基于大数据条件下现代档案馆建设思考

徐红

摘要：在科技快速发展的时代，各行各业都开始建设信息化的管理模式与服务模式，这是因为利用计算机与互联网可以管理、获取和上传大量的信息，既可以节约空间，又可以提升对这些信息的管理与调配效率。档案馆作为拥有大量的信息且需要对这些信息进行管理的场所，必须要顺应时代的潮流，学会运用信息技术，将这些档案信息转换为数据，进行存储与管理，方便使用者在有需求的时候能够快读地获取到信息。因此，在大数据背景下，现代档案馆的建设必须考虑的信息化的建设，充分地融入科技元素，例如，人工智能与物联网技术等，通过这些技术可以有效地提升对数据的管理水平与能力。

关键词：大数据;现代档案馆;建设

在大数据环境下，人类已经开始将文字信息、图片信息和音频等各种信息以数据的形式进行保存，从而减少了对纸张的需求，既能够保护自然环境，又可以提升对这些信息的管理水平，因为运用计算机技术可以将数据进行快速地整理，比人力处理的效率要高出许多，并且可以有效地减少发生错误的情况，还能提升对这些信息保存的安全性。因此，本文针对大数据条件下现代档案馆建设进行研究，首先分析了大数据条件下档案馆建设的重要特征，之后提出了当前档案馆在信息化建设的过程中存在的问题，并且根据这些问题，提出了具体的解决方案。希望能够帮助到我国的档案馆的信息建设工作，为其提供有用的思路，提升我国档案馆信息化建设的水平。

一、大数据条件下现代档案馆建设的重要特征

一是大容量资源化特点。随着现代科技迅猛发展，信息化时代全面到来，云计算、物联网的广泛应用，使档案信息及数据形成无限庞大的数据库和数据集，大数据技术使海量的档案资源分类以及利用成为客观现实。二是高速度特征。现代档案馆必备的重要特征就是快速检索、处理、查询，这是提升档案利用效率的显著标志。三是真实性与智能化特点。大数据通过云计算、互联网、物联网、数据库、分布式文件系统、数据挖掘、可扩展存储系统等构成一个超大容量的数据生态系统。现代档案馆借此根据真实可靠的档案信息，通过建立专家决策支持系统实现为经济社会发展提供精准预测和决策。四是数据多样性特征。随着社会的发展，档案数据愈加多样，内容也更加庞大，大数据是处理海量数据的利器，更是处理来源不同、格式不同的多元化数据的高手。五是数据挖掘特征。未来档案来源必将呈现出多元化和多样性特点。庞大繁杂的大规模信息，也就必将伴随着档案产生的全过程，出现“价值密度低”的现象。现代档案工作发展实践中，由于大数据挖掘技术运用使档案馆具备了数据挖掘现代化特征，为档案存储带来巨大的发展空间。

二、基于大数据条件下现代档案馆建设需要解决的问题

（一）档案馆服务的信息化水平有待提升

当前，现代化的档案馆正在逐渐完善之中，但是从目前的情况来看，档案馆的服务信息化水平仍然有些不足。当人们需要到档案馆调取信息的时候，很多时候仍然需要到档案馆现场对资料进行调取，并且仍然需要一系列复杂的程序进行登记等，这就导致一旦有人需要调取档案，从产生需求开始，到获取到档案信息的那一刻，這期间所经历的时间过长，这主要是因为档案馆的服务信息化的功能和范围的设计有限。再者，当人员来到档案馆调取信息之后，可能会需要在档案馆进行查阅，但是如果过来查阅的人员较多，就有可能会出现坐位供应不足的问题。同时，档案馆虽然在建设信息化的服务平台，但是平台上的功能非常有限，并不能完全满足使用者的需求，因此当前我国的档案馆的服务信息化水平仍然有很大的提升空间。

（二）档案馆工作人员的信息化的能力不足

由于我国大多数的档案馆的工作人员都是已经从事了多年的档案管理工作的老员工，而这些老员工对于计算机信息技术的掌握水平有限，学习的效率也不高，因此导致在建设现代化的档案馆的过程中，存在着档案馆工作人员的信息化能力不足的问题。如果档案馆的工作人员不具备较高的信息化能力水平，就没有办法良好地使用档案馆中这些新引进的信息化设备与技术，所以也就没有办法体现出来信息化的档案馆高效的工作的效率。但是这些档案馆的老员工具备着丰富的档案管理工作经验，并且通过多年的辛勤工作为档案馆做出了许多的贡献，所以不能因为这些人员的信息化能力不足就舍弃他们，因此就需要采取合理的方法努力提升档案馆管理人员的信息化能力水平。

（三）档案馆的管理信息化水平建设不足

在现代化的档案馆建设工作中，还存在着一个非常严重的问题，档案馆的信息化管理水平也存在着较大的问题。档案馆如果想要做好信息化的档案管理工作，不仅仅需要做好服务信息化的建设工作，还需要做好管理信息化建设的工作。但是当前，许多档案馆对于档案的管理信息化水平不足，对于一些时间较久的档案，没有将其以数据化的形式整理到数据资源库中，且在有新的档案人库之后，没有及时地将这些档案信息转变为数据画的信息进行保存。再者，档案馆的信息化管理平台的功能建设也仍然有待完善，档案馆的管理人员应当可以根据实际情况对管理信息平台下的目录分类进行增加或减少的调整，但是当前的许多档案馆的信息化管理平台并不支持这一项功能，这就导致档案馆的信息分类存在着问题，有许多信息虽然转变为了数据化的信息，但是由于分类不当，导致在调取信息的时候难以找到这些信息。

