档案管理工作存在的问题与对策研究

张磊

摘 要：目前，我国各项事业已进入新的发展阶段，科学技术的快速进步正在刺激着信息时代的发展，档案管理也迎来了新的机遇和挑战。作为档案管理领域的核心研究课题之一，其重要性越来越突出。然而，在档案管理的许多方面还存在着诸多问题，这就要求我们在今后的工作中及时发现并解决问题。本文分析了档案管理存在的问题，并提出了相应的对策。

关键词：档案管理;存在的问题;对策

1 档案管理工作的特征和地位

档案管理是个艰巨复杂的过程，该过程的高效性直接关系到一个国家、一个企业未来的可持续发展。对于档案管理工作而言，档案管理人员的素质是关键，工作人员较强的素质有助于档案管理工作的高效开展，反之亦然。另外，档案管理专业知识和现代信息技术知识不仅是提高档案管理人员素质的重要组成部分，而且还是确保档案管理工作顺利开展的基础性条件。因此，现代档案管理人员应树立起不断进取，积极向上的良好观念，根据现行档案管理的需求，结合时代发展的潮流，不断完善自身所掌握的档案管理理论和方法，确保自身所掌握的有关档案管理专业知识能够满足现行档案管理的需求。

20世纪以来，伴随着科学技术突飞猛进的发展，档案管理开始实现将现代化信息技术与档案管理传统技术有效融合，推动档案管理由传统纸质文献资料为加工对象逐渐趋向于现代数字化、电子化信息资源为加工转变：由传统顺序的线性结构的文献管用模式逐渐趋向于现代直接的网状虚拟结构的信息组织管理模式转变：由单一的检索逐渐趋向于现代化计算机检索转变，这给现行档案管理人员提出了更高的要求，既需要具有扎实的基础档案管理专业知识基础功底，又需要掌握现代计算机技术、通信技术、网络信息技术以及多媒体技术等多项现代化新型技术手段。因此，档案管理只有与现代社会的需要相符合，适应时代的发展，才能将管理的工作做到最好，从而达到预期的效果，推进我国档案管理事业的健康发展。

2 档案管理工作存在的问题分析

1）各单位对档案管理重视程度不够。在新形势下，档案管理现代化已成为发展的重点。但由于领导对档案管理工作重视不够，档案管理人员多次向领导申请资金更新档案记录设备，但领导不重视，导致投入较少，另外，由于缺乏管理资金，档案管理员不得不使用一些旧电脑，使得工作速度太慢，无论是在人员上还是在文件存储的条件下，工作都不能顺利进行，达不到相关的标准。

2）制度不健全，档案管理不规范。档案管理，在我国各单位中基本上是一个“鸡肋”工作，所以对于档案管理也没有规范性的管理制度，但是如何做好管理工作，很大一部分的单位对于档案管理工作没有完善的管理制变，也没有一个管理标准，使档索管理无法规范化管理，没有制度，就无法约束档案管理人员，所以就不能对档案进行有效的分类和管理，导致在单位需要的时候，不能及时的找出档案，浪费了人力和精力，也无法达到档案管理的效率。

3）档案管理信息化水平低下。档案管理工作和业务是非常重要的，所以为了加强档案管理工作和业务，必须采用先进的技术手段打破原有系统的壁垒，实现系统之间的数据共享和通信。同时，档案管理工作量的不断增加也成为整个系统的一大障碍，新技术和新系统可以有效地分析整个系统，帮助公司管理者了解公司整体经营的总体情况，对信息丢失手段进行补充，做好档案管理和业务工作。此外，档案室的环境存储条件无法保存电子数据和图像数据，对档案的管理造成损失和破坏，这样一来，档案的数据就无法妥善保存，将对后续的使用产生严重的影响。

4）解答问题不及时。对于档案工作者来说，要保持高度的热情和投入，文件管理是一项幕后工作，需要档案管理者积极的学习新知识，但大多数档案信息网站都存在这样的问题：没有及时对访问者做出响应。这样一来，大大的降低了访问者对该网站的兴趣和信任度，造成访问者与工作者的沟通障碍。为使网站的使用有效性得到提高，加大广大群众对档案网站的关注度和利用率，档案网站建设者和管理者应及时对访问者的留言进行回复，重获访问者信任。

5）相关法律法规体系不完善。当下，我国虽已颁布了对档案管理工作的相关法律条文，但只是对其的管理模式进行詳细的规定，并未涉及实质性的内容;此外，现有的法律条文中，都是依据档案信息管理相关的法律法规做出的调整和修补，在实际管理工作中，档案信息管理的法律管理系统还尚不完善，还需要进一步改进。

3 对档案管理存在问题的对策分析

1）重视档案管理工作的地位。档案管理工作一直没有得到重视，看来领导对它重视不够，其实是我们没有从根本上认识到工作的重要性。档案工作是一种历史文献，是我们研究工作的重要资料。所以我们需要建立正确的理解，领导要带头，与档案管理人员进行整合，确保档案管理人员发挥积极的作用;其次，其他人员要召集领导班子开展工作，积极宣传工作，让档案管理工作得到大家的认可;另外，档案管理要适当输入，改变以往的管理方法，运用现代信息技术，把档案理论落实到每一个细节。

2）建立和完善相关法律法规。要建立完善的法治，法律是信息安全管理和安全合理使用的保障。因此，相关部门要顺应发展趋势，建立和完善相关法律法规的制定，为档案信息管理提供法律依据，确保有法律可循，以满足未来档案管理发展的需要;同时，加强资源库建设，安排人员定期维护和管理数据库，为数据库文件信息的使用提供了安全完整的保障。

3）加强培训，提高人员工作效率。档案管理工作是为群众服务的工作，所以提高服务意识是关键，要加强培训，从档案人的责任出发，树立为人民服务的理念。只有顺应社会的发展，档案管理才能立足于社会，档案管理人员必须不断优化自我服务意识，不断强化自我，优化服务到每一个工作的循环。另外，将档案管理中人员的岗位职责进一步规范明确，把不同类型和不同体裁的档案归类归档，集中管理，实现档案管理和企业工作的同步考核和同步发展。

4）让信息化促进档案管理。随着新时代的发展，各项技术也在档案管理中得到应用，很多的档案管理通过加大技术创新力度，应用新功能提升对职工的服务，从而实现职工市民本人的到场就可以通过信总时代的新方式来进行档案查询等服务，这样不但可以提高工作效率，同时也能使档案管理工作流程得到进一步的优化。

5）统一规范档案信息管理标准。规范建立档案信息管理标准和档案管理规章制度意义重大。随着科学技术的发展和进步，档案管理的方式方法不断的推陈出新，管理水平也在不断的上升。建立健全档案管理工作制度，制定出一套切实可行的计划并具体实施，对档案信息管理软件的可移植性以及档案管理的标准化都有一定的作用。

4 总结

档案管理对企业的稳定发展具有重要意义。在21世纪新时代，档案管理部门重视档案管理工作的地位、加强培训，提高人员工作效率、完善相关法律法规，让信息化促进档案管理、统一规范档案信息管理标准只有这样才能在档案信息化的当下，将现代化、科学化和规范化的档案管理进一步实现，充分发挥出档案管理的作用。

参考文献

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