基层人社档案管理工作存在的问题及策略探讨

董鹏飞

近些年来随着毕业的大学生数量逐步增多，基层人社档案信息也随之增多，而且在未来的发展和工作中，又会形成各种各样不同类型的档案，这便为基层人社档案管理工作带来了巨大的压力，在发展中的过程中，也出现了一些问题，影响了管理工作效率的提升。针对管理工作中存在的问题，要及时解决和完善，提高管理工作的效率，为群众提供更加高效、便捷的服务。

人社档案伴随人们一生，涉及到的种类也是多种多样的，和人们的实际生活有着密切的联系，因此档案是十分重要的，做好人社档案的管理工作，为人们提供更加高效和便捷的服务。结合信息技术建设档案

1 基层人社档案管理工作中存在的问题

1.1 人社档案信息化建设并不完善

随着信息技术的发展，在人社档案管理方面也进行了档案管理信息化的建设，不仅能够改变纸质档案带来的不便，方便工作人员利用和储存，还建立了专门的信息平台，为群众提供线上服务，但是有的基层部门在信息化建设方面出现明显的停滞现象，设备和技术都是老旧落后的，随着档案的增多，它们明显发挥不了多大的效用，而且存在一定的安全问题。有的档案管理部门对信息技术应用不高，还停留在纸质档案的利用阶段，影响了工作效率。传统的档案库比较分散，而且一些档案随意摆放，并没有根据档案的性质内容等进行合理的划分，在档案使用管理的过程中存在较大的阻碍。而且传统的管理方式，容易受到时间空间等各方面的限制。一些资料如果当地档案库收集不到，还需要联系其他地方的档案管理人员，调档案来获取信息，这一工作方式严重影响了档案管理服务的工作效率。

1.2 缺乏统一的管理机制

由于人社档案管理中涉及了多种类型的档案，除了基本的人事档案外，还有劳动者就业档案、社会保险、工资福利、招录考试等，为了方便利用和管理，一般都会进行分类保存，将不同类型的档案分类到不同的部门当中，但是这也为档案管理带来了一些困扰和麻烦，一是一些部门的档案室比较陈旧，加上并不能高效的利用信息技术和设备进行档案管理，很容易出现档案丢失、损坏等情况。二是没有一个统一的管理机制，在档案的收集、整理、管理应用上都没有一个统一的标准，对档案的安全性造成了威胁，影响了档案管理工作的效率，也威胁到了群众的个人利益。

1.3 缺乏高素质的管理人才

在档案管理部门相关的工作人员比较少，大多数都是兼职，一部分是没有工作经验的人员，还有一部分的专业素养并不高，在日常的档案管理工作、制度落实、服务工作等方面都存在一定的问题，他们并没有正确的认识到档案管理的重要性。加上档案管理工作岗位流动性较大，业务繁多，工作人员在业务方面不能做到精通等情况，都影响着档案管理的工作效率。其次是工作人员年龄普遍偏大，他们缺乏专业技能的培训，而且工作积极性不高，也不能熟练的运用信息技术和设备来开展管理工作。

1.4 法制观念的缺乏

我国针对基层人社档案管理工作出台了相关的法律法规定，但是在一些基层单位中，对于档案法的认识不足，法制观念淡薄，严重影响了管理工作的高效开展，一些政策和规定的落实也受到影响，从而造成一些具有较高价值的档案材料遗失或破损。

2 加强基层人社档案管理工作的策略

2.1 提高对档案信息化建设的重视，并引进先进的技术设备

要加强对人社档案管理的信息化建设，引进先进的技术设备，推动档案信息化建设的进程。建立电子档案管理机制，将所有的档案录入到计算机当中，建立数据库，并根据档案的类型设置用户权限，保障档案的隐私性和安全。根据档案的类型将其分类归档，便于以后的管理和利用。利用信息技术建立内部信息共享平台，可以便于档案管理部门和其他部门进行信息的对接和共享，减少了人力传递过程中出现的各种问题和情况，同时，对人设电子档案目錄可以实行动态化的管理，利用信息技术构建相关网页、社交账号等，人们可以利用这些平台提交自己的诉求和意见，档案管理部门接收到意见和诉求之后进行处理，不断的改进和完善工作模式。也可以建立自助服务区，利用信息化设施为人们提供各项自助服务，便于档案的高效管理和利用，不断的完善人社部门办理各项业务的流程，为群众提供一站式服务。管理层还应当引进信息技术的专业人才，为信息化管理提供技术支持，开展高效的后续运行维护工作，及时发现存在的问题，修补系统漏洞，防止病毒入侵，保障系统运行的安全性，提高信息化管理的工作质量。

2.2 整合资源，构建统一管理的档案库

通过分析传统档案管理的弊端可以发现，档案库的分散并不利于档案的高效管理，因此需要整合现有的档案资源，建立统一管理的档案库。这一举措需要遵循统一管理分类保存的原则，根据档案的年度单位姓名等进行细致的划分，整理归纳之后进行保存。可以借助信息技术为统一管理提供技术支持，利用云端存储档案资料并进行备份，成立电子档案库。能够保障档案的秩序性，以及使用的合理性，科学性。同时还需要规范工作流程，协调好各个部门，确保档案从收集到完整归档都有效无误。同时还需要优化档案库的各项设施，提高硬件设施的水平，确保档案管理的快捷性和安全性。

2.3 建立健全管理制度

针对人社档案管理工作，需要建立完善的管理制度，才能提高管理效率。首先需要详细的划分，工作人员的职责使其明确各自的工作内容，端正工作态度，才能保障工作效率。其次需要加入奖惩制度，根据工作人员的具体表现进行考评，发现问题需要追究责任，给予一定的惩罚。对于表现优异的员工，可以给予一定的奖励，从而形成一定的激励机制，逐步提高管理效率。此外，相关单位应当提高对基层人事档案管理的重视程度，加强管理人员的思想认知，严格的按照规章制度来约束工作行为，避免工作出现随意流于形式等各种问题。

2.4 加大对管理人员的培训力度

管理部门缺乏专业的管理人员，而且，相较于其他部门来说，管理部门的工作岗位有动性比较大，这就要求政府机构应当加大对管理人员的培训力度，定期开展专业技能的培训，提高档案管理人的专业素养，也能保障档案在收集和管理上的准确性和完整性。一位具有较高素质的管理人员，他不仅能够严谨地处理各项业务，做好本职工作，还具有较强的责任心和工作积极性，能够及时发现，在工作中存在的一些问题。这为档案管理工作提供了强有力的保障，因此在开展管理人员培训工作时，不仅要渗透专业技能的培养，还需要加强思想政治教育工作。在工作人员当中选拔优秀的高素质人才来组建中坚力量，为其他工作人员树立良好的榜样。此外，还需要建立一套科学严谨的管理工作制度，对档案管理人员进行明确的分工，将责任细化到具体的工作人员身上，提高工作人员的责任感。并发挥严格的监督执行力，防止档案在整理储存过程中出现任何问题。

3 结语

总而言之，要针对人社档案管理工作中存在的一些问题进行改进和完善，大力推进档案管理信息化的建设，建立数据库和信息共享平台，不仅方便了档案管理人员的工作，还有助于今后档案的利用和储存。同时，还应当建立健全管理机制，对档案进行统一管理，分类保存，对工作人员产生一定的约束力，提高工作的严谨性。并加大对工作人员专业素养的培训力度，建设强有力的管理队伍，使我国基层档案管理工作可以更加有序的进行下去。

（作者单位：山东省五莲县人力资源和社会保障局）