计划，都要在全盘把握的基础上按时按序进行科学具体地安排。

（2）站在项目的角度，对工作的进展有长程规划。

管理者眼里看到的不能只是“一件事”，而应该是“一类事”“一盘棋”。对某一个项目的开发应当具备长程视角，如教学校长就如何提高学业质量水平要有持续性的规划，形成系列的阶段目标及任务，再细化到达成的每一个节点，并注重评价与反馈，用一个又一个小的进步来确保目标的达成且不偏离方向。

2.具体计划。

把管理时间划分为几个模块，再分配这些模块需要的时间，合理运用时间管理的简单工具，将一些工作灵活地进行分割与整合，充分利用每一段琐碎的时间。

（1）番茄工作法。

番茄工作法是一种相对微观且简单易行的时间管理方法。使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个“×”短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。每日始，规划当天要完成的几项任务，逐项写在列表里，合理设置自己一个工作日内的番茄时间段，将每天待办事项划分为多个“番茄钟”加以实现，尽量将重要的工作放在头脑高效的时段，收获的不仅仅是效率，还会有意想不到的成就感，同时可以结合思维导图一起使用。把零碎时间整合成块状时间，让精力更集中，保证思路的流畅性。

（2）GTD时间管理系统。

具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。系统流程可以总结为：清空大脑——今日待办——今日完成——做本周总结。采用这套时间管理方法时，管理层教师首先要将现在身边所有“未尽事宜”都写出来，例如：本周需要开教职工大会、接待家长来访、向上级汇报某项工作进展、参加某个课题的推进会;还有来自家庭的事情，如家里的电器需要修理、陪孩子上兴趣班等。写得越全越好，越多越好，直到自己想不出来为止。当把能想到的事情全都写出来以后，往往会发现：自己的心理会轻松许多，大脑也似乎被腾出了更多的空间。这些所有“未尽事宜”都将作为流程图中“信息”，接下来，就可据此分析“哪些事情是需要立即着手去做的，而且是在很短时间内可以完成的？”——那就立刻做。GTD时间管理的根本就在于让人在任何时间都做出最好的选择：当下我需要做什么。

（3）运用时间管理App。

运用时间管理App软件，如“时间规划局”“便签记事本”“滴答清单”“小目标打卡”“我的时间线”等来进行记录和分享。每一款App记载功能不同，有的是记录耗时较长的工作;有的是事件记录，统计每周各项活动占比;有的可以根据需要随时增加或删除任务，标记是否完成。根据不同需要选择App，可以方便我们对任务进行分类、拆分、细化，条理清晰，模块化完成。

3.重视“碎片”。

（1）见缝插针巧利用。

重视碎片化时间的利用，将一些耗时不长、可以机动处理的工作，放在零碎时间完成。例如，可利用零碎时间巡视校园、检查常规等。通过一段时间的规划记录，发现自己的零碎时间，可“零碎时间做零碎事”，亦能积少成多，稍做调整后将碎片时间变成整块时间。

（2）形成方法减“碎片”。

掌握一些好的工作方法有利于减少重复性工作的产生，无形中减少了碎片化的工作。比如在对部门工作存档时，按照年级、学期、资料类型等进行分类归档。在日常工作中，养成即时将诸如获奖证明、成果资料、活动照片等过程性资料归档的习惯，这样在提交材料、工作总结时就不会无从下手，迎接各级各类检查时也无须重复劳动，实现了省时高效。

三、复盘式反思

每天结束工作时，要留出一段时间对一天的工作进行反思，检查自己的时间是否用在了刀刃上？是否有高耗低效的行为？哪些事该做，哪些事不该做？反思是管理层教师提高时间管理能力的重要手段之一。

1.反思“最坏可能”。

回顾一天工作中出现的问题或让人担忧的“苗头”，记录下可能出现的所有后果，将最为担心的那种后果标注出来，重点思考：想象最坏（担忧）的结果已经发生，如何接受或应对？思考如何避免“不能接受的结果”的产生。

2.寻找“最优化方案”。

在工作时间分析和反思的基础上，找到有进步的地方并坚持，在存在不足的地方寻找措施。个人工作及所带来的团队工作，都可如此进行。比如，在学校举办完大队主题会后，德育主任可当即召开团队会议，每个人反馈在本次主题活动中的优点与不足，寻找“如果……可能会……”的改进方案。即时性的复盘反思，既有助于积累经验，又能不断完善方案，从而更好地开展类似工作。

四、时间加法与留白

1.重视沟通时间的投入。

沟通是保持良好人际关系、促进彼此理解、形成共识的基本手段。但管理层教师往往容易因事发紧急、事务烦琐，为了事情“快”点做完而只是任务性地布置工作，却忽略了“耗时较长”的沟通。其实“沟通”的“耗时”看似长，却是能使工作完成时间变“短”、效能提高的关键要素。

从任务完成的阶段入手，有效的沟通体现在任务完成的前、中、后三个阶段。任务开始前，明确为了什么事沟通，指出工作的要求和步骤，确保达成共识;任务进行中，协调、沟通，促使每位成员发挥好作用，确保工作推进的顺畅度及达成度;任务完成后，回顾、反馈与反思，实现提升共识、促进共同成长的目标。

从沟通的维度来看，管理层教师的沟通可从情感维度、技术维度、技巧维度三方面予以关注。情感上，要凸显管理的人文性，既关注效率又关注人的感情和需要;技术上，沟通中要对工作的开展给予具体的指导;技巧上，要照顾到彼此的关切点，即双方的关注要点与需要。

2.确保留白时间的拥有。

（1）留出弹性时间处理“意外”。

“计划不如变化”是当下学校工作的常态，为此，自我的时间规划不宜太“满”，需要留出机动时间以备不时之需。同时，张弛有度的工作节奏也是确保工作效能可持续的基础。日日、时时高强度的状态，最终会导致过犹不及的结局。因此，时间留白，有利于保持不耗尽、不失衡的良性循环。

（2）留出自主时间确保“从容”。

学会避开打扰，学会委婉地拒绝打扰，为自己设置勿扰时间，确保能专心地完成一件事。比如，在相对整块的时间段里找一个相对独立的场所办公，设置“思考模式进行中，有事请留言”的提示语等，以温和而礼貌的方式屏蔽“随时干扰”，给自己留出自主，留出从容。

寻找“如何最大限度地利用自己的时间”，实则就是人的自我管理。时间的分配和管理，实则就是人的自我价值定位及达成能力的体现。因为管理层教师的工作负荷与压力，使得管理层教师应对时间管理这一挑战时，获得了自我发展更多的际遇，当我们都清楚地知道“时间都去哪儿了”，都能主动地安排“时間都去那儿”时，我们的成长也就不言而喻了。