浅谈如何加强新时期办公室业务建设

办公室是一个单位沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，属于一个综合办事机构。它的工作性质及其所处的地位，决定了它是一个单位的核心科室，对外发挥着交流、联系、接待及沟通的作用，对内则起着上传下达、协调沟通和参谋监督等作用。总的来说，办公室就是总协调部、总参谋部和总服务部。

1 新时期办公室人员的素质要求

办公室工作错综复杂、千头万绪，而其工作地位和基本职能决定了必须把办公室建成一个高效率、高素质和高水平的办事部门，要实现这样的目标，办公室人员就要做到以下几个方面：

一是要摆正位置，尽职尽责。办公室发挥着辅助的作用，是领导的助手和参谋，必须围绕这一特性，认清位置，严格要求自己，才能做好本职工作。办公室人员是领导的助手，要协助相关领导处理好日常工作任务，将有价值的信息和决策素材提供给领导，因此一定要切忌谋策的“越位”。办公室作为一个综合的协调服务部门，既要做好上下级以及各部门的信息沟通和联系，还要参加单位内外的各种会议，跟踪落实已定的事项，因此，办公室工作要具体，每件事项都要有结果、有回音，办公室人员必须要做到尽职尽责，并采取切实有效的手段和方法，将事项落到实处。

二是要勤于学习，开拓创新。要想适应社会发展的新形势，办公室人员一定要不断提高自身能力，勤于学习。不仅要加强政治理论学习，坚定正确的政治方向，与时俱进，做时代的先锋，把握正确的价值取向和人生坐标;还要不断更新现有知识，增加知识面，要结合实际，紧跟时代，学习法律、经济、科技、现代管理和多种外语等知识，努力将自己塑造成复合型、全方位的服务员;除此之外还应该适应现代化的办公手段，掌握多种技能，满足信息网络时期的需求。

三是要求真务实，积极主动。由于办公室事务性工作和突发性工作比较多，而且大部分具有较强的被动性，因此办公室人员要想搞好服务，当好助手，就要增强工作的前瞻性和预见性，变被动为主动，遇事要参到点子，调出团结，充分发挥自己的主观能动性，只有这样才能更好的完成工作，提升自我。

2 新时期办公室业务建设存在的问题

1）办公室建设信息传递迟缓。办公室的人员有很多，但是普遍存在惰性心理，不能合理分工，不愿负责，相互推诿，抱着混一天是一天的心理，行为懒散，例如上班能晚一分钟绝不早半分钟，一上班就盼下班，内部核心没有人真正涉及，很多决策都是纸上谈兵，信息传递总是延迟，并且无法正确合理地认识自己的位置，办公室的基本效能都不能得到充分保证。

2）办公室人员对于外部人员来访的信息不能做到了然于胸，及时录入。由于当今社会的高速发展，为了实现自身成本最低化，利润效率最大化，各个单位都需要与外来人员进行沟通交流，通力合作，实现共赢。而对于外单位人员的来访，如果办公室人员不能及时掌握信息，登记录入，会极大的损害本单位的发展和效率。

3）办公室人员墨守成规。目前办公室人员的创新意识普遍较差，无法应对新问题的出现，在敲定最终的解决方案时，不能从单位的角度出发，使得方案多流于形式。平时在工作中不善于学习新方法，新思路，而是利用办公自动化的便利条件，玩游戏，网购，刷新博客等，松散的心理和懒散的行为制约了单位的发展。

4）办公室人员心胸狭窄，明争暗斗。在平时的工作中，人员之间缺乏合作意识，遇到事情互相推诿扯皮成为常态，并且在工作时间不断接电话、打电话，解决私人问题，除此之外，办公室人员还存在挑拨离间的行为，经常在背后搞小动作，不想着怎样做好自己的本职工作，不能严格遵守单位的规章制度，迟到早退的情况屡见不鲜，低效工作成为常态。

3 新时期办公室业务建设存在问题的解决对策

1）要热情接待外来人员。21世纪提出的新理念就是合作共赢，自从我国加入世界贸易组织以来，对外合作日益密切，对于外来人员的来访和相互间的交流学习，本单位办公室人员必须树立好正确的接待态度，维护好本单位的对外形象，营造热情良好的接待氛围，对于已完成的调研也要及时回访，并迅速跟踪录入消息。

2）要及时执行上级下发的指示。每一个单位都应该有一个明确合理的规定，指导办公室人员的业务建设，对于上级的指示应该马上执行;对于同一级别之间的信息，在确保准确性的前提下要迅速传递，总之办公室人员要做到统筹兼顾，相互沟通，要遵循四个基本点：随时听令、迅即出動、全程保通、信息致胜。

3）办公室人员要克服惰性心理，加强工作创新。办公室常年忙碌，工作琐碎、事项繁多，要想做好办公室工作，就要克服惰性，吃苦耐劳、不计较个人得失，要具有强烈的事业心、荣誉感及责任心。只有调动了广大办公室人员的积极性，才能够提高办公室的业务建设效率，应该严禁办公室人员在工作时间段不断接电话和打电话来处理私人问题，严格落实奖惩制度。

当前我国经济正朝着多元化及国际化的方向发展， 要想适应社会发展需求，就要提高办公室人员的综合素质，加强工作创新。首先，工作意识、工作内容和方法都要做到创新，如果办公室人员在工作中不思进取，不想创新，每天浑浑噩噩， 当一天和尚撞一天钟，即使忙忙碌碌也很难看得出工作效果，而且在工作中，要走一步想三步，不要总是做马后炮，在总结经验时，不要长篇大论，夸夸而谈，废话连篇，要尽量简洁生动，给人耳目一新，或者一鸣惊人感觉。在工作中要有走一步看三步的远见，做事情不但要有计划性，还要有落实精神，对于事务性工作要时时回头检查，尽量做到天衣无缝，实现办公室工作的高效而有序。

4）营造健康和谐的办公室氛围。当前办公室不仅仅是在与外单位的沟通和交流方面存在一些问题，还表现在本单位办公室内部的氛围中，8小时的工作制使得办公室人员每天三分之一的时间都在办公室里，因此同事间良好的沟通，和谐有序的工作氛围尤为重要，这样才能实现单位利益的最大化，从而促进单位的健康发展。

4 结束语

随着当前我国经济多元化及国际化发展，现代企业单位在拥有巨大机遇的同时，也面临着激烈的竞争和挑战，新时期下，企业要想长效发展，离不开办公室的全力支持，有序高效的办公室工作，是提高企业效益的有力支撑，因此通过各种有效措施，加强办公室业务建设是很有必要的。

作者简介

薛盼峰（1987-），男，汉族，山西省河津市，本科，研究方向 档案管理。