完善城建档案社会化服务的几点思考

谢英军

摘 要：提高城建档案的社会化发展水平可以充分的挖掘城建档案的潜在价值，还可以为更好的建设城市服务提供参考。本文根据以往的城建档案的编制工作经验，论述了城建档案社会化发展的基本表现，分析了城建档案发展历程中所存在的问题，然后有针对性的提出了具体的建议，以供参考。

关键词：城建档案;社会化服务;完善

城市档案就是利用影视或者图文等资料对城市相关信息进行编辑和管理，全面的记录城市的发展过程，并且从多个角度对城市的变化进行刻画和反馈，其覆盖专业较多，具有一定的专业性，可以为城市未来的规划和建设提供重要的参考。为了将城建档案的作用充分的发挥出来，相关部门应该在了解城建档案的本质属性的基础上，做好社会化服务，确保城建档案可以更好的为城市规划和城市社会发展提供服务。

1 城建档案管理的意义

城建档案通过不同的记录方法对城市的变化和发展进行记录，真实的反馈了城市的整个发展进程。不同的城市具有不同的风格和特点，经过长期的发展，各个城市所形成的文化底蕴、历史环境也不尽相同，利用城建档案对城市的建设和发展进行记录，为相关部门未来的规划和建设提供依据和参考。不仅如此，城建档案还可以对城市以往所发生的自然灾害进行全面的记录，相关部门可以根据这些记录制定针对突发事件的应对策略。

2 城建档案的社会作用

2.1 城建档案是城市建设合理开展的信息基础

城建档案主要形成于城市的规划、建设和管理活动中，城建档案的记录方法有很多，比如：视频、文字、图片等，通过整理和分类，对城市建设的内容以及变化的情况进行记录，为城市未来的规划、建设以及各项管理提供信息基础。如果没有城建档案的支撑，这些工作的开展毫无依据，使得城市规划和城建工作的质量和效率都得不到有效的保证。比如，在正式进行城市建设前，需要摸清城市的地下管线的分布情况，否则就会破坏这些管线，不仅会给居民的正常生活带来影响，还可能会产生严重的安全事故。

2.2 城建档案能够为城市自然灾害预防提供信息基础

自然灾害的发生具有较大的随机性，并且具有一定的不可控性，一旦发生，就会给城市带来巨大的破坏，轻者切断水、电或通信，严重的甚至会给人们的生命财产带来威胁。想要彻底的治理自然灾害几乎是不可能的，我们只能根据自然灾害以往发生的情况对其进行预防，降低其给人们的生活所带来的影响。而在预防自然灾害的工作中，城建档案的作用不可替代，全面、科学的分析城建档案，掌握预防自然灾害的重点，然后采取有效的措施加以应对，提高自然灾害预防的有效性和针对性，尽可能将资源浪费降到最低。

2.3 城建档案有利于实时维护城市的正常发展

虽然不同的城市有着不同的形态，但是每一个城市都是一个整体，都有着符合其自身特点的运作体系，比如电力系统、供水系统等，只有不同的系统之间相互配合协调，整个城市才能稳定有序的运转。为了维护好这些系统，首先必须正确的认识这些系统，并且采取有目的方法进行维护，而想要全面、充分的认识这些系统，必须借助城建档案。

3 完善城建档案社会化服务的主要方法

3.1 加强基础的城建档案社会化宣传

就目前来看，社会大众对城建档案的认识还有所欠缺，导致城建档案在实际应用效果并不理想。在新时期背景下，为了充分的做好城建档案的社会化服务，首先需要提高人们对城建档案的认知，而只有加强城建档案社会化宣传，才能促进人们更好的认识城建档案。目前，城建档案的宣传已经成为城建档案社会化服务工作的一部分，宣传的方法也愈发呈现出多元化的特点，比如电视、广播以及网络等。在宣传城建档案社会化服务的时候，不仅要重点宣传城建档案的具体应用价值，还要对城建档案的基础知识和具体应用进行宣传，加深人们对城建档案的認识和理解，为城建档案的后续应用打好基础。

3.2 完善基础的城建档案社会化服务内容

近年来，城建档案社会化服务水平虽然有所提升，但是其本身依然存在较多问题，只有不断完善城建档案的社会化服务水平，才能提高城建档案社会化服务的高效性。为了达到这个目的，首先，相关部门在建设和完善城建档案社会化服务内容的时候，应该从社会需求的角度出发，对基础档案信息进行整合和分类，尽可能全面的收集城建信息资料，为城建档案社会化服务的综合应用打好基础。其次，前面优化城建档案管理单位的业务流程，特别是针对档案的分类管理应该建立统一的标准，为后续档案检索工作提供便利。最后，档案管理单位还要积极的和城建档案的应用单位进行沟通，保证可以提供更加完善的信息和资料，并且及时的为城建档案的应用提供有效的指导。

3.3 以网络为基础加强城建档案的整合管理

在城建档案建设、管理和应用中，城建档案的编研工作是最为重要的内容，编研城建档案的过程中，不仅要保证可以形成全面的档案资料，还要将所有的资料整合起来，建立相应的数据库，然后将纸质文件转化文数字化文件进行储存。完成城建档案的编研后，还要根据人们的应用习惯建立科学的档案目录以及查询体系，通过目录的编辑，为所有的用户提供准确的、全面的信息内容，同时允许不同的用户采取不同的形式进行信息的检索，保证用户可以接收到自己所需要的信息，实现档案社会服务效益的最大化。

