高校新校区建设档案归档及利用管理

[摘 要] 高校新校区建设规模和投资金额大，建设周期长，参与新校区建设单位众多，在建设过程中形成大量的、种类繁杂的文件材料。本文对高校新校区建设档案管理存在的问题进行了深入分析，提出了如何做好新校区建设档案归档及利用管理的举措。

[关键词] 新校区;建设档案;归档;利用

[作者简介] 周勤瑾（1980—），女，江苏南通人，学士，助理研究员，三江学院校（党）办档案室主任，研究方向为档案管理。

[中图分类号] G647    [文献标识码] A    [文章编号] 1674-9324（2020）30-0024-02    [收稿日期] 2019-09-12

新校区建设档案是新校区整个建设过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等原始材料，既是工程建设竣工验收、交付使用的必要材料，也是新校区建成交付使用后维修等工作的重要依据和凭证。三江学院因自身发展的需要准备整体搬迁至江宁经济技术开发区江苏软件园内新建校区办学，目前，已完成新校区建设工程总体规划设计[1]。高校新校区建设规模大，投资金额大，建设项目多，建设周期长。参与新校区建设单位众多，建设过程中形成大量的、种类繁杂的文件材料，如何完成这些文件材料的收集归档并做好这些文件材料的利用工作，是项目建设管理负责人、各参建单位管理者、档案工作者的重要职责。因此，做好新校区建设档案归档及利用管理显得尤为重要。

一、新校区建设档案管理存在的问题

（一）文件材料来源数量大、种类多，收集困难

新校区建设所产生的文件材料具有复杂多样性和广泛性，所涉及的单位、人员众多，而且是一个动态的过程，因此，新校区建设文件材料的收集是一项复杂和难度较大的工作。有些材料在整个建设过程中会被多次反复利用，掌握这些材料的项目负责人为了方便使用，不会及时将材料移交给学校档案管理部门，甚至会出现拖延不移交的情况。由于种种原因，给新校区建设档案的收集带来很大的困难。

（二）档案意识薄弱，档案人员和经费配备不足

我院的经费来源比较单一，主要依靠收取学生的学费，为了学校的可持续发展，学校会用较少的人员办较多的事情，岗位设置和人员使用上是一人多岗、一岗多职。

在新校区建设项目管理过程中，分管新校区建设的领导都重视建设项目的进度、质量、安全等工作，而忽视对建设档案管理工作的领导。新校区建设档案在整理归档前一般是由建设部门负责保管，而负责保管的人员多为兼职档案员，还有其他事务性工作要做，容易忽视新校区建设档案的收集、保管，同时也缺乏专业的档案业务知识和经验，使新校区建设档案的归档质量无法得到保证。

（三）新校区建设档案管理制度缺乏

我院的新校区建设项目目前即将进入施工图设计阶段，但是学院领导没有同步布置建设档案管理工作。新校区建设档案收集、整理、保管、利用的制度均未制定，档案工作没有制度保障。

二、新校区建设档案管理的举措

（一）建立并完善新校区建设档案管理制度

制度是保障档案管理工作高质量完成的基石。要做好新校区建设档案的管理工作，在新校区建设项目立项之初就应该根据有关法律法规，[2]按照统一领导、分级管理的原则，遵循档案自然形成规律，制定一系列行之有效的适合本校实际情况的管理制度。

（1）制定新校区建设档案收集、整理、归档的统一标准。通过制定《新校区建设档案分类方案》《新校区建设档案归档范围及保管期限》《新校区建设档案编制与整理规则》等制度，对新校区建设档案的整理标准、归档范围、保管期限等都作出详细的规定，并以发文的形式发布至各相关单位及建设单位，使各相关部门及建设单位按照统一标准进行档案的收集整理，为新校区建设档案的归档质量夯实基础。（2）明确新校区建设档案的管理要求。通过制定《新校区建设档案管理实施细则》《新校区建设档案员岗位职责及奖惩》《新校区建设档案验收程序和方法》等制度来明确学校对新校区建设档案工作的统一管理，对参建单位进行有效的监督与指导，确保档案管理工作与工程建设项目同步进行;明确新校区建设办和档案管理部门在档案管理工作中的责任，要求新校区建设档案员跟进建设工程项目的进度，督促各参建单位及时将已完成的建设档案收集整理预立卷;明确与参建单位签订合同、协议时必须设立专门条款，确定建设、监理、施工等参建单位的工程项目管理人员及档案员在建设档案收集归档过程中各自應负的责任及奖惩;明确在建设项目验收阶段同时对建设档案进行验收，确定具体的建设档案验收程序和方法。

