大数据时代档案管理工作的挑战与机遇探究

陈嬿文

摘 要：本文通过对大数据时代的档案管理工作进行详细阐述，对当前档案管理工作中遇到的机遇和挑战进行深入分析，结合管理活动中存在的实际问题和不足，探讨科学的管理措施，实现档案管理水平的提升，为企业发展形成有效支持。

关键词：大数据时代;档案管理;挑战;机遇

1 引言

档案管理工作的高效开展对企业发展具有重要作用，信息技术在企业经营管理中的广泛应用，大量的数据信息随之出现，对管理工作形成更高的要求，需要利用先进信息技术对数据信息进行及时的处理分析，提升档案利用效率。

2 大数据时代档案管理的特征

档案管理工作需要对企业经营管理实现全面的覆盖，形成对资料信息的全面收集，而大数据时代的到来，大量的数据资料的出现使得档案资料的丰富度得到极大的提升，档案资料的形式发生了很大的变化，视频、图片等资料不断增多，提升档案工作难度。同时对数据资料需要进行分析处理，形成科学的分析结果，提升档案使用水平[1]。

3 大数据时代档案工作的机遇与挑战

3.1 大数据时代带来的机遇

档案管理工作是企业管理运行的重要组成，对经营管理各个环节的数据信息进行全面的收集整理，形成完善的档案资料，为管理决策的制定和实施，以及相关职能部门工作的开展提供可靠依据。而信息技术在企业管理运行中的高效利用，管理模式发生了很大的变化，大多数管理流程已经实现了信息化转变，极大提升了管理效率。企业的经营规模和业务范围不断扩大，在管理过程中产生了大量的数据信息需要进行及时的处理。而大数据时代的到来，大量的数据信息能够直观反映企业各个管理环节的实际运行情况，档案管理工作利用先进的大数据技术，能够对数据进行科学的分析和处理，及时发现异常数据，进行准确的定位，对相关工作环节形成针对性的完善。同时档案管理部门通过对数据的深入分析，准确提取其中的重要内容，对资料进行科学的整理、排序和存储，提升档案管理水平。利用先进技术对检索机制进行优化，充分结合档案使用者的实际需求，进行档案资料的准确定位，提升服务水平，为审计等相关工作提供基础保障。大数据时代的到来使得数字化载体实现了对传统纸质载体的替代，极大减少了对纸质资料的管理投入，提升档案存储的安全性，并利用信息技术手段，建设完善的数字化档案数据库，管理和使用环节能够借助职能设备进行操作，提升管理效率，实现对档案数据的远程调用，极大提升档案服务质量[2]。

3.2 大数据时代带来的挑战

大数据时代的到来对档案管理工作提出了新的要求，传统的管理模式已经不能满足企业发展的需求，但是在实际的管理工作中，存在着许多问题和不足，制约着管理水平的提升。首先是对档案管理信息化水平提出了更高的要求，虽然档案的档案管理已经基本实现了信息化管理运行，现有的硬件设备并不能满足大数据处理和存储的需求，大量的数据资料需要通过网络途径进行传递，网络带宽限制了数据传输效率，而运算资源相对不足，需要借助云计算等先进信息技术，利用网络运算资源进行数据的存储和分析，提升了管理成本。同时对大量数据资料进行存储必然会提升硬件成本的投入，在数据处理过程中需要对数据进行高效的调用，需要对资料存储模式进行优化，进而提升整体的管理水平。其次是对数据安全提出了严峻的挑战，档案资料通过网络进行高效的传递，随着网络的发展，大量的病毒和恶意访问等严重威胁到数据安全，能够通过网络接口对档案管理系统进行入侵，造成数据的丢失或篡改，对企业正常运行造成负面影响。这就要求档案管理部门要提升网络安全防护水平，借助先进的安全技术，形成完善的安全防护体系，保证数据安全。再次是对档案工作人员的专业素养和信息技术能力提出了更高的要求，大量的数据资料需要利用专业的信息设备和技术进行管理和维护，工作人员在具备相应的档案管理知识能力的同时，需求对相关的专业设备进行准确的操作和管理，实现对大数据的高效管理。而信息技术革新速度不断提升，大数据技术也随之发生变化，需要积极引进专业的信息技术人才，对档案管理体系进行科学的建设和维护，保证管理体系能够充分适应企业发展需求和技术的革新。

4 大数据时代提高档案管理工作水平的有效措施

4.1 提升档案管理信息化水平

档案管理部门要大数据时代形成正确的认识，积极转变传統的管理思路，加强对信息化建设的重视和支持，充分协调相关资源，推动信息化水平的提升。要加强信息基础设施建设，配置相应的专业管理设备和软件，对档案管理流程进行科学优化，实现对管理环节的高效整合，利用智能设备完成相应的管理工作，提升管理效率。加强网络体系的构建，提升网络带宽，为大量数据的实时传输、调用提供基础。同时要加强对传统纸质资料信息的数字化存储形式的转变，利用专业设备实现数据载体的转变，有效减少纸质档案的管理成本，保障档案数据的全面性，形成统一的存储标准，实现整体管理水平的提升。同时要建立完善的数字化管理平台，对管理流程进行全面规划，形成对相关档案管理环节的全面覆盖，各个工作流程能够利用智能设备进行高效的实现，并将数据资料利用网络渠道进行传递，实现数据信息的高效共享[3]。

4.2 完善档案管理机制

现有的档案管理制度已经不能适应信息化管理的要求，需要结合实际的管理工作情况和企业发展形势，对管理机制的科学优化，对相应的管理流程进行有效的规范，保证管理制度得到高效执行，提升对大量数据的管理效果。同时要加强对档案工作的监管力度，利用技术手段，实现对管理工作的全面监督，及时发现管理工作中存在的问题和不足，形成针对性的完善措施，实现档案管理水平的提升，为大数据处理和利用提供基础保障。结合企业发展，对相关的档案管理工作进行及时的调整，针对具体的工作流程制定相应的管理规范，并利用信息化管理平台对相关工作制定规范化的操作流程，保证数据的规范性，为数据的处理和存储提供有效的支持。

4.3 积极引进先进信息技术

大数据时代的到来，大量的数据信息需要进行及时的处理、分析和安全的存储，形成科学的数据处理结果，为相关职能部门的管理工作提供可靠的依据，充分满足不同的档案使用需求。这就需要借助先进信息技术，如大数据、云计算等技术，实现数据运算水平的提升。云计算技术的应用能够为大量数据的处理分析通过充足的运算资源，减少硬件服务器的投入，并能够利用云平台实现大量数据的安全存储，形成完善的档案数据库，管理人员能够利用云桌面进行相关的管理工作，减少计算机等硬件设备的配置，而档案使用者能够按照自身权限，实现对档案资料的高效定位，提升档案利用效率。大数据技术的应用能够有效提升对大量数据信息处理效率，对数据进行高效的清洗，对异常数据进行及时的发现和定位，对异常档案资料进行有效的复核，保证档案资料的真实性。同时能够结合对档案使用需求，对档案资料进行科学的分析，形成科学的分析结果，为相关管理决策提供可靠依据。

5 结语

档案管理部门要充分认识到大数据时代的特点，转变传统的管理思路，完善档案管理机制，积极利用先进信息技术，提升档案利用效率，为企业发展提供有效支持。

参考文献

[1]刘汉青，卢晓东.大数据时代企业档案工作机遇与挑战[J].兰台世界，2018（S1）：85-86.

[2]纪绍华.浅析大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].中国高新区，2018（22）：244-244.

[3]刘玥，吴园园.大数据时代对档案管理发展的思考[J].科技资讯，2019（017），004：117，120