浅析医院人事档案信息化管理

马颖春 江苏射阳县人民医院

人事档案管理是人事管理体系的重要内容，人事档案包含着员工的重要经历、品德作风等情况，是个人经历、德才技能、工作表现的全面体现，充分发挥档案的作用，对于人才选拔、人才培养、人才使用具有十分重要的意义。随着我国人力资源市场的逐步完善，人才的流动越加频繁，医院人事档案管理工作面对新的机遇和挑战，急切需要更新管理方式，改变管理办法，在这信息化背景下，人事档案管理也要紧跟时代脚步，以适应人们对档案的合理利用，加强医院人事档案信息化管理，对提升医院科学规范化发展具有重要的积极作用。

一、医院人事档案管理现状分析

人事档案管理一直都备受重视，目前医院在人事工作开展过程中虽然建立了各类人员档案，但是总体上还存在不少有问题，主要表现在：

1.对医院人事档案管理工作重视不够。目前，多数医院对员工人事档案管理仅限于储存保管，对于相关人事信息资源的服务意识相对淡化，重“管理”而轻“服务”，很少将档案信息转化为服务效益的推动力，在大多数情况下，医院对人事档案管理工作认识不足，就容易形成其在管理制度、管理方式、管理手段、管理理念等多个方面存在过时的问题[1]。

2.档案管理人员技能不够。在人员配置方面，医院对于既熟悉档案业务流程，又能熟练操作计算机，同时具有相关专业技能的复合人才引进不够，较多的人事档案管理工作者没有经过系统的培训和学习，缺乏档案管理工作的理论和实践，甚至有的档案员是兼职的，这些兼职的档案管理人员往往缺少一定的专业知识，通常并不具备独立做好人事档案管理工作的技能、手段，无法顺利完成医院人事档案管理建设信息化。

3.管理方式落后且不够规范。很多医院的人事档案管理仍使用传统的管理模式，管理人员手工收集、整理，工作量大、效率低、费时费力，有的资料都没有及时归档，资料的收集、审核也存在着标准不严、把关不严。档案在流转过程中缺乏严格的流程，没有相关的签收制度，而且纸质档案经常反复翻阅、拆装，容易造成资料的丢失及损坏，在档案管理或查询过程中也容易给有些人有机可乘，对其档案信息进行涂改、造假，落后的管理模式不仅影响工作成效，而且阻碍人事档案管理的信息化建设。

4.信息化建设投入不足。当前我国各级部门尚未形成重视医院人事档案管理信息化建设的良好环境，信息化建设管理能力还需提高，相关工作管理人员的信息化水平有待加强。大部分医院信息管理系统建设基本完成，但人事档案管理系统组建不健全，仅借助于计算机来进行简单的初级管理，就我院而言，软件组建与硬件配置差距很大，人事档案管理还仅在信息报表的统计方面，没有实现信息共享，信息化建设流于形式。

二、医院人事档案管理信息化建设的对策

人事档案管理信息化至关重要，是医院实现自动化、标准化办公的条件之一，为了更好地提升医院人事档案管理水平，更好地实现规范化、科学化，提出如下对策。

1.树立信息化发展意识。顺利实施人事档案信息化管理，必须得到有关部门和领导高度重视，确立人事档案信息化的紧迫感，要加大宣传力度，让领导充分认识到人事档案管理信息化对人才队伍建设的重要性，摆脱传统人事档案管理方式，转变观念，正确地认识医院档案管理工作，是加强人事档案信息化建设的保证。同时，档案管理人员也要增强责任心与使命感，树立人事档案管理信息化理念，变传统的被动服务为主动服务。

2.提高档案管理人员职业素养。人事档案管理具有很强的政治性和政策性，是一项对专业能力要求很高的工作，也是保障医院持续稳定发展的重要工作内容[2]，重视信息化人才的培养，是医院人事档案信息化管理的重要内容，才能使档案信息化建设朝着符合正确的方向健康发展，医院在招聘人事档案管理工作人员时，要把计算机应用技术作为录取的标准，医院领导应积极对人事档案管理人员进行培训教育，促进档案管理人员专业技能和职业素养的提升，人事档案管理人员自我也应认真学习，在实践中通过不断学习提升自己，还要加强人事档案管理人员的服务理念，改进服务方略，规范服务程序，优化服务效率，提供更加细致、周到的服务。

3.建立健全档案信息化管理体系。实现医院人事档案信息化是一项系统工程，目前关于人事档案信息化的法律、制度相对空白，需要完善档案管理制度，统一规划，建立统一技术标准，对于档案信息化内容、流程等做出科学、细致的规范，在开展医院人事档案信息化管理工作时，必须制定符合医院人事档案管理需求的流程制度，结合自身实际情况完善和调整，严格按制度进行资料的收集、整理和保存，只有具备健全的制度以及技术标准，才能真正为人事档案管理信息化提供切实可行的保证。

4.保证信息化建设的投入。对硬件配置的投入是确保医院人事档案管理信息化的前提条件，档案用房的建设要符合规范，以确保工作正常运行，配备计算机，提高人事档案网络的应用范围，建立和完善内部网络，引进综合办公系统，开发人事档案信息管理系统等，同时做好信息系统的维护更新和防护安全，提高系统的安全性，在加大资金投入的同时，也要加强所投资金的分配、使用和监管，最大限度地满足医院人事档案管理信息化发展的需要。

结语：人事档案管理信息化是人事档案工作推进的必由之路，引入先进管理技术，提升档案管理水平，在医疗体制深化改革的背景下，医院人事档案管理应不断加大信息化的建设，为人才开发、利用提供有效保障，提高人事档案工作效率，促进人事档案管理迈上新台阶，以最大化地开发利用人事档案信息，更好地服务于医院的改革发展大计。