浅谈档案行政执法监督检查促进学校档案管理规范化提升服务能力

韦雪梅

摘 要：档案行政执法监督检查，有广义和和狭义的解释（含义），这里所指的是狭义的档案行政执法监督检查，是指档案行政管理部门和所聘任的档案执法人员以主动者的身份和地位对档案工作进行督促和检查活动。通过加强档案行政执法监督检查，促进学校档案管理工作规范化、制度化，提高学校行政管理工作效率，提升学校服务质量。

关键词：档案行政执法监督检查;档案管理规范化;学校;服务能力

档案行政执法监督是指负有监督职责的机关及有监督权的媒体，社会公众对于档案行政执法主体实施的行政执法行为，是否符合行政法律规范进行监察和督促并对违法行为给予纠正的活动。这种监督并不是我们常用的，“一般意义”上的档案行政执法活动，而是对档案执法活动的监督。本文所指档案执法监督，是指档案行政管理部门依法对国家机关、团体、企事业单位的档案工作进行监督、检查和指导，是依法治档的必要手段和档案行政管理活动中不可缺少的重要职能。（狭义的档案行政执法监督检查，是指档案行政管理部门和所聘任的档案执法人员以主动者的身份和地位对档案工作进行督促和检查活动。）档案行政执法监督的方式又包括内部监督和外部监督，档案行政执法内部监督就是对执法权的内部制约和监督，包括上一级档案行政机关对下一级档案行政管理机关的监督，同级档案行政管理部门的相互监督、下一级档案行政管理机关对上一级档案行政管理机关的监督三种形式。

作为文山州工商信息管学校纪检监察室的一名工作人员，主要工作职责是在党委的领导下，做好日常的党风廉政建设、纪检工作的档案资料收集整理工作，也参与学校部分人事档案整理、党员教育活动档案整理、今年又增加疫情防控工作档案整理，学生健康档案收集整理工作等。学校档案管理工作存在一些问题，通过加强档案行政执法监督检查，确保学校档案管理工作合法、规范、有序，依法建档管档用档，确保档案安全与完整，也将促进学校管理的规范化和数字化，提升服务水平，促进学校教育事业的全面发展。

1、学校档案工作存在问题及原因分析

1.1档案管理工作制度不健全。没有设立相应的领导机构，档案管理工作的各项规章制度没有完全形成。对档案管理工作的重要性缺乏认识。大多数人对档案管理都只停留在档案保管的阶段，认为档案管理只是保存资料，抄抄写写，不是什么主要工作，没有多大意义，不能产生经济效益，可有可无，只要保证文件不丢失，不泄密就行了。对档案管理的相关知识学习不到位。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的權威性。

1.2档案管理员不专业。档案管理员没有相应的职称，多数是兼职的不是专职的;不具备专业知识的档案工作人员，也没有经过相关专业知识和技能培训，没有取得相关培训证书。学校大部分档案人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

1.3业务工作流程不完善。年度档案归档不及时;归档材料收集不齐全;整理标准不统一;没有建立健全档案交接手续;没有开展档案鉴定、统计工作;没有档案借阅登记，利用效果登记;对档案管理的相关法律法规的宣传学习不到位等。档案资料收集难度大。一是各部门工作繁忙，有更重要的工作，档案工作顾及不上，大量的应归档文件材料没有及时移交，严重影响档案完整性;二是没有相关的制度措施来制约，导致工作人员失误、责任心不强。三是一些归档的材料还不够真实和准确。

1.4档案库房及设施设备配置不符合安全保管档案的要求。库房区、办公区、借阅区一体，没有达到“三分离”要求，没有配备相关的现代化管理设备。

1.5各类档案没有实现全部统一管理。档案包括：（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案;（二）履行行业特有职责形成的专业档案;（三）照片、录音、录像等音像档案;（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案;（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;（六）其他档案。存在分散保管的主要原因一是各部门为了方便工作，不用每次查阅都到档案室;二是档案室人员、地点条件限制，没有全部保管的必要条件，但分散保管不利用档案的保管和开发利用。

2、档案行政执法监督检查的必要性

档案执法监督是档案工作法制化的必然产物，最终目的是依法保障档案事业的健康有序发展。首先，从档案执法监督的作用上讲，档案执法监督可以有效防止档案法律、法规被违反、扭曲和误用，依法使档案工作步入规范化、制度化的轨道。其次，从目前我国档案执法现实看，尽管《档案法》的颁布实施，使我国档案事业步入了法制管理的轨道。

3、加强监督管理工作促进学校档案管理工作

3.1重视档案管理工作。把档案管理工作摆上议事日常，把档案管理数字化列为学校总体发展规划中，成立档案管理领导小组，确定分管领导，分管领导每月听取档案管理工作汇报，召开专题研究档案工作，解决档案工作中遇到的实际问题，为档案管理提供必要的经费保障，购买必要设备、软件，规范档案用房。

3.2制定规范的档案管理制度。依据国家档案部门的相关法律法规，结合学校实际制定出符合本单位的《归档文件整理规定》、《文件材料归档范围和文件档案保管期限》、《电子档案管理规定》、《声像档案管理规定》、档案管理工作流程、学校档案管理工作制度、保密制度、利用制度、统计、鉴定、移交等等相关的规章制度，只有完善相关规章制度，才能统一标准，严格按照制度执行，逐步形成规范。

3.3配强档案管理人员。设置档案专管岗位，由一人全权负责，最好是专职的;如无专职人员，兼职人员一定要取得相关的培训证书;档案工作人员除定期参加培训学习，更要注重加强平时的自学，做到熟练掌握业务工作，知道“做什么和怎么做”，达到现代化档案管理工作的要求。

3.4加大档案相关法律法规的宣传和学习。通过各种形式加强宣传学习如：充分利用学校网站和工作群;制作宣传手册;广告栏张贴;邀请专家讲课;普法宣传考试;参加学术研讨;理论中心组学习等。

3.5党政办文书应加强文件的督办。做到“四同步”，即下达任务同时下达档案归档要求;检查进度同时检查归档情况;总结鉴定验收同时验收归档材料;考核奖惩同时提供归档证明。

总之，为了促进档案工作的规范化，推进档案管理数字化，促进学校教育事业的全面发展，必须加强档案行政执法监督检查，改进工作方法，提高工作效率，提升服务能力。

参考文献

[1] 赵映诚主编，文书工作与档案管理，北京高等教育出版社，2007.

[2] 杨启敬，行政执法监督体系的构建与完善，湖南科技学院学报，2008（5）.

[3] 管先海，档案执法监督的概念及主客体，档案管理，2001（5）.

[4] 国家档案局，档案法实施办法1999.6