信息技术背景下高校信息共享对工作协同的影响

汪沉沉

摘 要：随着信息技术的快速发展和应用，为学校信息化管理提供了条件，信息化管理越来越普遍，在多方面提高了学校的管理效率。本文主要从教学事务、教师事务以及学生事务三个方面部分工作进行分析信息共享对工作协同的影响。

关键词：信息技术;信息共享;工作协同;影响

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》明确指出：“要加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、规范化。”抢占教育发展的制高点，以信息化促进学校管理的现代化，提升办学水平，是将学校做精做强的最佳选择和必由之路。随着信息技术的迅速发展和在学校的使用，有效的加强高校信息化建设实现各部门信息共享，促进工作协同。

随着社会的不断发展学校各方面的管理事务越来越多，也越来越复杂，这对工作效率的要求越来越高。教学事务、学生事务、教师事务是学校非常重要的事务，为了提高了工作办事效率，现在学校通过合理使用信息技术实现信息共享，有效提高了工作效率。

一、教学事务方面

教学事务主要是学校最基础保障教学运行的工作，各部门和院（部）之间通过信息技术实现信息共享，可以有效地促进学校管理工作的协调，提高管理工作效率，为学校教学运行工作的顺利开展提供保障。

（一）教学安排

教务系统是学校教学安排工作的主要信息共享平台。在教务系统中进行教学任务分配、排课、教师安排、教室安排、调课等教学安排。教务处根据系统已有的培养方案在系统中完成各教学班的配课，院（部）可以及时在系统平台上查到所属院（部）需要安排的课程，并进行教学任务安排，然后将相应的上课教师的信息录入系统平台，教师有特殊情况者可备注说明，排课负责教师根据系统平台中教师上课相关信息进行合理的安排排课，排课中遇到冲突或问题系统会给予提醒，便于及时解决排课问题。完成排课后系统可直接生成教师课表、学生课表、班级课表、教室课表等课表，院（部）的教师和学生可以通过平台查看教学时间、地点等情况，也可根据所需信息查找不同主题课表。通过这种信息技术系统平台，可以有效地促进教学安排信息共享，提高排课等工作效率，并可以在平台上查到工作过程及相关信息。

对于调课，教师在系统进行申报，教师在填写时系统会主动提醒教师学生冲突率，当冲突率过于一定比例，教师将无法申请调课，这样有效的减少对学生的影响。院（部）领导通过系统审核教师调课，审批结果系统直接报到教务处，再由教务处进行审核。整个调课申请、审批、上报、汇总等过程都在系统平台进行，这使整个调课过程都能够共享，并有效地实施。

（二）考试安排

考试是教学活动很重要的一个环节，是检查学生学习效果的一种重要的方式。所有课程在平台可以查到，教务处和学院根据课程考试要求安排统一考试和课堂随考，学校的教师和学生可以方便的通过教务系统考试模块查到考试的具体信息，并按时参加考试。另外，印刷部门可以通过系统看到我们的印刷试卷的要求，根据课程考试的需要合理安排影印试卷。考试后的成绩录入、公布等通过平台完成，教师和学生都可以通过系统平台查看成绩，这使考试有序高效的完成。

（三）设备软件

无论是多媒体教室，还是专业实验室、语音室的设备软件都需要信息部门的安装、调试、维护。教师可以根据教学内容要求将这些教室的设备软件的需求、安装、维护等情况通过系统平台报到信息部门，信息部门可以查看到院（部）教师对设备软件的需求，并及时完成相关工作，这样可以有效地实现教室设备软件部门信息共享，促进工作协同，使教学可以顺利的开展。

二、教师事务方面

教师是开展教学活动的主要实施者，教师的相关信息是学校学院和很多部门都需要了解和使用，人事处是主要负责记录教师的录取、续约、离校、考核情况等方面事宜的主要部门，而学院和职能部门负责安排教师的主要工作，也是教师的具体归属，其他部门也需要为教师提供各项服务和管理，因此教师信息的及时更新和共享，非常有益于关于教师的相关工作的开展和高效完成。

