事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

郑爱芳 淄博市卫生人才交流服务中心

引言：档案管理是事业单位工作中非常重要的一项内容，不仅涉及到事业单位信息材料的安全，同时也决定着事业单位的长远发展。在事业单位档案管理中进行信息化建设，可以更好地提升档案资源的利用率，提高档案管理工作效率，促进事业单位档案管理水平的提升。但是在事业单位档案管理信息化建设中，仍然存在一定的问题需要我们进行关注和解决。

一、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）开发档案信息资源不合理。对于事业单位档案管理工作来说，档案管理信息化的开发和利用不够合理，档案信息资源的不全面，是当前事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题之一。在事业单位中，很多档案信息材料都是重复的内容，档案信息质量较低，对档案信息资源开发和利用不够重视，都导致档案管理的价值和作用难以体现。部分事业单位的档案信息管理较为严格，很多部门无法进行及时有效的利用，也导致档案信息资源难以被进行合理的开发[1]。

（二）档案信息安全措施不完善。安全是档案信息管理工作中非常重要的一项原则，对于事业单位来说，档案信息管理安全措施不够完善，也是影响档案管理信息化的重要问题之一。对事业单位档案管理进行信息化建设，很容易造成档案信息安全性降低，使档案信息资源被泄露和流失，从而给事业单位档案管理安全性造成影响。此外，一些事业单位档案管理信息化建设过程中，由于部分人员安全意识不足，在进行信息浏览时出现信息泄露问题，从而给事业单位档案管理信息化建设造成阻碍[2]。

（三）档案信息管理人员专业素养低。档案信息管理人员是保证档案信息安全的重要因素，也是决定事业单位档案信息管理水平和质量的总要保障。在实际的事业单位档案管理工作中，由于档案管理工作的较为枯燥单一的特点，导致很多人都不愿意从事这一工作，造成档案管理人员上的紧缺。在进行档案人员分配和设置的过程中，人员变动频率较大，档案管理人员的专业素养较低，同时也缺乏必要的档案管理意识和观念，在进行档案管理过程中，很容易造成档案资源信息的流失和泄露，导致档案管理工作水平受到影响。

（四）档案信息管理检索效率低。在进行档案管理信息化建设过程中，档案信息检索是非常常见的档案信息管理应用方式，通常的检索方式是手工检索和计算机检索两种，这两种检索方式在检索效率上有着明显的不同。随着科学技术的不断发展，计算机检索的工作效率是得到大部分人认可的，但是在部分事业单位中，仍进行手工检索方式，对检索工作效率造成影响，从而导致档案信息管理水平难以提升[3]。

二、事业单位档案管理信息化建设问题的解决措施

（一）加强制定和规范档案信息管理制度。想要提升事业单位档案管理信息化建设水平，首先必须要加强事业单位档案信息管理制度的制定和落实。档案信息管理制度是保证档案管理信息化建设的必要前提和基础，也是为档案信息管理工作提供标准和依据。事业单位要根据相应的法规要求以及自身的实际情况，进行档案管理制度的制定，对原有的管理制度进行完善和创新，促进档案管理信息化制度的落实和发展[4]。

（二）完善事业单位档案信息化监督制度。想要确保事业单位档案管理信息化建设的顺利落实，就一定要将档案管理信息化监督制度进行完善。提升档案管理信息化建设最有效的方法就是要加强管理监督制度的制定，事业单位可以将监督管理条例进行落实，保障事业单位档案信息安全，提升员工的档案信息管理安全意识和观念，将内部监督与外部监督进行有效的结合，共同提升档案管理安全防范水平，从而使档案管理信息化建设更加安全有效[5]。

（三）合理规划事业单位档案信息化管理。在进行档案管理信息化建设过程中，事业单位还要对制定合理的档案管理规划目标，从而使整个档案管理信息化建设更加具体和高效。事业单位要结合各个部门的实际情况，制定好相应的信息化建设目标，对档案管理信息化建设进行合理的规划和落实，为档案信息化建设顺利开展提供良好的前提保障，促进事业单位档案管理信息化建设水平的提升[6]。

（四）全方位提升档案信息管理人员水平。最后，要对事业单位档案管理人员的工作能力和综合素养进行有效的提升，首先要提升档案管理人员对档案管理信息化建设的认知和了解，将档案管理信息化建设的方法进行培训和训练，使档案信息管理人员的专业技能得到提升。

总结：综上所述，在事业单位档案管理信息化建设过程中，一定要重视档案信息资源不合理、档案信息安全措施不完善、档案信息管理人员专业素养低以及档案信息管理检索效率差等问题，从而有针对性的加强档案信息管理制度的制定，完善相应的档案信息管理监督制度，提升档案信息管理工作人员的素养和水平，促进事业单位档案管理信息化的建设和发展。