事业单位档案管理工作的优化路径

王雅梅

摘 要：事业单位的档案资料不仅涵盖了单位工作人员的详细信息，还包括了事业单位的重要工作内容，深刻影响着事業单位开展工作的顺利程度。而一旦事业单位档案资料遭到泄露，后果将不堪设想。而就目前来看，很多事业单位档案管理工作仍存在一些漏洞亟待解决。因此，加强并优化事业单位档案管理工作将是事业单位档案科今后的重要工作方向。基于此，本文将在探讨事业单位档案管理工作的意义的基础上，对现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题一一分析，其次提出优化事业单位档案管理工作的有关对策，以此来供相关人士交流参考。

关键词：事业单位;档案管理;优化路径

近年来，随着信息化技术的不断发展和普及，有关档案管理的工作也逐渐凸显其信息化水平，这对事业单位加强档案管理具有一定的促进作用。但与此同时，新型档案管理工作形式的引入也与传统的工作模式存在相当的不协调性，导致事业单位管理工作运行的不畅。因而，这即要求事业单位中处理档案的工作人员随着时代的进步而更新工作观念和方法，充分发挥新型档案管理工作形式的作用，并适当加以创新，使档案管理工作以更高效的方式运行，从而获得巨大的经济与社会效益。

1 事业单位档案管理工作的意义

1）有利于协调各单位工作内容。事业单位在开展每一项工作时，都离不开各个部门的所发挥的职能，若要保证工作的顺利进行，则要求各个部门能够分工明确、协调运作。这具体体现于一些基本设施的建设或对文化教育行业的扶持都需要通过有关事业单位的部门之间按照规定进行分工合作来进行。例如，在事业单位开展扶贫工作之前，都需要档案管理人员首先从各个方面搜集、整理信息，并从以往资料中得出研究结果，以此来对扶贫对象的基本情况获得大致了解，从而再从道路建设、农村基础设施改造等方面一步步针对性地开展工作，帮助协调工作的内容和进展[1]。

2）有利于提升事业单位工作效率。事业单位的档案管理工作不仅要负责某一项工作中的资料搜集工作，还要保证往期每项工作中具有重要参考价值的有关资料得到有效梳理和保存，以便后续工作的高效进行。例如，在以往开展工作中运用的工作手法、管理方式以及关键数据信息等都对后期工作有极大的借鉴意义。另外，事业单位在对档案进行管理时，可适当地对其他部门工作人员保持开放，以便有需要的工作人员充分利用这些档案资料，发挥其最大价值，以此促进事业单位各项工作效率的提升。

2 事业单位档案管理工作中存在的问题

1）档案管理的设备相对落后。信息化技术的不断发展为事业单位档案管理工作提供大量便利性条件，但目前有很多事业单位用于档案管理的设备相对落后，未做到充分利用信息化技术来开展工作，而是依旧沿用传统的纸质记录和人工检索形式，由此导致在大量工作同步进行时，一些重要资料无法及时被保存下来，甚至在档案管理的过程中，造成关键数据信息遗失的现象[2]。这都将导致整个事业单位在执行工作任务时的效率低下以及成效不佳。

2）档案管理的人才较为稀缺。档案管理人员的专业素质高低将直接决定档案管理工作的效率和质量，相关事业单位在档案管理工作中即使贯彻了信息技术的应用，但由于缺乏信息化档案管理方面的专业人才，一些管理操作的复杂性会间接影响到档案管理工作的效率和进度，从而造成一些基础档案收集、保管以及整理不恰当的种种问题，对后续工作中的需要造成不利影响，使档案自身具有的价值大打折扣。

3）对档案管理的重视程度不高。一些事业单位的管理人员的思想认识不够深刻，往往容易形成档案管理不重要、对工作效益的提升帮助不大的固有思想，导致其在档案管理工作方面没有予以一定的重视，因而不管是管理制度或是资源投入等都尚且不到位，在档案管理工作内容的划分上仍保持传统思想，停留于信息输入及保存方面，而缺少对重要信息进行系统、全面性的整理和分析，由此致使档案资料不能物尽其用。此外，忽视档案管理工作通常还会使配备的档案管理人员数量较少，同时各人员之间工作内容划分不明确，这将造成档案管理不科学合理的状况。

