新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考

张慧

摘 要：人事档案管理是机关事业单位中的基础工作，也是事业单位中非常重要的工作，当前，我国社会的进步与发展，促使机关事业单位在多个方面发生了较大的变革，而且其自身的改革层次也在不断的拓宽，这就使得机关事业单位中人事档案管理工作的发展面临着新的形式。如何能够在新形势下，提高人事档案管理工作的质量与效率，促使其这一工作得到长效的发展，则是相关机关事业单位需要着重思考的问题。

关键词：事业单位;人事档案;管理

引言

在信息化、科学化技术的推进下，人们也越来越着重关注人事档案管理工作，特别是针对事业单位来说，人事档案管理是其基础性的工作，切实有效的做好该项工作，能够使其人事管理效率和各项管理工作取得更大的发展。

一、事业单位人事档案管理工作的重要性

对于事业单位来说，人事档案管理工作是基础所在，只有确保人事档案管理工作有效做好，才能使单位其他各项工作有序推进，并取得更好的管理效益。同时，确保事业单位的人事档案管理工作有序推进，能够进一步提升人的主观能动性，使事业单位的整体工作效率得到全面提升。另外，做好人事档案管理可以为领导者和决策层提供科学合理的决策依据，这样能够使事业单位更有效的进行人岗匹配，切实有效的体现出人力资源的优势，为决策的科学性合理性提供重要依据。

二、机关事业单位人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理工作易被忽视

人事档案管理工作的沉闷性和单调性对档案管理人员的业务水平和工作能力提出了很高的要求。人事档案管理作为机关事业单位运行中的一项基础性工作，与单位的工作业务没有直接的关联，与其他核心管理部门相比，并没有引起单位足够的关注和重视。很多单位忽视人事档案管理工作，对档案材料管理的硬件设施投入不足，档案管理缺乏必要的设施设备。同时，我国很多单位对档案的管理工作是阶段性的，仅仅是为了应付上级检查，缺乏对档案系统性、持续性的管理，进而导致了机关事业单位人员对档案管理工作参与度不高，严重制约档案管理工作的持续有效开展。

（二）人事档案管理人员的业务水平不高

人事部门成员的业务水平不高、档案管理职能薄弱是制约我国机关事业单位档案管理水平低下的重要因素。我国大部分机关事业单位并没有设立专人专职掌管人事档案，而是将人事档案交由人事部代为掌管。人事部人员更加注重单位的人力资源的管理业务，档案管理方面的技能欠缺，再加上精力和时间有限，导致单位人事档案归纳处理不及时。人事部门一般沿用传统的手工档案管理方式，却少管理信息系统的应用，错误率高，严重制约了档案管理效率。

（三）人事档案管理管理制度不完善

人事档案的管理与规范离不开一定的章程与制度的制约。缺少了制度的约束，人事部门的人员将会按照自己的方式和习惯来进行档案管理工作，人员之间工作方式和习惯的差异必将造成人事档案管理的混乱与低效。细化的人事档案管理制度能为单位的人事档案规划工作提供指导和约束。然而目前我国机关事业单位人事档案管理制度不完善，档案管理的随意与杂乱现象较为普遍，亟待完善与改进。

（四）人事档案资料的可参考性和借鉴

性降低。虽然一些机关事业单位已经完善和改进了人事档案管理工作，但是人事档案资料的可参考性和借鉴性仍有待提高。由于档案管理工作的科学性较低，管理方法杂乱无章，管理效果受到极大的影响，管理效率也不高。科学有效的管理机关事业单位的人事档案有利于人事工作的开展，为单位和人民服务。因此，提高认识档案资料的可参考性和借鉴性是非常重要的。

（五）人事档案管理技术落后。与传统

的管理方式相比，高技术的人事档案管理更加简便、快捷，并且费用成本较低。目前，少数事业单位已经将在人事档案管理工作过程中运用了高科技，但是，大多数事业单位仍然固守传统模式，使用纸质保管手段，即使运用高科技进行信息化的管理，也可能由于专业水平受限，人事档案管理工作仍然停留在简单地将档案类目和编号录入系统中，档案资料管理技术落后。

三、改善机关事业单位人事档案管理工作的措施

（一）提高人事档案管理工作的认识度

事业单位的管理层应端正态度，平等地看待事业单位中的每一份工作，充分认识到人事档案工作在整个单位工作中的重要性，在人力、物力和财力方面提供大量的支持。管理部门也要重视人事档案管理工作，提高认识度并落实到实际当中去，实行一定的激励制度，促进人事档案管理工作人员积极性的发挥，并且定期考核和指导人事档案的相关工作，促进事业单位人事档案管理工作的制度化、信息化、科学化。

（二）提高人事档案管理水平，培养高素质、高水平的人事档案管理人员

随着人事档案管理工作的信息化和科学化，从事人事档案管理工作的人员素质要求也会进一步提高，想要提高人事档案工作的质量和效果，培养高素质、高水平的现代化工作人员，就需要加大人事档案管理工作的培训工作，提高员工对人事档案管理工作的认识程度。另外，可以提高人事岗位的招聘标准，吸引高素质的人才从事人事档案管理工作。

（三）引进先进的档案管理技术，进一步完善人事档案管理制度

事业单位人事档案管理工作比较复杂，档案管理人员的管理难度相当大，因此，相关部门要投入较多的经费，引进先进的技术或设备，改进档案管理的方式和手段。运用计算机系统对人事档案进行信息化的管理，既可以提高档案管理工作的效率又可以降低成本费用，避免人员冗杂。另外，完善人事档案管理工作制度，按照档案管理制度对档案资料信息收集、保管日常、分享借阅和开发利用等工作进行规范，为其他部门的各项工作提供参考和借鉴。

（四）增加档案管理项目，完善档案管理工作

新时期的人事档案管理项目已不能满足社会的需要，因此，传统的人事档案管理方式必须要打破，创新和转换人事档案管理方式也是适应时代发展的要求。新时期人事档案管理项目是更加全面、真实与有效的，在已有人事档案信息的基础上，增添更多的人事档案资料，并归类整理这些信息，为机关事业单位吸收高素质人才提供有效的途径。

（五）提高人事档案管理效率，完善管理技术

笔者在整理事业单位人事档案的过程中发现，完善管理技术对于提高人事档案管理工作效率的提高很重要。机关事业单位单位要建立人才信息数据库，运用计算机将资料录入信息管理数据库系统，提高管理效率。同时，要提高事业单位人事档案管理工作的效率和质量，对人事档案管理模式进行创新。对人事档案工作者进行科学性、系统性的培训，提高工作者的专业知识水平以适应档案管理工作技术化的要求。

四、结束语

总而言之，通过上面的分析，我们能够看出，国家在各项事业的发展过程中，对于事业单位人事档案管理工作提出更高的要求和标准，而人事档案管理工作的完成程度，能够更有效的体现出事业单位人才队伍建设情况，对提升整体的人员素质有着积极作用。事业单位在人事档案管理工作的推进过程中，尽管面临一系列的问题，但经过相关人员的有效处理，并提出更科学合理的对策建议，一定能够使人事档案管理工作实现良性发展，为社会和人民作出应有的贡献。

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