提升事业单位档案管理信息化建设的方法

陈淑锋

摘 要：在社会经济高速发展的进程中，事业单位的发展得到了显著促进。档案管理在事业单位管理中是不可或缺的重要工作内容，并且需要管理的档案资料数量庞大，种类繁多，传统的管理方式与事业单位当前的发展需求并不相符，因此，为了提高档案管理效率，优化档案管理质量，事业单位应加强档案管理的信息化建设，利用现代化技术手段提高档案管理效果。基于此，本文对事业单位加强档案管理信息化建设的重要性进行了阐述，并分析了当前事业单位档案管理信息化建设中面临的问题，进而提出提升事业单位档案管理信息化建设的可行性措施，以期为事业单位提供参考。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

事业单位的档案资料可将其发展历程进行真实体现，也可通过事业单位的发展而判断经济及社会发展的过程。同时，档案信息可为事业单位各项政策的制定提供相应的参考。事业单位具有社会服务职能，因此其档案管理工作面临着较大的压力。在信息时代背景下，实现档案管理信息化建设是时代发展的必然，可使档案管理工作的开展更加规范与标准，有利于促进事业单位的可持续性发展。

一、事业单位实现档案管理信息化建设的重要性

（一）可实现档案信息的永久保存。传统档案管理是以纸张作为档案资料的载体，然而因其易受到自然灾害、气候条件的影响，极易受潮或损毁。实现档案信息化管理后，可进行电子档案资料的存储，可使档案的保存更加安全长久，甚至可实现永久性的资料存储，可对事业单位的档案资料利用率进行有效提升。

（二）档案资料的检索效率更高。事业单位实现档案管理的信息化以后，只需输入关键词即可快速检索到所需信息，可使档案的查阅效率得以进一步提升。同时，传统档案管理中纸质材料的携带不方便，档案利用率难以有效提升。实现信息化管理后，可在网络上快速进行档案资料的传输，可使档案资料的利用效率得以快速提高，可为事业单位的发展奠定稳固的基础。

二、事业单位档案管理信息化建设中面临的问题

（一）对档案管理信息化的重视程度不足。部分事业单位并未意识到档案管理信息化建设的重要性，因此缺乏对此工作的重视，这不利于事业单位的高速发展。同时，档案管理工作人员对档案信息化管理的认识不足，档案管理过程中未严格遵循信息化建设的标准合理分类档案资料，致使档案利用效率难以提升，信息化建设效果出受到了影响。此外，在档案管理信息化开展过程中，未意识到其在档案管理成本方面的重要价值，致使部分单位仍采用传统方法进行档案管理，产生了极大的成本浪费，阻碍了档案管理信息化的建设进程。

（二）档案管理信息化建设规划的合理性有待提升。部分事业单位所制定的档案管理信息化建设规划缺乏合理性，因此，影响了档案管理信息化建设的效果。部分事业单位未以自身的发展战略为依据而进行信息化建设的规划，并且规划设计中并未体现出档案管理信息化的实效性，影响了档案管理信息化建设工作的顺利开展，因此事业单位难以规范化与科学化的开展档案管理工作。

（三）信息化人才的专业性尚需加强。档案管理人才的信息化技术能力是否充足是事业单位档案管理工作能否高效开展的关键，也是档案管理信息化建设的基础。然而部分事业单位的档案管理人员由于自身的信息化技术应用能力并不高，对档案管理工作的高效与优质开展产生了一定的阻碍。同时，部分单位存在档案管理人员年龄结构老龄化的问题，部分人员缺乏信息化意识，未能主动学习信息化技术，这对档案管理的信息化发展极为不利。

三、提升事业单位档案管理信息化的可行性措施

（一）提高对档案管理信息化的重视。事业单位的领导层应重视档案管理信息化工作，并从资金及政策等多个层面为信息化建设工作的開展提供支持，同时还要做好档案管理的安全保障工作。建立专门的档案管理室，并对其门窗进行加固，以此保障档案资料的安全。

（二）引入先进的信息技术。在互联网技术的日益发展下，信息技术的发展日臻成熟，为档案管理的信息化建设奠定了良好的技术基础。事业单位可建立电子档案，可对图像资料以及音视频资料进行有效存储，丰富了档案信息的记录方式，并提高了档案资料的可视性。在现代化信息技术手段的支持下，电子资料的收集、存储、管理及利用等各个环节得以有效衔接，可对档案资料的准确性与安全性进行有效提升。

（三）制定与实施电子档案备份制度。档案管理过程中由于自然灾害或意外事故的发生会使电子档案资料出现损毁现象，也存在人为删改电子资料的隐患，因此，事业单位应建立电子档案备份制度，以避免此类问题的发生。首先，档案管理人员应将所有纸质档案资料利用扫描设备制作成电子文件，并根据其类别合理进行归档与存储，也要对原始资料进行有效保存，将电子档案作为纸质档案的副本进行管理。同时，由于电子档案的制作、传输等过程存在安全隐患，档案的存储与利用应以原始档案为主，必须同时归档与管理电子档案与原始档案。

（四）建立完善的档案管理系统。事业单位应开发与引入先进的档案管理系统，确保可及时进行电子文件的收集与存储，并确保电子档案与纸质档案的一一对应与同步完善。由于电了档案的生成与管理都需依赖于计算机进行，因此必须加强计算机系统的管理，做好系统的安全防护工作，以此减少信息数据的人为干预，确保档案资料的安全性与准确性。

（五）及时升级与开发档案管理软件。事业单位应引进先进的软件系统，并结合档案工作开展状况及时进行软件的升级与新管理软件的开发。

（1）做好原始系统及原始硬件设备的保存。由于系统升级后与原来系统的兼容性会发生改变，在系统升级之前必须对原始系统进行归档保存，以免出现档案资料丢失的情况。同时，在硬件设备更新时，也应对原始硬件设备进行良好保存，以便于新设备无法读取以前存储的档案资料。在升级与维护过程中要对系统中的原始资料进行备份，以实现对档案资料的有效存储，避免出现信息丢失或损毁的情况。

（2）应用防写及加密技术提高安全防护效果。对档案信息数据进行迁移时，应利用仿写技术实现对档案资料的保护，避免在迁移时遭到攻击而使数据被篡改，进而影响档案资料的可靠性。同时，还应使用加密技术对文件进行加密，以免档案资料信息数据被黑客恶意盗取或删改。

（3）做好病毒入侵及非法访问的安全防护。计算机系统运行时，可在计算机中安装防火墙及病毒查杀软件，并对用户的登录权限进行设置，在身份认证技术的支持下对非法访问进行有效控制，以免档资资料被恶意修改，以此提高档案资料的安全管理效果。

（六）加强档案管理信息化人才建设。事业单位应重视档案管理信息化人才的培养，在专业信息化人才的辅助下提升自身档案管理信息化建设的速度。事业单位应定期针对档案管理人才进行信息技能培训，并对专业档案管理人才进行吸纳，以此实现信息化人才队伍结构的有效优化。

结 语

档案管理作为事业单位管理中关键性的管理工作，与事业单位的发展有着直接的关系，因此，事业单位应积极开展档案管理的信息化建设工作，提高对档案管理信息化的重视程度、引入先进的信息技术、制定与实施电子档案备份制度、建立完善的档案管理系统、及时升级与开发档案管理软件、加强档案管理信息化人才建设，进而实现事业单位档案管理的信息化。

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