三、基于大数据条件下现代档案馆建设的策略

（一）丰富档案馆的信息化服务内容与范围

为了能够有效对提升我国的档案馆的服务信息化水平，就需要落实好档案馆的信息化服务工作的内容与范围。这就需要具有丰富经验的档案管理人员对人们对档案有查阅和使用需求的情况进行总结分析，对人们所需要的档案服务进行系统的划分。之后，需要相关的技术人员在档案馆的信息化服务平台的建设工作中将这些服务的内容与范围按照总结进行扩充，提供更加全面且周到的服务。需要强调的时，档案馆必须提供线上调取档案数据的服务，尽管这其中存在着一定的安全问题，但是对于基础的、非保密性质的档案信息，可以允许用户通过信息化的服务平台的调取档案信息。为了确保这些档案信息的安全性，需要每一位用户在调取档案信息的时候，必须使用具有调取相关档案权限的账号与密码登录之后，才能对档案进行调取。这些调取信息的数据信息也会在服务终端被保存下来，如果后续出现了问题，可以根据账号信息追究相关人员的责任。再者，对于到档案馆调取信息的人员，则需要档案馆的现场也做好信息化服务，可以放置支持自主查询档案的设备，并且安排专业的档案管理人员向这些来访者讲解线上服务平台的使用。对于来到现场调取的资料为机密资料的人员，则可以运用科技技术，根据可以识别身份的证件识别其身份，通过计算机系统进行识别，只有身份符合查阅资格的人才能获取到档案，并且采集其指纹，将指纹录人到计算机系统中。

（二）为档案馆的工作人员提供信息化能力培训

首先，可以尝试为档案馆中已经具备一定年级的工作人员提供信息化能力提升的培训，可以不必深入地学习信息化技术，只需要具备简单的计算机的能力即可，考虑到其具备丰富的档案管理工作经验，可以将这些员工的工作从前台服务调动到后台管理与控制，对档案馆的管理工作进行监督。之后，考虑到档案馆的前台服务空缺，且需要具备较高信息化素养的人员，因此档案馆应当及时地招纳新的年轻的人才，在招聘的时候，必须对这些人员的信息化水平掌握的能力进行考察，确保其具备较高的信息化水平，能够快速地学习掌握档案馆中的各个信息化设备的操纵。之后，需要组织这些具有丰富经验的档案管理人员对新招聘的人员进行基础的工作培训，确保这些新招聘的工作人员已经完全地熟悉了档案馆之后，可以对这些新的员工进行具有针对性的信息化岗位培训，帮助其深入地学习与了解图书馆中的各个信息化设备的功能与用法。最后，在培训结束之后需要对这些新的人员进行考核，确保其具备合格的信息化水平和档案管理常识之后，才能正式地进入工作岗位。

（三）提升档案馆管理的信息化管理水平

档案馆必须提升管理的信息化水平，将档案馆中全部的资料都转变为数据化的形式保存起来，对于新增加的档案信息，也应当及时地将其录人到数据信息资源库中。其次，还需要档案管理系统中开发设计出能够供档案管理人员对分类进行调整的功能，从而实现对数据化的档案信息進行高效的管理。

四、结语

档案管理工作是对于政府工作和企业生产经营的重要工作，各个行业都需要进行档案管理，档案的种类也非常丰富，根据不同的行业和企业的性质，其所需要进行管理的档案的类别也有很大的区别。但是这些档案管理工作都是万变不离其宗，都是对大量的信息进行分类和保存，确保这些信息不会有缺失的情况，保障信息的完整性。因此，面对数量众多的信息，可以采用信息化的技术进行高效地管理，能够让这些信息更好地服务于对其有需要的人。所以，在大数据时代，现代档案馆应当建设成为拥有信息化管理水平的地方。当前，在建设的过程中，需要解决的问题主要有，档案馆服务的信息化水平有待提升，档案馆工作人员的信息化的能力不足，以及档案馆的管理信息化水平建设不足。对此的解决方法为丰富档案馆的信息化服务内容与范围，为档案馆的工作人员提供信息化能力培训，以及提升档案馆管理的信息化管理水平。

参考文献

[1]徐拥军，张臻，任琼辉.国家大数据战略背景下档案部门与数据管理部门的职能关系[J].图书情报工作，2019，63（18）：5-13.

[2]赵玲玲.基于大数据条件下现代档案馆建设思考[J].黑龙江档案，2019（01）：98.

[3]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究，2017（03）：93-99.

[4]叶茹雨.多学科视角下的档案学理论研究进展（之六）——信息技术视角[J].山西档案，2017（02）：19-29.

[5]鲁俊杰，王海弘，侯卫真.对智慧档案馆及其研究的反思性探析[J].档案学通讯，2015（05）：9-13.