企业档案管理信息化建设问题及创新路径研究

杨洋

摘 要：文章基于企业档案管理的重要性，在对企业档案管理信息化建设中存在的问题进行分析之后，提出了进行此类信息化建设的创新路径，以供参考。

关键词：企业档案管理;信息化建设;问题;路径

1 引言

企业档案是对企业生产经营过程中的所有实践的记录，而企业档案管理工作就是对这些记录的分类整理以及保存工作，对此管理工作的真实性以及完整性有着较高的要求。在我国经济快速发展并随着互联网技术的进步和应用推动我国进入大数据时代的形势下，为了满足企业在激烈市场竞争中稳步发展的要求，就需要通过信息化技术的应用来提升企业档案管理水平。

2 企业档案管理的重要性

在目前我国经济飞速发展以及推动市场经济不断完善的过程中，不仅表现出市场经济更加多元化的特点，而且也对企业经济发展起到推动作用，使得企业内部信息资源也更加丰富，对于企业档案管理的规范性也提出更高的要求。这主要由于企业档案管理工作就是对企业档案数据进行记录的工作，通过这些档案数据可以总结与分析公司的运行状态，有助于企业管理人员通过对这些档案数据的分析来开展风险评估并保证决策的准确性。此外，对于企业档案数据的分析，有助于管理者分析企业运营情况并做出有效判断，保证企业收益的最大化，是推动企业提升市场竞争能力的强大技术支持。因此，为了推动企业的健康发展，就需要意识到企业档案管理工作的重要性，保证档案管理工作的规范有序。

3 企业档案管理信息化建设中存在的主要问题

一是企业档案管理信息化建设过程中的策划和指导不够规范的问题。这主要由于企业中缺少高素质的档案信息技术管理人才，造成了无法有效发挥管理人员引导作用的问题，这不仅会减缓信息化建设速度，而且还会导致信息化建设中各种人力等资源的浪费，同时也影响信息化管理模式的效果。二是企业领导对档案管理信息化建设不够重视。在目前企业外部的市场竞争环境更加恶劣的形势下，企业领导通常将管理重点放在提升经济效益以及市场竞争力方面，表现出针对企业的产品销售往往会投入较大的人力物力，而对档案管理工作则不够重视。这不仅会造成对企业档案管理的资金投入不足，造成了仅仅是确保档案完整，影响了档案管理信息化建设，而且还会由于工作人员的工资待遇水平较低而影响其工作热情的问题，这也会对企业档案管理的信息化建设造成阻碍。三是技术投入以及专业人员不足的问题。在企业档案管理的信息化建设过程中，需要应用先进的互联网技术来实现。而针对传统的档案管理模式来说，表现出由于管理方法的专业性不足以及纸质档案资料在长时间保存过程中出现档案信息不够完整以及人工辨认困难等问题。针对上述问题则需要投入较多的资金来引进先进技术对档案进行信息化处理，但是相应的技术投入不足以及专业的档案管理人员缺乏的问题则会造成上述信息化建设推进缓慢的问题。四是缺乏有效的信息化管理方法的问题。这主要在企业快速发展以及追求经济效益的过程中，往往会忽视档案管理信息技术的发展，造成了此技术的发展落后与企业发展的现状，表现出所采用的管理方式仍然比较传统和落后而造成工作效率较低的问题。而在目前档案管理信息化管理技术逐渐成熟的同时，企业没有意识到档案管理的重要性以及对档案管理的信息化建设不够重视，容易导致资金的不足而造成信息化管理手段的缺乏，这就会对档案管理的信息化管理效率造成较大的影响，表现出信息化管理进程较为缓慢以及纸质资料未能及时向电子资料转换的现状。五是档案管理工作制度执行力不足的问题。在目前通过先进信息技术来推动档案管理信息化建设的过程中，企业通常都已经建立了比较完善的档案管理制度。但是在此制度的执行过程中，容易出现工作人员没有及时进行档案报备的问题。这主要是由于管理人员对此工作以及信息化建设的重视不足，造成了档案信息报备延后或不报备的问题，影响了企业档案信息的时效性以及完整性，也阻碍了档案管理信息化建设的效率。

4 企业档案管理信息化建设的创新路径

一是要提高企业管理人员的信息化意识。对于企业的领导层来说，管理人员缺乏信息化管理意识会直接影响档案管理信息化建设工作的开展。这就要求企业领导层要定期开展对管理人员的培训，并且面向全体员工做好信息化宣传工作，确保管理人员从自身观念上提高对信息化建设重要性的认识，意识到只有通过信息化建设才能满足目前大数据时代快速发展对于企业发展的要求。而且还能意识到通过档案管理的信息化建设可以实现人力、物力以及财力的节省，并且实现对企业信息资源配置的优化，进而提升资源利用率。

二是要对企业档案信息化管理平台进行完善。针对企业档案管理中采取传统的纸质管理方式影响企业档案管理效率的问题，需要通过信息化档案管理平台的建设来简化档案管理流程。这主要是通过此平台可以实现一体化的工作流程来提升工作效率。而且在档案管理工作中可以通过互联网技术的应用来完善档案收集以及提取工作，实现对工作流程的优化和简化，提升工作效率。此外，在档案管理工作中，还可以通过互联网将产生的档案资料向公司档案室传送，便于档案室对资料的完整和及时收集，实现档案室人力资源投资的减少。

三是创新档案信息化管理方法。通过企业档案信息化建设可以电子档案的形式进行档案管理，保证档案的完整性，同时还可以对档案资料通过计算机防火墙等方式来进行加密，从而防止档案信息资料丢失或被窃取的问题，保障档案资料的安全。同时还可以对电子档案资料进行备份来繁殖出现遗失或被损毁的问题。

四是选拔和聘用专业的档案信息化管理人才。在企业档案的信息化建设中，由于对档案信息化保存和提取的专业性要求更强，想要做好档案细节处理，就要求企业招聘和选拔具有较高专业性和综合素质的信息化管理人才，保证管理人员对档案信息化管理工作有着良好的认知并端正工作態度、保持更高的工作热情，提升档案管理信息化建设的效率。

5 结语

在目前的大数据时代，对于企业的档案管理工作来说，向信息化方向发展也是其必然趋势。为此，针对目前企业中存在的档案管理手段比较落后的问题，就需要加强企业档案管理的信息化建设、创新档案管理手段，推动企业的长远和健康发展。

参考文献

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