人事处、教师所在学院和部门将教师的相关信息通过系统平台共享，其他学院（部门）可以从系统直接查找教师相关信息。根据教师的情况，教务处和院（部）可以安排教学活动，查看教师考核情况;工会可以发放福利或组织活动;信息部门及时设置或撤销教师账号;学工处可以合理分配辅导员;财务处可以及时发放教师工资，学院和人事处可以安排培训等多方面工作。若教师信息有所更新，相关部门在系统平台及时更新，学院（部门）可以根据教师状态做出及时调整，提高工作效率。

另外，科研处将教师的科研情况上报系统平台，相关院（部）及部门可以了解教师的科研成果，用于教师考核、培训等工作参考指数。教师事务通过信息技术实现部门信息共享，促进了相关院（部）和部门对于教师事务的工作协同，提高了工作效率和准确度。

三、学生事务方面

（一）新生入学

新生入学工作很复杂，例如迎新流程的制定和发布、数据的准备、宿舍的安排、网上注册、学生证制作、一卡通的办理等，这需要各个部门及院（部）配合实施，而学生信息共享的实现可以促进各项工作的顺利高效的完成。

招生部门和学工处将新生入学安排发布到系统平台，相关人员将根据自己的职责做好准备;后勤部将学生宿舍安排情况发布到系统平台，负责教师可以安排学生到指定的宿舍，使学生可以及时的找到宿舍;招生部门将报到的学生数据及信息上传系统平台，教务处根据这些信息完成学生网上注册并制定学生证，后勤部门根据学生数据办理一卡通，及时发放给学生。信息技术支持下的学生信息共享可以有效地促进工作协同，提高工作效率。

（二）学籍管理

學籍管理主要是对学生在校、休学、复学、退学、转专业、转学、毕业、结业等情况的管理。教务处和学院对学生的学籍异动情况及时上传系统平台，学院（部门）可以通过系统平台及时查找和了解学生学籍情况，有助于学院（部门）相关学生工作的顺利开展。根据学生的学籍异动情况，教务处准确安排课程开班数，设置课程班计划人数;后勤部可以了解学生人数、性别等情况，合理安排和调整宿舍;学工处可以及时的对学生档案进行分类管理;财务处可以准确统计学生交纳学费、住宿费、学杂费的情况，将转专业、退学、毕业的学生各项费用及时结算或转换;就业办可以根据毕业生情况开展就业相关活动，统计就业情况;学院可以高校的统计学生的入学率、毕业率、就业率等情况，有效的辅助其他学生工作的开展。

学生事务方方面面，通过信息技术实现信息共享，为学生的学习、生活等多方面进行有效安排和帮助，提高学生的满意度。

四、结束语

学校通过信息技术实现了一定程度的信息工作，相对于当今社会的信息化发展程度仍有极大的差距，因此高校需要加紧推进信息资源建设和共享，构建开放、合作、共享、共赢的高校信息管理新模式，加大基础建设的投入，为信息共享提供人、财、物的支持，提高建设队伍技术水平，及时解决信息共享出现的技术问题，整合信息资源，丰富共享内容，搭建完备的信息安全体系，维护共享环境。

信息共享是一个不断增加的活动，也可以说信息资源通过共享不仅没有降低其自身的价值，相反还可能将其本身的价值不断增加。通过信息技术搭建各职能部门及院（部）管理系统之间的桥梁，可以促进实现学校内部跨部门信息共享，充分利用和发挥信息资源的价值，实现有序、科学的信息管理和事务决策，有效的帮助学校提高管理工作的效率和准确度。

参考文献：

[1]罗艳丽. 高校档案信息资源共享模式初探[J]. 兰台内外，2018（11）.

[2]黄盛军. 高校信息资源共建共享管理机制研究[J]. 湖南第一师范学院学报，2019（2）.

[3]杨立荣. 基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J]. 兰台内外，2018（10）.

[4]吴建平. 略谈高校档案管理中信息资源共享模式的构建途径[J]. 信息工作，2018（12）.

[5]陈若乒. 高等学校信息共享空间的组织结构及其构建策略探讨[J]. 图书馆工作者研究，2012（4）.