浅谈提高档案管理工作的方法探索

魏婧

摘 要：在我国，事业单位的档案管理工作十分重要，是提升事业单位工作效率的关键因素，因此必须探寻最适合的管理方法。本文首先强调了我国事业单位中档案管理的工作特点，之后分析了目前档案管理工作存在的较为突出的问题，最后提出几项能够提升档案管理工作效率的管理方法，力求完善档案管理制度，提高档案管理质量。

关键词：档案管理;工作效率;管理方法

事业单位是我国特有的服务机构，在社会主义建设中具有重要的职能和任务。在工作过程中，事业单位为了提高工作效率，需要记录并总结工作过程中的详细情况，这便体现出了档案管理工作的重要性。因此，档案管理工作的方法必须科学合理，及时收录、总结事业单位的发展信息，并且进行妥善的保管，以便今后查阅参考。此外，探索更加有效的档案管理方法，就能提升档案管理的工作效率，事业单位档案管理工作效率就越高，为人们服务的能力就会越强。

1 我国事业单位档案管理工作的特点

我国事业单位的档案管理工作具有秘密性、真实性和动态性的特点。秘密性是指事业单位的档案资料不得外泄，必须按照保密制度办理业务，一旦泄密，后果严重。真实性是指事业单位的档案资料必须真实有效，能够反应出事业单位工作的真实工作情况，因此，档案管理人员需要进行仔细的甄别和整理，确保档案资料的真实有效。动态性是档案内容会随着时间的推移，在内容上不断更新变化，因此，档案管理工作也必须时刻更新资料信息，确保档案资料能够代表目前的状况。

2 目前我国事业单位在档案管理工作中较为突出的问题

1）档案管理工作人员的素质急需提高。随着信息技术的普及，事业单位的档案管理工作也已经初步完成信息化进程，这对于档案管理工作人员而言无疑是新的机遇和挑战，为了提升管理效率，工作人员必须不断提升自己的专业技能才可以适应现代化的档案管理工作。但是就目前情况来看，仍有部分档案管理工作人员尚未转变工作态度，缺少创新意识、服务意识和岗位责任感，这些人的能力与现有岗位并不匹配。

2）缺少规范法管理方法。由于事业单位的特殊性质，档案管理工作会受到很多因素的影响，要发生创新和变革，得到很多部门的配合，再加上积累了数年的档案资料，整理起来工作量特别大。期间还会涉及人员的配置和资金的使用等问题，所以目前要规范管理方法十分困难。

3）缺少规范化的人事管理机制。随着经济的快速发展，大家的就业观念发生了翻天覆地的变化，很多事业单位的档案管理工作人员会因为各种原因离开原有的工作岗位，但是事业单位尚未制定与之配套的管理制度，导致在人员离职后，会出现短暂的空档期或者交接不清的问题，致使很多原始的资料和数据存档、查阅出现困难。

4）档案管理部门的基础设施较为落后。很多事业单位的领导干部并没有意识到档案管理工作的重要性，在日常工作管理的过程中，缺乏对档案管理部门的关心和照顾，因此档案管理部门的基础设施年久失修，很多先进的设备和技术由于资金的限制无法及时得到落实，导致档案管理工作的效率无法得到有效的提升。

3 提升我国事业单位档案管理工作效率的方法

1）建立健全事业单位的档案管理制度。规范的管理制度是提升档案管理工作效率的先决条件，是保障档案管理工作顺利进行的关键。为避免各部门之间相互推卸责任，还应落实岗位责任制度，提升档案管理工作人员的责任意识。我国自古就有无规矩不成方圆的说法，所以现阶段的档案管理工作必须形成统一的管理制度，尤其是在信息化系统建成之后，档案的管理工作会进入新的里程碑，档案管理工作会进入规范的管理模式，利用统一的管理制度对整个档案系统实施管理，避免由于管理不善造成的档案收集不全和保管不利现在出现。所有档案资料从收集整理到保管借阅都要形成规范的管理流程一份档案的形成、完善、管理、借阅、保密和修缮都按照规章制度执行，不可随意改动，只有这样才能培养工作人员的责任意识和规范化管理意识。

2）更新档案管理理念，利用现代化的管理方法管理档案资料。随着科技的发展。信息化技术已经广泛应用到档案管理工作当中，所以档案管理的方法和理念就必须得到更新，传统的管理理念已经不能适应现代化的办公方式。信息化档案管理体系的建成，提高了档案管理工作的工作效率，原本费时费力的档案更新工作现在已经比较容易，各类资料共享平台的建成改变了原有的档案借阅模式，这一系列的变化需要全新的管理理念和方法來维持。在实践当中，管理人员需要时刻调整管理方法，以实际情况为依据，以不断创新为准则，确保档案资料的服务性，同时还要确保档案资料的安全性，不能遗失或泄密，时刻保持档案管理系统的安全性。

3）提高档案管理工作人员的业务能力和职业素养。档案管理工作人员的业务能力和职业素养直接决定着档案部门的服务能力，新时期的档案管理部门，就需要有专业的技术人员组织日常的工作。为适应现代化的档案管理工作需要，需要经常组织各种培训活动，提高工作人员的专业技术能力，熟练使用现代化的办公软件，提升管理意识和责任意识，要求所有工作人员都能够按照要求完成日常工作。

4）加强档案信息安全系统的建设。随着信息系统的建成，网络安全问题已经成为档案资料安全的最大隐患，很多资料会因为黑客或病毒的侵入泄露或损坏，这些问题带来的影响和危害是无法计算的，所以需要加强档案资料安全体系的建设。目前，档案管理部门可以通过加强对工作人员的安全防范教育来减少由于防范过失导致的泄密现象，建立完善的管理制度，确保工作人员按照保密要求完成日常工作，对待涉密的质量采取专业的态度和方法进行处理。同时，强化网络防火墙的建设，不断完成系统的升级，经常更新病毒库资料，防范网络安全风险问题，在关键位置增加摄像监控装置，时刻记录档案管理部门内部的工作状态，提高管理效率。

5）逐步完善档案资料共享平台的建设。档案管理的重要目标就是为需要的群体提供更高效的服务，目前，各种先进的科学技术为信息共享提供了更多可能性，很多资料可以通过公共资源平台获取，涉密的文献资料也可以在获取许可后自行查阅，这样既减少了工作人员的工作量，又为客户提供了更加方便快捷的服务。人们可以打破时间和地域的限制，只要在合理合法的条件下，随时随地查阅资料，全国各地的档案资料都能集中到一个公共平台中，这样的平台能提升很多部门的工作效率。

6）确保档案资料的真实性。对于档案资料而已，真实具体是最基本的原则，如果档案资料内出现虚假信息，就会影响很多部门的判断。因此，档案在收录和管理的过程中，需要经过反复的确定与核实，才能形成最终的资料信息，在之后的管理过程中，也不得随意更改或者损毁，使档案资料失去原有的真实性。

4 结束语

我国事业单位中很多档案资料带有很强的涉密性，需要进行妥善的收集和管理，因此需要得到事业单位领导的重视，为档案管理部门提供必要的资金和技术支持。档案管理工作人员也要认识到本身工作的重要性，加强信息系统的建设和完善，形成统一的管理方法，完善管理制度，提高自身的业务能力和素养，让档案管理部门更好的为社会主义事业的发展提供帮助。

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