3.4 建立良好的信息反馈体系

社会时代的发展给新时期城建档案社会化服务工作提出了更高的要求，使得城建档案信息社会化服务工作的开展必须以用户作为主体，而为了精准的获取用户的需求，必须建立信息反馈体系，这样一来，用户在检索和应用就可以反应自身信息需求，城建档案社会化服务工作可以根据信息反馈体系所反应出来的用户需求，进一步的拓展服务，切实提高服务的有效性和科学性。这里需要注意的是，面对形形色色的反馈信息，相关单位也要加强筛选，提出一些垃圾无用的信息，保证所筛选出来的信息都可以真实的反馈客户的主体需求。

4 加强城建档案社会化服务的措施

4.1 提升社会化服务的基础建设

完善基础建设可以有效提高城建档案社会化服务的质量和效率。为了完善城建档案的基础建设，首先需要根据社会实际需求做好城建档案建设资料的收集工作，通过全面的记录和手机城建信息，为相关单位提供准确的城建档案信息服务。完善城建档案部门的业务流程，建立明确的管理标准和规范，为城建档案整个建档、归档、整理以及利用的全过程进行指导，切实提高城建档案管理工作的整体水平。具体来说，在建设和管理城建档案的时候，通过制定相应的标准，约束工作人员的操作行为，提高城建档案的建设和管理水平，同时开展管理工作的时候，也可以做到有据可依。

4.2 加强数字化建设

和其他类型的档案工作管理相比，城建档案数字化建设水平低下，该现状严重制约了城建档案管理工作的有序开展。所以，相关部门必须加强数字化建设，积极完善数字化管理系统，并且通过数字化管理系统，有效的将城建档案转换为电子档案。只有这样，才能有效解决城建档案管理工作中所遇到的问题，切实提高城建档案管理质量，让城建档案资料可以真正的应用到城市未来的进步和发展工作中。另外，加强数字化建设，还可以解决城建档案管理效率低的问题，促进整个城建档案管理工作可以达到相应的预期目标，推动整个城建档案管理工作的开展可以更加符合时代的发展，进一步提高整个城建档案的管理和利用水平。

4.3 做好用户反馈的收集

做好用户反馈信息的收集，为城建的档案社会化服务工作的开展提供依据和参考，根据用户反馈信息调整城建档案社会化服务工作，可以极大程度的提高用户的满意度。采用多种形式对用户反馈信息进行收集，重视数据的统计和分析，整理好示例报道和宣传，保证城建档案的经济效益和社会效益，将城建档案的社会价值充分的发挥出来。

4.4 建立多部门协助和监管机制

城建档案管理工作中，建立并完善相应的管理机制，在城建档案管理部门内部，赋予管理机构相应的管理责任和权利。只有这样，在管理制度的依托下，城建档案管理工作才可以由专门的部门和工作人员完成，对于提高整个城建档案管理的时效性具有积极的意义。同时，还要积极打造城建档案管理体系，促进城建档案管理工作可以不断向着全面化和系统化的方向发展，有效的满足使用者不同的信息调用和利用需求，进一步推动城建档案管理工作和谐有序的开展，使城建档案管理工作可以充分的发挥实效，为城市更好的发展而助力。城建档案各部门需要及时和其他职能部门取得沟通和联系，保证部门之间的信息顺畅的流通。加强对城市规划、建设和管理部门的管理和监督，为了明确各部门在城建档案管理中的责任和义务，初期可以签订相应的责任书，中后期严格落实相应的档案管理制度和文件备查制度等，提高城建档案的完整性。

4.5 做好城建档案的宣传工作

对于城市项目建设来说，城建档案具有非常重要的作用，其可以为城市项目建设提供科学的、有效的依据。但是大多数的社会群体以及企业单位对城建档案的认识还不够全面，限制了档案社会化服务功能的有效发挥，降低了其社会价值。为了提高城建档案对的社会化服务价值，首先需要加强宣传，引导大众正确的认识城建档案，充分利用报纸、杂志、电视和网络等媒体，向大众宣传城建档案的基础知识，提高社会大众对城建档案的认知程度，进而提高城建档案的利用效率，将其社会价值充分的发挥出来。

4.6 完善社会化服务的收费制度

建立并完善城建档案的收费政策，该政策的建立和完善必須坚持公益主导的基本原则，以此为基础，尽可能降低人们使用城建档案的信息使用费用，在公益性原则的基础上，可以选定一些服务领域，为大众提供免费查询的功能，而针对具有一定保密性、区别性或者层次性的信息查询服务，可以根据实际情况制定一个合理的人力成本支出费用和档案管理费用。设置城建档案的管理费费用的时候，需要综合考虑城建档案的数量、珍贵程度以及消耗成本等，以此为基础，提高城建档案管理费用的公共性和公益性。

5 结语

城建档案的主要内容是对城市建设和发展的信息进行记录，分类和归档，然后为城市进一步的建设和决策提供最基本的信息依据，所以，城建档案管理工作的水平直接会影响城市未来建设和发展的水平。但是目前国内的城建档案管理工作仍然存在诸多问题，相关部门应该根据城建档案管理工作的特点，分别从管理制度，管理机制以及管理方法等方面入手，采取有效的措施提高城建档案管理工作质量和效率，为城市更好的建设和发展打好基础，持续推动城建档案的社会化服务和谐发展，提高城市整体建设水平。

参考文献

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