建筑工程竣工档案移交不及时问题探讨

林萍

[摘 要] 在目前建筑工程档案管理中，竣工档案的移交至关重要。竣工档案正常移交才能够完成建筑工程档案的归档工作，保证建筑工程档案达到完整性标准。但是从目前竣工档案的移交情况看，竣工档案移交不及时的问题较为突出，影响了建筑工程档案管理工作的开展，对建筑工程档案的归档产生了较大影响，不利于档案的快速归档，对档案的完整性产生了较大影响。因此，应当立足建筑工程档案管理实际，制定有效的管理措施，解决竣工档案移交不及时的问题。

[关键词] 建筑工程 档案管理 竣工档案移交

中图分类号：G275.9 文献标志码：A

从建筑工程档案管理来看，竣工档案移交是重要的管理程序，竣工档案资料只有按程序移交，并在规定时间内完成移交和归档，才能够满足建筑工程档案管理的实际需要，解决建筑工程档案管理中存在的问题，提高建筑工程档案管理的有效性。但是从目前竣工档案的移交管理来看，还存在一定的问题，特别是在移交及时性方面存在较大问题，影响了建筑工程档案的归档。因此，应当根据竣工档案管理的实际情况制定针对性解决策略，保证建筑工程档案管理难度得到降低，以满足建筑工程档案管理需要。

一、建筑工程档案管理中，应建立竣工档案管理制度

（一）细化竣工档案管理规定

对于建筑工程档案管理而言，竣工档案的归档是整个建筑工程档案的重要环节，也是提高档案管理质量的关键，在竣工档案移交过程中，既要满足竣工档案的全面性，同时也要保证竣工档案的及时性，做到及时移交，按规定移交，避免竣工档案移交延误。为了解决这一问题，需要在建筑工程档案管理制度上对竣工档案管理的内容进行细化，对竣工档案的移交时间、移交明细、移交内容作出详细的规定。从档案管理制度方面规范竣工档案的管理行为，提高竣工档案管理的有效性，只有通过细化竣工档案管理规定，才能够保证竣工档案管理达到预期目标，提高竣工档案管理的及时性。因此，明确竣工档案管理的规定，能够提高竣工档案管理效果，能够为建筑工程档案管理提供有力的手段支持。所以，细化竣工档案管理规定能够提高档案管理的有效性[1]。

（二）规范竣工档案管理行为

竣工档案在管理中会受到多种因素的影响，大部分的建设项目在实施评估、初步设计及竣工验收阶段大多是设计人员参加，该类人员缺乏相应的档案管理经验，而这些阶段形成的文件资料大多较为重要，因此，需要明确相关岗位人员的职责并加强管理岗位人手，使竣工资料的形成与积累工作能够有效进行，这样才能保证竣工资料及时归档。另外，由于对档案工作不重视，往往建设工程已竣工很长时间，工程档案却一直不能按规定移交，或者出现重要的工程文件不全，并出现遗失、损坏等问题。因此，为了提高竣工档案移交的及时性，应当对竣工档案的管理行为进行明确规定，并采取细化措施，使竣工档案管理行为能够在标准规范的要求下得以有效开展，提高竣工档案管理的整体效果，满足竣工档案管理的实际需要。通过提高竣工档案管理行为的规范性，能够使竣工档案在管理中做到档案内容的全面性，按照竣工档案的移交时间准时移交，避免竣工档案移交延误影响档案管理的实效性。因此，通过规范竣工档案管理行为，能够使竣工档案在管理中按照规范管理，使竣工档案管理在实施过程中能够满足规范性要求，能够在管理的准确性方面达标。

二、建筑工程档案管理中，应明确竣工档案移交时间节点

（一）对竣工档案移交时间做出明确规定

在建筑工程档案管理中，应对竣工档案的移交时间作出明确规定。之所以存在竣工档案移交延误的情况，主要的原因是在竣工档案移交时间方面没有明确规定，导致施工单位在提交竣工档案的过程中，没有明确的时间节点观念，影响竣工档案的准时移交。结合建筑工程档案管理实际，竣工档案在移交过程中能够按照规定的时间节点提交竣工档案资料，但在提交过程中存在提交顺序混乱、提交时间观念不强以及延误的情况。因此，对竣工档案移交时间作出明确的规定，能够提高竣工档案移交的及时性，应当将时间规定写入竣工档案的管理制度中，形成制度化和规范化，指导竣工档案的管理，通过竣工档案移交时间的明确规定，能够确保竣工档案在规定时间范围之内准时移交，避免竣工档案在移交时间方面出现延误，影响档案资料的整体归档[2]。

