信息化建设在放射防护档案管理中的应用

张志龙 刘欣 郝秀莲 苏婷婷 任瑞

摘 要：综合医院放射防护档案是医院管理的重要内容，是放射性职业病诊断的主要依据，也是放射影像工作的重要组成部分。本文结合工作实际，分析放射防护档案管理现状及存在问题，阐述放射防护档案信息化建设的优势，以及信息化建设在放射防护档案管理中的应用措施，并提出应加大对信息化的重视程度和投入支持力度、建立健全档案信息化管理规章制度流程、加强工作人员的信息化知识培训等相关建议。

关键词：信息化建设;放射防护;档案

基金项目：本文系滨州医学院附属医院科技计划项目“人脑白质纤维解剖学及其相关影像学研究”（项目编号：BY2013KJ30）阶段性成果。

放射防护档案作为记载放射防护依法执业、放射诊疗建设项目、放射诊疗设备、放射工作人员等信息的重要载体，真实地反映了一个医院放射防护管理情况，对医院放射诊疗事业发展和职工本人都有十分重要的意义。《中华人民共和国职业病防治法》、《放射工作人员职业健康管理办法》都明确规定“放射工作单位应当为放射工作人员建立并终生保存职业健康监护档案”，《放射診疗管理规定》、《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》也明确用人单位应建立个人剂量、职业健康管理和教育培训档案。由此可见放射防护档案不仅管理要求严格、涵盖内容多、保存时间长，更关系到医院职工和公众的切身利益。而且随着时间推移，放射防护档案保管的内容和数量也会不断增加，现行的传统档案管理模式已不能满足新形势下医院放射防护工作需要，因此放射防护档案的信息化建设势在必行。

1 放射防护档案管理现状及问题分析

医院现有放射诊疗设备40台、放射工作人员210人。虽然医院对照各级主管部门要求进行梳理，建立了放射防护档案，但按照传统档案管理模式，仍存在许多问题。

1）纸质档案占据空间大，使用查阅不方便，检索效率不高。医院放射防护档案内容涵盖依法执业、放射诊疗规章制度、建设项目评价验收、放射设备年检维修、质控检查及整改反馈，还包含所有放射工作人员查体、培训及个人剂量检测等内容。由此可见，放射防护档案内容繁多且涉及多个部门科室，而原有档案管理模式，档案保管相对分散。在保管使用过程中，也以纸质档案为主，单纯依靠翻阅纸质档案查询，不仅影响档案的检索效率，也容易造成纸质档案的磨损、破坏。同时在资料转借的过程中，也容易因管理不善导致资料丢失。

2）医院各级领导重视程度不够，对放射防护档案信息化建设投入配备明显不足。医院不仅要做好放射防护档案资料的收集、整理，还要对各种档案资料做好分类、归档、使用、处理，因此更需要各级领导、工作人员投入更多时间和精力。如果在管理过程中重视程度不够，很可能会出现错误，影响档案的使用效能[1]。同时放射防护档案信息化建设是也一项系统和长期工作，必须要配备必备硬件设施和软件系统，配备不足必然影响到信息化建设的发展。

3）原有档案保管缺少动态监管，不利于及时掌握放射防护管理的动态情况。放射防护档案是一个动态管理的过程，随着设备的新增淘汰、人员的不断更新，要不定期的更新补充档案内容。原有档案保管模式只是简单的将放射防护档案归档，并未对设备检测情况，放射人员的查体、个人剂量监测结果进行系统的统计分析。这样不仅不利于及时了解到放射人员、设备最新信息，也会影响到日常放射防护管理工作的正常进行。

4）档案信息化管理制度仍不完善，尚未形成完整档案管理体系。医院制定了相应的规章制度，但档案信息化方面的制度建设与工作实际脱节，发展较为滞后，使得制度建设跟不上信息化发展需要，制约了档案信息服务功能的发挥。同时医院对于信息化档案管理职责、管理标准尚不明确，没有形成全面的行为约束机制，也没有建立合适的激励机制和奖惩机制[2]，容易造成医院档案信息化管理混乱，管理不规范。

5）档案管理人员理论水平不高，欠缺信息专业知识。医院放射防护档案信息化建设离不开专业人才，档案管理人员不仅需要掌握放射防护管理和档案管理专业知识，还需要熟练的掌握信息技术。医院档案管理人员的计算机水平不高，不具备丰富的信息专业知识及档案管理技能，导致信息技术在档案管理中的利用率不高[3]。也很难将信息技术融入到放射防护档案管理工作中，限制了档案信息化优势的发挥，影响了放射防护档案信息化进程。

2 放射防护档案信息化建设的优势

随着医院标准化建设的开展和“互联网+”时代的到来，现代医院管理对于放射防护档案的管理要求也越来越高，而档案的信息化建设相对传统档案管理模式有着诸多优势。

1）档案的信息化便于快速查阅使用，提高了工作效率。放射防护档案在放射人员进修，建设项目评价验收过程中会频繁使用。信息化有其开放性和共享性的特点，打破了原有管理模式下空间条件的束缚，能够实现及时查询、电子借阅、快速统计信息，极大地提高了档案利用效率。

