浅谈如何在施工企业开展档案工作

施成荫

【摘要】随着国家经济的迅速发展，越来越多的施工企业意识到档案管理已成为企业管理体系中的重要组成部分。本文从施工企业档案工作现存问题出发，对如何开展档案工作提出一些对策。

【关键词】企业;档案管理;对策

一、概论

随着经济的迅速发展，各类国家大型工程项目纷纷上马，越来越多的施工企业正积极参与全球经济一体化的进程，意识到档案管理已经成为现代企业管理体系中非常重要的组成部分。是对企业生产经营活动的原始记录进行保存和管理，在企业日常工作的开展和基础建设等方面有着非常重要的指导作用：能够帮助施工企业对多市场进行动态分析，获取更多的市场情报和信息，及时调整和改变今后的发展区域，促进和推动企业的发展进程。目前各大施工企业为有效提高企业工作效率，企业档案信息化成为了档案发展的必然趋势。但在施工企业实际开展档案管理过程中，仍然存在一些问题，因此在企业内开展档案管理工作仍面临着诸多机遇和挑战。

二、施工企业档案管理的现状和存在的问题

（一）关注度不够，导致工作被边缘化。施工企业之间为了提升自身的优势，会将主要的精力放在生产和经营等方面，从而忽视档案管理对于企业发展的重要性。一些档案意识较好的施工企业想在社会上招聘好的档案人员较难：从事这项工作的人员本身较少，在待遇不提高的情况下，一般不太愿意离开原工作单位。有些企业设置了档案管理岗位但待遇偏低，发展空间受局限，不受重视，不能让档案人员稳定下来，人员流失严重。有些档案意识薄弱的施工企业甚至没有设置专职档案人员，直接让办公室的其他人员兼职代管，直接导致档案工作边缘化。

（二）工程面广，人员流动性大。施工企业点多面广，人员流动大，施工工期长等工程项目中的问题逐渐显露，在一定程度上增加了档案管理的工作量和工作难度。企业出于经济利益和受工期条款约束等原因，迫使施工企业只注重对项目的建设，对档案的收集和整理工作不能协调开展，拖延、滞后现象严重，工程项目完工后，人员调去另一个新项目工作许久，档案依旧长时间搁置不能收集归档，造成了企业对信息资源的管理受到很大的制约，难以总结改进现有技术，也无法科学评估与提高现有施工技术能力和管理能力。

（三）档案意识不强，造成档案缺失。1.在施工企业，有部分员工出于对自身便利程度来考虑，并决定档案的存放，认为自己产生的档案留在手里使用起来更方便，想避免归档。这样做的后果更多体现为人员调动导致的人走档案散的现象。另有一些员工认为在档案归档前的整理工作繁复且吃力不讨好，不愿意在部门内开展这项工作，并通过撤离到新的项目工作岗位的方式来逃避档案归档工作，也导致很大一部分档案在产生过程中就已经散失。2.有些施工企业的领导认为档案管理只是仓库保管，档案室的成立只是为了存放资料，在招聘时对人员本身并不要求具备档案专业知识，在之后的工作中，这些档案人员不能很好地开展档案归档整理，造成档案内容存在缺失、错误的情况;有些企业则是安排办公室的其他人员来管理档案，由于身兼数职，使得这些人员很难将更多的时间和精力投入到档案管理工作中，长此以往，很多尚未被归档的资料逐渐发生了缺少、失真等现象，难以在工程项目管理中起凭证与依据的作用。

（四）硬性条件欠缺。随着信息技术的发展和壮大，企业档案管理模式也逐渐向信息化时代靠拢。一部分人员从事档案工作多年，纸质档案管理的知识和技能扎实，但是对于数字化和电子档案管理业务不熟练，缺乏对档案信息化的管理能力，同时存在畏难心理，不愿意接受、学习新技能，造成很多施工企业的档案管理还停留在手工操作阶段，远远应对不了新的工作需要。有的施工企业档案意识是有的，临时抽调了一批非专业人员来操作档案系统，他们没有系统学习过档案管理理念，仅仅会操作电脑就肩负起企业档案工作，大刀阔斧整理后产生的后果与损失难以估计，导致档案工作管理缺失。

（五）信息资源的整合与安全。企业档案信息是企业把握发展机遇，提高核心竞争力的重要无形资产，企业内部的档案实体与信息安全已经显得尤为重要。目前很多施工企业的档案分散在基层，如何打破信息孤岛，是对档案工作者提出的新要求。此外，为了解决远程档案借阅问题，如何充分利用现代化的档案管理手段方便快捷地为利用者提供服务，是档案工作者们需要考虑的问题。同时由于档案信息资源通过网络借阅使得档案借阅后的信息扩散具有不可控性，档案人员的安全意识如不提升，档案将面临信息泄露等风险。

三、施工企业档案管理工作开展的对策

施工企业想在竞争激烈的市场环境中保持自身优势，可以充分利用档案资源为企业的进一步发展提供相应的决策依据。为此，施工企业在开展档案工作时应该优先考虑以下几个方面。

（一）争取支持是最重要的环节。在企业中得到领导的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作更是如此。领导对档案工作的认知程度决定着档案工作的发展。许多领导意识上知道档案的重要性，但是缺乏对档案实际工作内容的了解途径，这时就需要档案人员在领导布置具体工作后，发挥自身专业特长，在适时向领导反馈工作进展时将涉及的档案相关法律法规内容融入汇报材料，遇到一些需要协调的问题时把有关的文件、材料作为参考一并交给领导，让领导知道档案工作的重要性和工作难度是十分有必要的，通过这种潜移默化让领导切实感受到档案带来的工作便利，对提高档案工作的关注度有很好的促进作用。争取领导更多的重视，为档案工作营造良好的外部环境，归档工作在开展过程中会更顺利。

