加强人事档案信息化管理 全面促进人事管理创新

魏生莲

摘 要：近年来，随着我国经济与社会的不断发展，信息化技术手段也不断完善成熟，其为各行各业都带来了新的可能，人才是各个行业发展所必需的基础条件，人事档案管理是人事工作中关键的一个组成部分，当前，传统的人事档案管理已经不能够满足时代发展的需求，因此人事档案信息化管理逐渐融入到各个行业中，在此基础上，本文分析了人事档案信息化管理的重要意义，点明了在这一工作过程中存在的不足之处，并为了促进这一工作顺利开展，促进人事管理创新而提出了相关策略，以供参考。

关键词：人事档案;信息化管理;管理创新

1 人事档案信息化管理的重要意义

1.1 档案查询更便捷

人事档案的信息化管理将企业所有的人事档案都进行一个全面的扫描归档，随时可以根据实际需求来进行信息检索，有效的减轻了工作人员的工作强度，提升其信息查询的效率以及精准度，大大提升了人事档案的资源利用率，有效提升了人事档案管理的水平[1]。

1.2 档案管理更规范

人事档案信息化管理使得所有人事档案都能够按照相同的格式與字体来进行归档，这一情况有效的改善传统人工管理中的字迹模糊、字体不同、信息缺乏等问题，促进了人事档案管理的科学化与规范化，推进了人事档案管理工作的不断发展，也为相关档案信息的操作带来了极大的便利。

1.3 档案保存更安全

传统纸质人事档案比较容易受到外界因素的影响，从而导致出现破损、丢失、字迹模糊等问题，这样一来对于档案保存的环境就提出了很高的要求，并且随着时间推移，不断加大了相关修复与重建档案等工作量，一定程度上加大了人力和物力的投入，造成一定的资金浪费，而人事档案信息化管理可以有效的避免这一系列问题，并能够在此基础上减少纸张的浪费，为自然环境保护作出一定的贡献，另外，对于一些重要的档案信息还可以通过计算机设置加密或查询权限，使得档案保存更加安全，不会轻易出现信息外泄的问题。

2 当前人事档案管理方式存在的不足

2.1 档案管理人员管理意识较差

档案管理人员是人事档案管理工作的主导者，当前，虽然大部分企业都已经实行了人事档案信息化管理，但还是有部分人员难以认识到这一工作的重要性，默守陈规按照传统管理方式进行档案的管理，然而随着时代发展，传统档案管理方式已经不能满足社会发展的需求，因此需要不断提升管理人员的意识，促进这一工作的全面创新[2]。

2.2 档案信息的补充及更新效率差

传统人事档案管理方式对于档案信息的补充以及更新较为麻烦，导致及时性较差，效率不高，一般来说，人员是不断学习不断进步的，其相关的档案信息需要及时的进行补充更新，但现阶段普遍存在信息补充更新不及时的现象，导致容易出现人员信息混乱或缺乏的问题，大大阻碍了人事部门对于人才信息的掌控。

2.3 档案信息查询困难

对于人事档案信息查询问题来说，传统档案管理方法中遇到信息查询问题，一般首先由工作人员在目录信息中进行检索，然后找到对应的存放位置，再去一张一张的翻到所需要的那一份档案，不仅工作量繁重，而且效率低下，并且长此以往会加剧对纸质档案的磨损与破坏，使其保存寿命简短，隔上特定的时间就需要重复进行补档或重建档案的工作，给人事档案管理工作带来了较大的阻碍。

2.4 纸质档案容易被损坏

纸质档案由于其本身的特性，非常容易受到破坏，在平时的工作过程中，可以要求工作人员尽可能的避免对其造成过大的人为损害，但假如遇到一系列不可抗因素或突发事件例如火灾等问题，就可能会引起不可挽回、不可估量的损失，由此会给人事档案管理工作带来致命的打击，使其连弥补都无从下手，因此必须不断优化完善人事档案管理手段，以保障这一工作能够留有后路，人才信息能够得到安全保护[3]。

3 促进人事档案信息化管理创新的有效策略

3.1 提升管理人员的专业素养

首先，想要促进人事档案信息化管理工作的顺利开展，就需要从根本上提升管理人员的专业素养，使其能够认识到这一工作创新的对于人事管理工作创新的重要意义，由此给予人事档案信息化管理工作以高度重视，并能够将相关工作职责进行一个合理明确的划分，落实到实际负责人，由此在每个环节都能够严格把控，促进这一工作的合理运转。

3.2 提升基础设施相关的资金投入

人事档案信息化建设需要很多基础设备提供支持，类似于打印机，扫描仪、存储器等等，由于资料信息是不断变化，其内容是不断增加的，对于档案的不断更新与归档的工作量也是随之不断增加的，因此需要相关设备能够提供技术支持，为工作人员减轻工作量，也在一定程度上提升该工作的效率与质量，要注意的是，对于这些基础设备需要相关人员进行定期的检测保养与维护，以此来保证其使用寿命，减少成本投入并减轻资源浪费问题。

3.3 建立健全管理流程与规范

对于人事档案信息化管理来说，需要建立健全明确的管理流程与管理规范，以此来促进这一工作的规范化与科学化发展，人事部门可以组建一支专业的人事档案管理团队，并不断提升其自身专业素养与管理能力，促进档案信息化管理工作的顺利开展，除此之外，还要保证档案的安全性问题，由此可以建立一个相关的制度，规定信息查询等操作的准则，并根据人员的等级来划分一定的档案查询权限，依据于此给各类具有不同价值的档案信息设置密码以及做好备份，以此避免因不同人员的查询检索而导致的信息泄露的问题发生，提升人事档案管理的安全性能，为人事资源共享创造一个科学合理规范的平台，促进人事档案管理工作的创新[4]。

3.4 完善监督管理制度

在人事档案信息化管理过程中难免会面临一些问题，为了避免因种种因素对这一工作产生严重影响，可以加强监督管理工作的执行，由特定的监管人员来进行档案新建或更正问题的监管，严格的把控这一工作中的验证录取与登记等环节的规范性，并将档案更新结果进行相关记录，保障人事档案的信息化管理工作更加严谨。

4 结语

综上所述，时代不断发展，信息化手段不断成熟，给人事档案管理工作带来了新的发展机会，信息化档案管理工作也有效促进了人事档案管理工作的效率与质量，更保障了其安全性与规范性，但这一工作还是需要不断的优化与完善，以此希望能够尽可能规避档案管理工作中的不足，充分发挥人才资源的价值，填补经济市场人才需求的空缺，全面促进人事管理工作的创新。

参考文献

[1]方文蓉.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2018（04）.

[2]韩宝丰.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].办公室业务，2016（23）.

[3]邓涛.加强人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].现代国企研究，2017（04）.

[4]安成兰.干部人事档案信息化管理及综合利用探讨[J].兰台内外，2018（05）.