（二）细化竣工档案移交时间节点

在竣工档案移交时间上应当将时间节点进行细化，对竣工档案移交工作作出详细的规定。考虑到竣工档案的特点以及竣工档案内容的特殊性，只有对竣工档案移交的时间节点进行细化，才能提高竣工档案归档的及时性和有效性，确保竣工档案在移交过程中资料准确、时间提前、不发生遗漏。考虑到档案管理过程中的实际情况，在档案管理中，对于竣工档案移交时间节点的规定，应当充分考虑竣工档案的审核特点和施工单位在竣工档案整理过程中的具体情况，根据竣工档案的内容和竣工档案的审核周期，合理规定竣工档案移交时间节点，确保竣工档案在审核完毕之后，能够第一时间进行移交，解决竣工档案移交中存在的时间不明确和移交延误的问题。因此，明确竣工移交时间节点，对提高竣工档案的移交及时性具有重要作用[3]。

三、建筑工程档案管理中，应采取竣工档案移交延误惩罚

（一）对竣工档案移交工作实行奖罚机制

为了提高竣工档案移交的及时性，在建筑工程档案管理中，应制定工程档案归档的奖罚制度，调动工程技术人员及档案人员的工作积极性，坚决执行归档制度，做到有章可循，将工程项目归档资料的形成、积累和整理纳入工程技术人员和档案管理人员的职责范围，对归档工作做得好的有关人员给予适当的表扬和奖励；对于恶意造成竣工档案在移交过程中存在时间延误和内容不全的情况，应当对项目科室进行处罚，建立竣工档案移交时间延误延迟滞纳金制度，对于没有按照规定时间及时移交竣工档案的项目科室，应当视延误的时间和造成的影响情况进行处罚，对处罚的金额作出规定，对于项目科室不能够按照建筑工程档案管理的要求及时移交竣工档案，造成建筑工程档案不能够及时归档，影响档案管理工作实效性的，可以制定强有力的处罚管理措施，如年底扣除部分钱款或者不能参加本年度的评先活动等，通过对项目科室的处罚以及处罚规定的建立和完善，规范竣工档案移交工作，使竣工档案在移交中能够达到预期目标，提高竣工档案的移交有效性。

（二）强化对竣工档案延误的管理

竣工档案如果不能正常移交，造成移交延误，最直接的后果是影响建筑工程档案的归档工作，对整个建筑工程档案的管理会造成较大的影响。为了强化对竣工档案移交的管理，应当对竣工档案延误问题进行有针对性的解决，制定并出台包括竣工档案移交延误处罚以及延误赔偿等相关管理制度，使竣工档案的延误得到有效避免，提高竣工档案管理的有效性，通过出台具体的管理措施，能够使竣工档案在移交过程中，按照规定的内容、种类、时间及时移交，提高竣工档案移交的全面性和有效性，保证竣工档案的移交速度能够达到规定要求，同时，还要提高竣工档案在移交过程中的及时性和全面性，避免竣工档案移交不及时，以及竣工档案移交种类不全，造成建筑工程档案管理受到影响。因此，做好竣工档案移交的管理，对于提高竣工档案管理工作效果具有重要意义。

四、结语

通过对建筑工程档案管理工作的分析和了解，竣工档案的移交及时性关系到建筑工程档案管理的整体效果和实效性，只有对竣工档案移交工作做出明确的规定，并采取有针对性的管理措施，才能够提高竣工档案移交的及时性和准确性，保证建筑工程档案能够做到及时归档、及时整理，提高建筑工程档案管理的规范性。因此，对竣工档案移交工作进行详细的规定和管理，对于提高建筑工程档案管理工作质量具有重要作用。只有加强对竣工档案移交时间的控制，才能保证竣工档案在管理中能够达到预期目标，提高竣工檔案管理的整体效果。

参考文献

[1]李美玲.基于网络环境下完善档案管理工作[J].经贸实践，2015（08）：12-13.

[2]张宝珍.从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制[J].机电兵船档案，2009（02）：78-79.

[3]柴雪洁.以集团公司资质中标项目竣工资料归档方式的思考[J].今日科苑，2009（02）：56-57.