如何做好企业档案管理与利用工作

摘 要：在企业成立之初档案便已经产生，它见证了企业从开始成立到发展壮大的每一个部分，贯穿于企业的历史，为企业的建设和企业的每一个决策提供了重要的依据，也是企业建设不可或缺的一部分，然而在许多企业，档案管理存在不同程度的问题，这些问题在企业的管理上产生了一些消极的影响。本文对企业档案管理实际工作中产生的问题进行探讨，提出了一些解决措施来应对这些实际工作中的问题。

关键词：企业档案管理;档案管理;档案利用

档案管理是企业最重要的工作之一。企业领导干部和管理人员应高度重视档案管理工作，认真分析档案管理工作的相关问题，并有效解决，才能确保档案管理和档案利用工作的顺利开展，才能体会到档案在信息化时代的实用价值。所以提高档案管理工作的效率和质量，更有助于档案利用工作为企业的发展而服务。

1 企业档案管理的发展情况

这些年来，我们国家经济条件取得了较大改善，如今市场经济体制日趋完善，企业档案管理工作对于企业有着特殊的意义，但是档案管理工作处于长期滞后的状态，难以有效地提升企业整体竞争实力。另外，我们国家企业档案管理水平各有区别，具体表现为这些方面：首先，国有企业的档案管理工作相比于民营企业的档案管理工作更好一点，因为国有企业具有较好的基础，可以借鉴国家机关事业单位的管理方法，还可以得到档案局的帮助。但是民营企业目前还是处在一个初级阶段，甚至谈不上是真正的档案管理工作，可是有些民营企业档案管理工作仍取得了较好的成果;至于国有企业的主动性与体制等方面仍然需要创新，这样才可以更好地提升国有企业的档案管理效果。由于不同行业的发展水平存在较大差距，一些建筑行业的发展情况比一般的生产制造业发展情况更好，因为生产制造企业的档案管理意识不足，决策人员没有真正地认识到档案的地位和作用，也没有意识到企业档案的使用价值，所以就没能有效地运用好企业档案，从而造成企业档案管理工作效果不佳。但是建筑企业在国家档案管理部门的规范下，对企业档案管理工作有了进一步调整，从而更好地提升了企业档案的管理水平。

2 企业档案管理中出现的问题

2.1 档案管理意识较为薄弱

在很多企业中，档案管理意识都很薄弱，都站在无关紧要的立场，认为档案管理对企业的发展不能够起到较大影响，是可有可无的存在，降低了管理者对档案管理的重视程度。从领导干部到管理人员认为档案管理工作只是收集过期的文件材料，工作的主要形式还停留在对资料的整理层面。面对当下信息化的迅速发展和大数据时代的日趋形成，人们的生活方式和工作环境均受到了一定影响。打破传统模式对档案进行管理，是对档案管理人员的一项挑战。

2.2 档案的管理质量较低

在企业档案管理中，档案的管理内容存在缺失，由于档案管理人员没有接受过相应的管理培训，导致一部分档案管理人员只知道将档案立档归档，不能深刻了解档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管日期等更深层次。长期保管的档案内容了解不充分，对这些档案无法充分利用。档案管理人员的管理观念无法与时俱进，对档案收集、整理、编目、检索查阅等还是采用旧方法，档案管理工作效率低下。档案收集时多为被动收集，档案之中所含信息比较缺少，档案的载体单一，这些情况导致不能多角度、全方位地反映企业的发展历程。档案编研内容比较单调，大多为一次性编纂。只看到追求档案的数量，很少提高档案管理的质量，不利于档案管理的效率和发挥档案在企业管理上的重要作用，也给档案管理工作带来负面影响，不利于企业的生存和发展。

2.3 管理人员的素质较低，导致管理力量薄弱

在档案管理和利用中不光要制定适用于企业档案管理系统和健全的管理制度，还要对各级各类档案管理人员工作培训进行管理，企业档案管理人员严重面临知识结构老化，专业能力不足的情况，在日常工作开展中遇到不少新情况、新问题，也无法按照档案专业的新理论知识执行，在闭门造车中履行日常工作，所以导致档案管理人员在档案管理工作中的失误较多。

3 处理档案管理问题的有效对策

3.1 强化对档案管理的认识

企业管理人员要真正地认识到档案管理的重要性，也就是企业管理人员要正确认识和知晓档案管理的内容和意义，还要依照相关的管理规范和内容开展工作，定期检查好档案管理工作。企业还要自上而下地开展档案管理知识的培训工作，强化管理人员技术和能力上的培训，这样可以提高档案管理的规范化和标准化程度，从而更好地满足现代化经济发展的需要。

3.2 完善档案管理制度

第一，要结合企业需求制定档案管理制度，主要包括档案日常管理制度、档案工作制度、档案查询制度、档案保密制度和档案管理规范等，在各项规章制度的约束下，企业档案管理工作才能高效开展。第二，应增强档案管理人员的保密意识。在信息化时代下企业档案管理工作将面临安全问题，由于信息数据传播速度很快，容易出现珍贵档案内容泄密的可能，这需要企业及时采取应对措施，避免为自身发展带来不利影响。企业在档案管理和利用过程中，应该将保密工作放在重要的位置，做好档案存储盘保护工作。此外，企业要保证工作人员操作的规范性，将防护措施做到位，防止出现病毒、黑客入侵的情况，促使档案管理水平不断提升。

3.3 档案管理人员要不断提升信息化现代化管理水平

档案管理信息化现代化方面的知识，在档案管理人员中发挥重要作用。因为档案信息化现代化不仅能够进一步提升档案管理工作的质量与效率，同时能够与其他工作进行信息化对接，对于档案后期的管理和利用至关重要。因此，对于档案管理人员来说，认真掌握专业的理论知识与技术，在工作中尽量少出错，甚至不出错，以此提高信息化现代化档案管理工作的效率。

3.4 提升档案管理人员综合素质

檔案管理人员的综合素质对工作质量有直接影响，提升他们的综合素质是首要任务。首先，企业应当定期组织档案管理人员参与专业培训，来更新专业知识、拓展专业技能、完善知识结构，以便提高档案管理人员能力素养。其次，引导档案管理人员自主学习，营造一个良好的学习氛围，消除落后的思想观念，树立积极向上的工作态度，积极主动为相应的利用者提供档案管理工作的服务水平。

4 结束语

在当今不断发展的社会中，档案管理工作必须做到不断完善，与时俱进。积极探索新的管理理念和管理方式，加大对档案管理工作的投入。在做好档案管理工作的前提下，还要将档案管理和企业发展联系起来，让档案在企业发展中充分发挥其作用，推进档案管理和利用工作的有效性和先进性实施，为社会发展作出新贡献。

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作者简介

王志凤（1980-），女，汉族，山西省朔州市平鲁区，2015年毕业于中央广播电视大学，本科，中煤平朔集团有限公司档案馆，助理馆员，研究方向：档案管理。