2）放射防护档案信息化利于档案长期保存、实现资源共享。根据法规要求，放射防护档案要求永久保存，而档案信息化可以实现多点存档、永久保存。电子档案可以减少频繁翻阅对纸质档案造成的磨损，也会避免因借阅人保管不善导致丢失的情况发生。同时通过档案信息平台，相关科室人员可以查询相关资料，实现资源共享。

3）放射防护档案信息化有占据空间小，存储信息量大的优势。综合医院往往面临医疗区域有限，行政办公区域会尽可能压缩的现实，这样能拿出做库房的空间会更加有限。在信息化建设的条件下，医院通过扫描软件、建立数据库等方式构建信息库，将实体档案转为电子档案，节省了大量空间，能够真正实现海量存储。

4）有利于放射防护档案资源整合，改进管理方式。信息化建设的过程也是对档案资源整合的过程，在管理过程中工作人员采用新技术，新方法，对档案数据进行收集、整理、分析，有助于改善档案文件归档的方式，提高档案整理和归档的质量和效率[4]。档案信息化也有利于培养档案管理人员树立信息化理念、改进管理方式、提高档案管理水平，从而进一步实现放射防护档案信息的规范化、标准化建设。

5）放射防护档案信息化建设有利于放射防护工作的动态管控。医院是在不断发展的过程，在信息化建设的同时，使管理人员能及时了解医院放射防护管理运行情况，放射工作人员本人可以及时了解个人查体、个人剂量监测情况，从而实现信息共享。

3 信息化建设在放射防护档案管理中的应用

1）加大对放射防护档案信息化建设的重视程度和投入支持力度。信息化是未来发展的趋势，医院领导应充分认识到档案信息化建设的重要作用和意义，加大对信息化建设的扶持和资金投入力度，为医院配备必备的硬件设施和先进的软件管理系统，借助办公设备、扫描软件，建立信息数据库，构建信息化平台。

2）建立健全档案信息化管理规章制度流程。医院参照《档案法》、《电子档案移交与接收办法》、《电子档案长期保存办法》等法律法规，结合工作实际，加强制度建设，不断建立完善信息化的规章制度和管理流程，明确资料收集、查询、借阅、保密等相关制度。同时建立奖惩机制，调动工作人员积极性。

3）转变放射防护档案管理理念，实现传统档案管理向信息化管理转型。医院应制定信息化建设规划方案，积极组织工作人员学习其他医院管理经验，熟练掌握信息化管理方法和技能，不断提高管理人员的管理能力和综合素质[5]，培养信息化管理理念，从而全面提高医院的信息化管理水平和管理效能。

4）加大放射防护档案管理人员信息化知识培训。加强人员专业培训才能更好地实现信息化，才能有效快速改变人员组织素质架构，从而适应工作需要[6]。档案管理人员不仅要学习档案专业知识培训，更要提高档案管理人员计算机水平、数据统计分析的能力，医院不断提升档案管理人员综合素质，从而打造复合型人才，确保信息化建设的顺利进行。

5）建立放射防护档案信息化管理质控标准，积极开展档案信息化内容质控检查。医院制定相关质控管理标准，由主管部门定期组织质控检查，对于日常质控检查发现的问题，及时调查原因、纠正处理，形成质控检查记录，同时将整改内容及落实情况整理归档。对于未能整改落实的，写明原因，从而建立质控管理长效机制。

总之，信息化建设是未来各行各业发展的趋势，放射防护档案管理信息化建设是未来医院放射防护管理的必然要求，医院应尽早树立信息化管理理念，紧跟“互联网+”时代的步伐，不断加强放射防护档案信息化的重视程度和推进力度，从而确保放射防护档案管理稳步有序的发展。

参考文献

[1]包文斌.卫生监督机构档案管理的信息化建设思考[J]科技创新导报，2018（27）：178.

[2]时洪亮.加快医院档案管理信息化建设的实践探索[J]中国城乡企业卫生，2019（8）：221.

[3]于彦莹.医院人事档案信息化管理策略研究[J]办公室业务，2019（17）：77.

[4]刘晓华.新形势下医院档案管理信息化的问题与对策研究[J]中国管理信息化，2016，19（2）：183.

[5]吴灼之.事业单位档案信息化管理策略探讨[J]中国管理信息化，2019，22（4）：167.

[6]陈颖.对医院档案管理信息化的思考[J]办公室业务，2019（22）：101.

作者简介

张志龙（1987-），男，汉，山东省青岛市，本科，学士学位，社会医学与卫生事业管理专业，助理馆员，2014年1月于滨州医学院附属医院参加工作。

刘欣（1989-），女，汉，山东省滨州市，研究生，硕士学位，社会医学与卫生事业管理专业，馆员，2012年7月于滨州医学院附属医院参加工作。

郝秀莲（1986-），女，汉，山东省青岛市，研究生，硕士学位，社会医学与卫生事业管理专业，馆员，2012年7月于滨州医学院附属医院参加工作。

苏婷婷（1988-），女，汉，山东省滨州市，研究生，硕士学位，社会医学与卫生事业管理专业，助理馆员，2014年7月于滨州医学院附属医院参加工作。

通讯作者

任瑞（1979-），男，汉，山东省高唐市，本科，硕士学位，医学影像专业，副主任技师，2004年8月于濱州医学院附属医院参加工作。