（二）明确新校区建设档案的归档流程

新校区建设时间长，如果等到整个建设工程完成后再进行档案归档，就会出现档案损坏或缺失，从而影响档案归档的质量。要做好档案归档工作，就要明确档案的归档流程。在归档流程中最重要的是对校内相关部门和各参建单位提出归档要求，即必须在建设项目每一个阶段结束后，及时向学校档案管理部门整理移交该阶段形成的文件材料，这样就能及时查验该阶段档案是否完整，进行查漏补缺。

（1）新校区建设前期准备阶段。新校区建设办档案员在建设项目前期准备阶段结束后，应及时收集整理该阶段产生的文件材料，并移交学校档案管理部门。（2）新校区建设工程施工阶段。新校区建设办及学校档案管理部门档案员在施工阶段应深入现场了解施工进度，并督促项目建设施工单位档案员在每一个子项目结束后，及时向学校档案管理部门整理移交该子项目施工期间形成的文件材料。比如在地基与基桩项目完成后，项目施工单位档案员及时收集整理地基与基桩施工文件材料后移交学校档案管理部门。（3）新校区建设工程竣工验收阶段。学校项目负责人、学校档案管理部门及新校区建设办档案员应及时与监理单位和施工单位档案员对接，重点对工程竣工报告、工程质量竣工验收记录、竣工图纸等竣工验收文件进行认真细致的审验，确保竣工验收文件材料的规范、完整。

三、做好新校区建设档案的利用工作

（一）新校区建设过程中的档案利用

新校区建设前期综合性文件在整个建设过程中会被多次重复利用，很容易出现损坏、缺失，为档案工作带来不可估量的损失。为此，在实际工作中，最直接有效的办法就是将原件保存起来，提供复制件进行查阅利用。比如对建设过程中需要经常用到的立项批文、总体规划、合同协议等档案建立相应的复制件卷宗，既能保证快速便捷地查阅、复印，又能保证档案的安全。

在建设过程中不可避免地会出现需要借用原件的情况，怎样才能保证原件能有借有还。首先，要在新校区建设档案查借阅制度中规定借阅人必须填写档案查借阅申请表，申请表中需借阅单位负责人签字同意，对造成档案损坏的借阅人员进行严厉的处罚。其次，要在查借阅制度中规定档案工作人员必须详细记录借阅单位、借阅人员、借阅文件材料名称、借阅用途、借阅时间、拟归还时间等。通过制度的严格实施来保证借出档案的安全。

（二）新校区建设完成后的档案利用

新校区建设完成后，为了能更高效地提供档案利用，可以对档案进行信息化管理，除了将档案案卷目录、文件目录录入档案管理系统外，还要对档案及时进行数字化，将纸质原始档案进行扫描成图保存至档案管理系统中。比如建设档案中的竣工图，由于幅面大，普通的复印机无法进行复制，在利用中档案部门也无法提供复印件，只能提供原件进行查借阅。如对竣工图进行扫描，使用扫描件就能減少竣工图在查借阅过程中受到的磨损，又便于利用。

本文的研究目的主要是为了把新校区建设过程中形成的文件材料完整、正确地收集归档，并进行科学分类、系统整理后便于计算机管理和档案的数字化处理，为档案的利用提供可靠依据。在实施过程中还会有不尽如人意的地方，我们将不断调整和完善。

参考文献

[1]秦红.浅谈高校新校区基建档案收集的难点和对策[J].大众科技，2016（12）：105-106.

[2]董瑞芬.试论高校基建档案的特点与管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009（1）：86-88.

Research on Archiving and Utilization Management of Archives of New Campuses Construction in Colleges and Universities

ZHOU Qin-jin

（Sanjiang College，Nanjing，Jiangsu 210012，China）

Abstract：Large-scale and long-term construction of new campuses in colleges and universities with large amount of investment and many units involved causes a large number and complicated kinds of archival documents.The present study makes an in-depth analysis of the problems in the management of the construction archives of new campuses in colleges and universities and proposes some measures on how to do a good job in the archiving and utilization management of the construction archives of the new campuses.

Key words：new campus;construction archives;archiving;utilization