如何做好城建声像档案的归档管理与利用

胡爱兰

摘 要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。在城市建设活动中产生的声像档案能生动具体地再现城市建设管理、规划等各方面的工作，真实记录项目建设及城市建设各个时期发展的面貌，应收集好声像档案，服务城市建设。

关键词：城建;声像档案;归档管理;利用

声像档案具有客观、形象和真实的特点，能生动具体地再现城市建设管理、规划等各方面的工作，真实记录项目建设及城市建设各个时期发展的面貌。声像档案忠实地记载着建设过程中的真实情景。如工程开工前的原址、原貌;施工过程的一系列活动，施工采用的新工艺;领导视察、关注等。这些影像记录都是不可重现的历史画面，错过就没有。一份完整的城建档案，除了文字记载外，声像档案也是必不可少的一部分。

1 城建声像档案管理的难点

1）拍摄难。一方面，对城市建设原貌拍摄上难以控制。不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面，对正在建设的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。

2）收集难。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门，也是很不完整。另外，由于声像档案载体材料成本较高，许多城建声像档案形成部门，不愿将其无偿交给档案部门管理。

3）管理难。主要体现在保管上的分散性和管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。

2 加强声像档案集中管理的建议

1）加强宣传、提高意识，争取领导重视。搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

2）加强管理，制定办法，狠抓制度落实。要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

3）加强监督，分类指导，注重业务培训。针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4）结合实际，创造条件，力求妥善保管。从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。结合实际，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

5）全面出击，形式多样，疏通收集渠道。要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，采取多种形式收集。（1）通过正常提交接收。（2）重点项目、重点工程要重点收集。对本地重点项目、重点工程产生的声像档案，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。（3）广泛的社会征集。对散存的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式广泛征集。

6）加大城建声像档案编研力度。一是提高认识，开拓思路。加强馆室之间的交流，进行资源整合，彻底改变关门编研、闭馆自守的工作局面;面向社会拓宽编研思路改变单一的纸质载体编研产品格局，向声、形、影等多种载体并存的深层次研发延伸，使编研工作从低层次摘编逐步向多元化、深层次开发发展。二是更新技术，运用信息网络系统加快城建档案编研工作的进程。采用计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术及电子通讯等现代技术进行城建档案编研工作，推进档案编研产品电子化，并通过网络化实现档案信息开发、传播、利用到反馈的全过程。

7）注重库房建设，购置先进的声像设备。声像档案的保存，首先要争取资金，加强声像档案库房的建设和改造，添置必要的档案装具和声像设备，为声像档案提供一个恒温、恒湿、避光、防塵等良好的保存环境，延缓声像载体的自身老化，减慢载体上所存信息的自然衰减。保证城建声像档案的完好无损、便于利用。

8）提高档案管理人员素质。首先，要强化声像工作人员的大局意识和责任意识，确保城建声像档案齐全、完整和高质量，要突出重点，攻克难点，务求出实效、出精品。其次，城建声像档案管理人员要努力学习新知识，掌握新技术，优化知识结构，不断提高自身的科学文化水平、业务水平、理论水平，从而建立一支素质高、技术硬和务实精干的复合型的城建声像档案管理人员队伍。

3 结语

随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题。因此，各级领导、档案管理部门和有关人员应给予高度重视，采取有效措施，加强城建声像档案的管理工作。

参考文献

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[2]郝艳珠.新时代企业档案管理研究[J].山西档案，2019（01）：124-127.