3 事业单位档案管理工作的优化对策

1）转变工作人员的工作理念。事业单位档案管理工作的首要宗旨即是通过对各类档案资料的归类整理、分析凝练，以此形成更具价值的档案资料和数据信息，在档案管理工作科学化、信息化、规范化的同时，也为事业单位各项工作的进展和决策提供具有参考价值的高质量信息资源[3]。而作为事业单位档案管理工作中的核心力量，相关管理人员还需随着时代的发展适当转变自身的工作观念和工作方法，做到思想意识上的创新，使管理理念更加现代化，符合社会发展需要，同时，档案管理人员还能借助档案管理工作来深入了解信息技术，以此来促进自身专业水平的提升，从而形成巨大的经济与社会效益，推动经济社会的进一步发展。

2）吸纳优质专业的档案管理人才。随着信息技术在档案管理领域的推广使用，事业单位的档案管理工作也逐渐趋于技术化、系统化，这对相关档案管理人员的专业技能和素质也随之提出了更高的要求。因此，事业单位档案科在开展招贤纳新工作时，尤其需要注重通过设置特定岗位或较为丰厚的报酬来专项引进较高专业素质人才。另外，针对事业档案科的管理人员还可以制定一些人才培养计划，定时定量地开展专业知识的培训，使其能够更好地服务于档案管理的工作。事业单位还需对档案管理人员的工作热情加以激发，通过制定档案管理章程来培养其对该工作责任感的同时，利用人性化的管理方式让其对档案管理工作更加投入。

3）建立健全档案管理机制。事业单位档案管理工作的顺利开展需以完善的档案管理机制作为前提条件，而相关的机制涵盖工作内容的规范性、保密性以及工作人员的考评机制等。例如，涉及类似调用电子文档等部分普遍性的操作时，即可依据严格的档案管理制度来进行操作，保证档案管理的规范化和标准化。此外，事业单位还能对档案管理人员进行关于规范操作方面的培训会议，通过制度化来确保工作开展的精确性，以此减少工作中的误差。再者，还可以利用国内外事业单位在档案管理机制方面的优秀案例来不断优化自身的管理机制[4]。

4）加大用于档案管理的资源投入。信息化档案管理的方式要求有关事业单位加大对档案管理工作的资源投入，通过建立供内部职员浏览使用网络信息服务平台来使档案管理工作朝着科技化、信息化发展。与此同时，档案管理人员需高度重视网络信息平台的安全性，以防重要的档案资料被窃取。而这些都需要事业单位加大信息设备等档案管理资源的投入，为此创造良好的工作环境，保障档案管理工作的高效运转。

4 结束语

综上所述，加强优化档案管理工作对于事业单位的正常运转具有重大意义，与单位工作人员的培养甚至单位其他部门都息息相关。但由于目前一些事业单位对档案管理工作未给予一定程度的重视，专业化的管理人才稀缺以及档案管理设备的落后等问题均导致了单位档案管理工作不力、效率低下的结果。因此，为充分发挥档案管理工作的作用、提升工作成效，相关管理人员应当不断更新工作观念，提升自身专业化水平，同时通过建立健全档案管理机制以及加大资源的投入来提升工作效率。

参考文献

[1]高婀.事业单位档案管理的优化和现代化路径[J].中外企业家，2018，613（23）：107.

[2]任枝梅.关于事业单位档案管理工作优化路径的认识[J].卷宗，2019，009（001）：129.

[3]董志新.简述事业单位档案管理工作的优化路径[J].人力资源管理，2018，000（001）：203.

[4]杨曼琪，杨思润.事业单位数字化档案管理现状与优化路径研究[J].各界，2018，000（012）：85.