（二）建立健全企业规章制度。档案的缺失从一定层面上来说，是因为企业制度不健全造成的，没有制度的约束，在现今项目分散的情况下，单纯依靠档案人員上门收集很难满足档案完整性要求，最终导致其失去了应有的利用价值。档案人员应结合施工企业实际情况，制订出一套适应本身需求的完整、健全的档案管理规章制度，对工作进行指导和规范，确保档案管理工作开展有法可依，有章可循，改变“不想交，不愿交，不全交”现象。文件拟定过程中，多征求档案产生各部门、各项目的实际需求并在完成文件初稿后下发征集意见，使文件更具可操作性。在正式文件下发后，定期对归档情况进行监督检查，确保各项工作贯彻落实到位。考虑到施工企业项目一般投资规模较大，施工周期长的特点，可以在项目建设初期就依据企业制定的规范性文件，指明专人对档案资料进行负责，并明确其在工作中的责任与相关人员的互相分工。当发生人员变动时，档案部门要积极监督双方做好交接管理工作，避免由于人员调动带来的资料缺失情况。

（三）加强自身学习与深入开展业务指导。1.企业档案人员自身水平的高低直接对企业档案工作质量造成影响。首先，需要加强档案管理人员的思想教育培训，让档案管理人员意识到档案工作的重要性，将“认真负责，耐心细致”的职业态度融入工作中。其次，需要档案管理人员熟练掌握档案工作的各个环节操作流程等专业知识，不断提高业务素质。为适应企业对档案信息化建设和企业发展的需要，档案人员不仅需要懂得如何收集档案，而且是操作各种现代化设备的复合型人才。有条件的企业可组织档案人员多参与社会团体的各类继续教育和讲座，掌握档案工作的最新动态和工作方向，也可安排档案人员去档案管理优秀的企业学习交流，改善工作方法，提高档案管理的工作效率，在今后的档案管理工作中学以致用。2.提高企业全员的档案意识是做好档案工作的重要组成部分。档案收集工作有很大一部分来源于各业务部门及项目部累积下来的资料。加强档案资料的收集归档指导工作在信息高度发达的今天，已不再受到空间和时间层面的限制。为了日常工作顺利开展，方便与业务部门和项目部沟通、交流为前提，档案部门可在企业内部建立档案信息网络。积极保持与这些专兼职档案人员的互动可以及时发现工作中存在的问题，方便需要时直接与档案部门联系开展实时交流工作。同时，档案工作人员要从档案室走出来，到基层去开展送教上门式的业务指导，帮助基层解决操作上的问题。在指导的过程中，为业务部门理清思路，制订出需在工作中完成的要点并加以固化，形成标准，切实做到应收尽收，应归尽归，确保档案资料齐全完整，归档的质量就能进一步提高。

（四）紧跟信息工作步伐，做好档案信息安全、共享。档案管理信息化不仅以操作便捷为目标，更加注重对档案信息的深入挖掘，利用企业内部建立起的局域网，通过信息化技术能更加科学、系统地开发利用其以往的档案资源。把过去单一管理档案的档案室扩展为“企业档案信息中心”，形成一个信息联合体，将档案资源从企业各个部门各自为营的局面中走出来，构建完整的信息共享系统，实现资源互补，提升档案的利用率。企业应积极引入信息技术，坚持与时俱进，借助网络技术建立档案管理系统，充分实现电子化，减少人为主观因素造成的失误，让档案管理实现质的飞跃。技术的加入提高了档案管理人员的工作效率和工作手段，让管理变得更为快捷和方便。在信息技术不断进步的背景下，档案资料的保密工作在建立健全档案信息安全存储之初已成为企业档案管理中急需做好的部分。存储的重要信息尽可能挂接在内网上，为了保证企业档案管理系统的使用安全，需要在计算机网络中使用必要的杀毒软件，并对信息数据库进行定时的备份和维护，加大用户访问的安全验证，以此来保证信息化企业档案管理的安全。

（五）提高利用率，挖掘档案的使用价值。1.档案资源说到底是其所具有的使用价值，当使用价值被凸显出来时，才会将它推向一个新的高度。档案管理人员不能继续停留在管好现有档案的基础上，改变重藏轻用，提高利用率，让档案的价值达到最大化是档案工作者们的工作目标。2.有效吸引档案潜在利用者进而提高利用率，需要档案管理人员树立宣传意识和服务意识。笔者认为档案人员可以每年的普法工作及国际档案日的主题活动为契机，组织形式多样、内容实用的活动来宣传企业档案工作。同时要善于应用各种途径，由传统的走进档案室变为档案室主动提供信息，利用企业的各种渠道展示档案成果，不定时发布对企业发展有价值、员工密切关注的参考信息，使档案工作从单一的信息收存者转变为企业信息资源的提供者。在接待借阅的过程中，为档案利用者提供热情、周到的服务，坚持一切为用户的原则，千方百计满足利用者的需求。有了服务意识，缓和归档业务部门的抵触情绪，放心将档案移交到档案室。

四、结语

档案是企业全体员工集体智慧的结晶，是劳动成果的集中展现，不仅凝聚了昨天的经验与教训，也是走向明天成功的扶手。在信息化高速发展的今天，如果说企业的建立如同高楼拔地而起，那档案工作则是高楼最坚实的基础。随着档案管理观念的更新，档案逐渐控制着企业发展命脉，企业档案管理人员也应与时俱进，将档案工作做扎实，成为国有企业的无形财富。为企业决策提供科学依据，更好地為企业发展服务。

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